Впровадження ERP системи на підприємстві – комплексний і багатогранний процес, який зачіпає практично всі сфери його діяльності. Щоб проект був успішним і з мінімальними потрясіннями привів до потрібного результату, і при цьому завершився б в установлений термін, потрібен досить високий рівень його організації.
Важливо заздалегідь опрацювати і обговорити цілі проекту:
- Позначити коло осіб на стороні Замовника, зацікавлених у виконанні проекту
- Визначити, хто з керівництва компанії буде підтримувати і курирувати проект, а також приймати стратегічні рішення по проекту (Куратор проекту)
- Точно позначити ті функціональні області, які будуть зачеплені в процесі проекту
- Виділити консультантів по функціональних напрямках, забезпечити і мотивувати їх до участі в проекті
- Визначити, хто з боку Замовника разом з Менеджером проекту з боку Виконавця відповідатиме за поточні організаційні питання проекту (Відповідальна особа або Менеджер проекту з боку Замовника).
Ролі та обов'язки в проектній групі:
Куратор проекту
- Визначення Цілей і Завдань проекту
- Формування Проектної групи з боку Замовника
- Затвердження Функціональних рамок проекту (перелік бізнес-процесів, зачеплених автоматизацією)
- Затвердження Організаційних рамок проекту (перелік підрозділів, які будуть задіяні в автоматизації, і функції, що покладаються на них, для реалізації проекту)
- Затвердження Технічних рамок проекту (перелік апаратних і програмних засобів, які будуть використані для реалізації проекту)
- Затвердження Бюджету і Графіку виконання проекту
- Контроль на регулярній основі за ходом виконання робіт
Проектна група
До її складу повинні входити адміністративно уповноважені представники підрозділів, охоплених проектом
- Розробка графіку проекту, затверджуваного і контрольованого Куратором проекту
- Забезпечення проекту ресурсами з боку Замовника
- Узгодження з Виконавцем поточних методологічних і технічних питань, що виникають в ході виконання робіт
- Узгодження і перевірка виконання контрольних точок проекту
- Контроль бюджету і витрат проекту
Менеджер проекту від Замовника
- Оперативна координація виконання запланованих робіт за проектом з боку Замовника
- Дотримання умов і термінів виконання проекту з боку Замовника
- Координація документообігу за проектом
- Оперативне і регулярне інформування керівництва і менеджерів Замовника про хід ведення проекту
- Забезпечення проекту ресурсами з боку Виконавця
- Координація виконання запланованих робіт за проектом з боку Виконавця, дотримання умов і термінів виконання проекту з боку Виконавця
- Узгодження і перевірка виконання контрольних точок проекту
- Координація документообігу за проектом
- Контроль і гарантія якості проектних рішень
Проект впровадження erp системи можна розділити на наступні стадії:
Етапи впровадження ERP системи
Етапи впровадження ERP системи
Мета даної стадії – забезпечити планування і підготовку проекту впровадження. Проект впровадження erp системи на початку його підготовки передбачає вирішення наступних ключових завдань:
- Визначення цілей і завдань проекту,
- Максимально точна оцінка обсягу впровадження (визначення рамок проекту: функціональних, організаційних, технічних, бюджету проекту),
- Вибір базової конфігурації, на підставі якої буде будуватися впровадження, визначення стратегії впровадження,
- Визначення загального графіка робіт за проектом і послідовності впровадження системи,
- Визначення організаційної структури проекту,
- Розподіл ресурсів.
Етапи впровадження ERP системи
Мета даної фази – створення Концептуального проекту, який представляє собою технічні та бізнес-вимоги Замовника до системи. На етапі концептуального проектування визначається стратегія створення інформаційної системи. Розробка концептуального проекту дозволяє не тільки мати програму дій при поетапному впровадженні, але і отримати додаткові економічні вигоди за рахунок удосконалення в результаті впровадження існуючої системи управління підприємством.
Щоб впровадження ERP системи на підприємстві було ефективним, саме в рамках концептуального проектування вирішуються такі завдання:
- Визначення та аналіз бізнес-процесів, вироблення рекомендацій щодо їх вдосконалення
- Деталізація та затвердження остаточного обсягу проекту,
- Формалізація і документування вимог до майбутньої системи,
- Визначення архітектури системи,
- Аналіз і формування стратегії навчання,
- Уточнення підсумкового плану впровадження.
Етапи впровадження ERP системи
На етапі реалізації здійснюються роботи з налаштування, доопрацювання та тестування системи.
Щоб впровадження erp системи на підприємстві не привело до збою в роботі, а також показало всю потужність свого функціоналу, звичайно ж, необхідні тести. Тестування системи на відповідність вимогам проводиться в окремій спеціально підготовленої тестовій базі. Тестування включає в себе перевірку функції кожної з підсистем, і також перевірку працездатності наскрізних бізнес-процесів. При необхідності проводиться тестування навантаження. Результати тестування фіксуються в протоколі, і на їх основі виявляються невідповідності системи вимогам і проводиться усунення зауважень.
Етапи впровадження ERP системи
В рамках даного етапу система проходить підготовку до експлуатації. Окремим завданням є проектування і побудова ІТ-інфраструктури, необхідної для забезпечення нормального функціонування системи. Також на даному етапі робиться введення початкових залишків і перенесення даних з існуючих облікових систем.
Крім того, на цьому етапі, проводиться навчання користувачів роботі з системою. Зокрема, розробляються інструкції користувачів, планується склад груп і терміни навчання, а по закінченню навчання проводиться атестація.
Етапи впровадження ERP системи
Запуск системи в експлуатацію – останній етап впровадження. У його рамках, протягом обумовленого терміну, фахівці Виконавця здійснюють оперативну підтримку користувачів, а також усувають виявлені помилки і невідповідності в системі. При необхідності, за погодженням керівництва проекту, система зможе бути доповнена функціями, не передбаченими узгодженим раніше обсягом проекту.
У рамках реалізації проекту, може бути додатково сплановано і проведено навчання персоналу Замовника за індивідуальними програмами. Це дозволяє скоротити час адаптації співробітників компанії до специфіки впровадженого рішення і зміненим бізнес-процесам.