Автоматизація оптової торгівлі
Облік товарів в оптовій торгівлі
Облік товарів в оптовій торгівлі – це багатогранний і об’ємний процес на будь-якому підприємстві. Невід’ємні атрибути діяльності сучасного підприємства оптової торгівлі – це:
оперативність виконання замовлень покупців
оптимізація складських запасів
підтримання необхідного асортименту
оперативна оцінка фінансового стану
можливість аналізу в різних розрізах системи продажів
І можна з упевненістю стверджувати, що всі перераховані завдання з успіхом вирішуються сучасними системами автоматизації, які пропонують члени Спілки Автоматизаторів Бізнесу. Наприклад, в найбільш сучасній лінійці продуктів BAS – є інноваційне рішення “BAS Управління торгівлею”. Також в добре відомій лінійці «1С:Підприємство» є комплексне рішення, що включає як оперативний так і бухгалтерський облік – “Управління торговим підприємством для України“.
Програми автоматизації дозволяють зробити облік товарів в оптовій торгівлі більш ефективним. Вони дають ряд переваг і нових можливостей як керівникам, так і фахівцям різних відділів підприємства. В результаті впровадження програм автоматизації на вашому підприємстві:
Керівник підприємства отримує можливість:
Оперативно оцінювати фінансовий стан підприємства
Оцінювати ефективність і результати роботи підрозділів і окремих співробітників
Планувати показники розвитку компанії і відстежувати їх виконання
Керівники і фахівці служб і відділів отримають можливість:
Підвищити швидкість і ефективність своєї роботи
Позбутися від рутинних операцій: звірок, підготовки комплектів документів, відстеження оплат тощо
Збільшити точність і швидкість реакції на звернення клієнтів
За допомогою цих систем з успіхом автоматизуються: облік товарних операцій в оптовій торгівлі, облік реалізації товарів в оптовій торгівлі, бухгалтерський облік. Розглянемо більш докладно ці процеси.
Організація процесу закупівель
- Аналіз попиту на товари і прогноз попиту
Як джерела для аналізу попиту можуть бути використані:• Замовлення покупців• Обсяг продажів за обраний період• Обсяг закупівель за обраний період• Внутрішні замовлення від власних магазинів або торгових точок - Формування замовлень постачальникам• Аналіз і вибір оптимальних постачальників (ціна/умови доставки)• Формування замовлень постачальнику на підставі даних аналізу попиту• Для автоматичного формування замовлень постачальнику в пакетному режимі використовується інформація про основного постачальника, задана для товара
- Оформлення надходження товарів• Реєстрація планових поставок з можливістю резервування товарів, які доставляються (розподіли по замовленнях покупців)• Можливість розподілу додаткових витрат, пов’язаних з поставками і переміщеннями товарів, на собівартість товарних залишків• Можливість детального аналізу структури собівартості товару на всіх етапах його існування
- Розрахунок цін на підставі аналізу цін постачальників
- Контроль правильності призначення цін
Організація процесу продажу товарів
- Управління відносинами з клієнтами
• Зберігання детальної контактної інформації про клієнтів – адреси, телефони, контактні особи, категорії тощо. Свободне створення та редагування додаткових властивостей контрагентів• Реєстрація всіх подій у відносинах з клієнтами – зустрічі, листи, дзвінки, звернення• Календар запланованих подій користувача. Аналіз статистики подій• Телемаркетинг. Автоматизація масової розсилки листів і дзвінків, анкетування. Вбудований поштовий клієнт• ABC, XYZ – класифікація відносин з контрагентами. Аналіз обсягів покупок і регулярності звернень
- Реєстрація та обробка замовлень клієнтів
- Оформлення відвантаження товарів оптовим клієнтам з використанням різних схем відвантаження
• Швидке відвантаження товарів з друком пакету документів• Ордерна схема. Менеджер оформляє документ відвантаження, склад проводить ордер.
- Облік додаткових витрат при відвантаженні товарів
- Оформлення повернення товарів
Управління ціновою політикою
- Ручні знижки
- Автоматичні знижки – проведення маркетингових акцій
• Вказівка періоду дії знижки і час дії знижки (дні тижня, нічні години і т.д.)• Гнучкий підбір умов надання знижки: за сумою продажу, за кількістю конкретного товару• Призначення індивідуальних знижок – по товарах, по покупцях
- Ведення дисконтних карт. Знижки за дисконтними картками
- Функції побудови і автоматичної розсилки прайс-листів
- Можливість управління доступом користувачів до цін певних типів.
Управління складом
- Організація взаємодії між складом і центральними підрозділами підприємства (відділом продажів і відділом закупівель). Ордерна схема. Можливість ініціювання та незалежного проведення складських операцій складом, зв’язок з торговими документами (накладними)
- Функції контролю стану виконання складських операцій в центральній системі
- Можливість використання терміналів збору даних (ТЗД) для збільшення ефективності виконання складських операцій. Функції сканування номенклатури по штрих-коду і сканування серійних номерів в процесі виконання складських накладних.
Фінансовий облік і планування
- Облік взаєморозрахунків і грошових коштів
• Облік лімітів і відстрочок платежу• Балансування планованих надходжень і виплат платіжного обороту• Облік фактичних надходжень і виплат за допомогою платіжних документів• Аналіз планових і фактичних рухів грошових коштів
- Планування надходжень і платежів на підставі даних по зроблених і планованих угодах і термінах їх оплати
- Передача інформації у бухгалтерські програми для складання бухгалтерської та податкової звітності.
Інтеграція
Внаслідок того, що 1С:Підприємство – відкрита система і в її платформу закладені гнучкі інструменти інтеграції, у будь-якій конфігурації 1С:Підприємство порівняно не складно реалізується інтеграція з інтернет-магазинами, звичайними магазинами (якщо вони працюють з іншою обліковою системою або з окремою конфігурацією), бухгалтерією, клиент-банком і тому подібним програмним забезпеченням інших розробників.
Також є безліч варіантів підключення торгового устаткування до облікової системи: термінали збору даних, сканери штрихкодов, різне касове устаткування і т.п.
Управління компанією
Перший рівень – рівень оперативного аналізу, включає в себе комплект звітів, що дозволяють аналізувати результати діяльності підприємства по окремо взятих напрямах обліку товарів в оптовій торгівлі – товарні запаси, продажі, грошові кошти, доходи/витрати, взаєморозрахунки і так далі. У кожному з таких напрямів передбачений необхідний комплект звітів, показників, що дозволяють проводити наскрізний аналіз, аж до рівня документів-операцій. Перелік основних оперативних звітів:
- Звіти про залишки і рухи грошових коштів в розрізі організацій, центрів відповідальності і статей руху грошових коштів;
- Звіти про доходи/витрати підприємства в розрізі організацій, центрів відповідальності, проектів (напрямів) і статей доходів/витрат;
- Звіти про стан взаєморозрахунків з контрагентами. Аналіз стану, структури і середньодобових показників повної і простроченої заборгованостей контрагентів в розрізі організацій, контрагентів, договорів і валют взаєморозрахунків;
- Звіти про залишки і рухи товарних запасів і резервів в розрізі організацій, місць зберігання, партій постачання, номенклатури і так далі. Звіти про структуру товарних запасів (по постачальниках, партіях постачання, термінах залежалості, структурі собівартості). Оцінка товарних запасів в роздрібних та інших цінах;
- Оперативні звіти про об’єми продажів за період в розрізі організацій, центрів відповідальності, покупців, номенклатури і так далі;
- Аналіз середньодобових товарних залишків та продажів. Оцінка коефіцієнтів оборотності і забезпеченості продажів запасами.
Другий рівень – рівень комплексного фінансового аналізу, дозволяє поєднувати показники з різних напрямів обліку товарів в оптовій торгівлі у рамках одного звіту. Сюди відноситься звітність:
- Баланс (активи і пасиви підприємства);
- Фінансовий результат (доходи/витрати підприємства);
- Показники прибутковості (рентабельність продажів по чистому прибутку, рентабельність середніх активів по прибутку, рентабельність власного капіталу по прибутку і так далі);
- Показники ділової активності (оборотність активів, забезпеченість товарообігу товарними запасами, оборотність дебіторської заборгованості, тривалість операційного циклу і так далі);
- Показники оцінки ліквідності (коефіцієнт абсолютної ліквідності, коефіцієнт термінової ліквідності, коефіцієнт поточної ліквідності, власні обігові кошти та ін.);
- Показатели финансовой устойчивости (коэффициент финансовой зависимости (“финансовый рычаг”), коэффициент автономности, коэффициент маневренности, доля долгосрочных обязательств в заемном капитале и пр.).
Пропоновані програмні продукти і галузеві рішення
Крім стандартних (типових) конфігурацій, на ринку існує безліч розробок, які враховують галузеву специфіку підприємств оптовій торгівлі чи розширюють функціонал пропонованих рішень “1С:Підприємство” (наприклад: «1С:Підприємство 8. Управління торгівлею алкогольною продукцією» та інші).
Можливо, у вас виникли питання:
Підійде Вашому підприємству та чи інша конфігурація "1С:Підприємство" або "BAS"?
Яку з відомих Вам конфігурацій краще вибрати?
Ми допоможемо знайти відповіді на Ваші запитання або підібрати рішення, яке найбільш повно враховує Вашу специфіку роботи!