Організація проекту впровадження

Впровадження системи масштабу підприємства – комплексний і багатогранний процес, який зачіпає практично всі сфери його діяльності.

Щоб проект був успішним, привів би з мінімальними потрясіннями до потрібного результату і при цьому завершився б в установлений термін, потрібен досить високий рівень його організації.

Важливо заздалегідь опрацювати і обумовити цілі проекту. Позначити коло осіб, на стороні Замовника зацікавлених у виконанні проекту. Визначити, хто з керівництва компанії буде підтримувати і курирувати проект, а також приймати стратегічні рішення по проекту (Куратор проекту). Точно позначити ті функціональні області, які будуть зачеплені в процесі проекту. Виділити консультантів по функціональним напрямкам, забезпечити і мотивувати їх до участі в проекті. Визначити, хто з боку Замовника разом з Менеджером проекту з боку Виконавця відповідатиме за поточні організаційні питання проекту (Відповідальна особа або Менеджер проекту з боку Замовника).

Роль в проектній групі	Обов’язки
Куратор проекту	Визначення Цілей і Завдань проекту Формування Проектної групи з боку Замовника Затвердження Функціональних рамок проекту (перелік бізнес-процесів, зачеплених автоматизацією) Затвердження Організаційних рамок проекту (перелік підрозділів, які будуть задіяні в автоматизації, і функції, що покладаються на них, для реалізації проекту) Затвердження Технічних рамок проекту (перелік апаратних і програмних засобів, які будуть використані для реалізації проекту) Затвердження Бюджету і Графіку виконання проекту Контроль на регулярній основі за ходом виконання робіт
Проектна група (до її складу повинні входити адміністративно уповноважені представники підрозділів, охоплених проектом)	Розробка графіку проекту, затверджуваного і контрольованого Куратором проекту Забезпечення проекту ресурсами з боку Замовника Узгодження з Виконавцем поточних методологічних і технічних питань, що виникають в ході виконання робіт Узгодження і перевірка виконання контрольних точок проекту Контроль бюджету і витрат проекту
Менеджер проекту від Замовника	Оперативна координація виконання запланованих робіт за проектом з боку Замовника Дотримання умов і термінів виконання проекту з боку Замовника Координація документообігу за проектом Оперативне і регулярне інформування керівництва і менеджерів Замовника про хід ведення проекту. (важливо відмітити, що Менеджер проекту від Замовника значною мірою впливає на успіх виконання проекту і задоволеність Замовника в цілому за його підсумками)
Менеджер проекту від Виконавця	Забезпечення проекту ресурсами з боку Виконавця Координація виконання запланованих робіт за проектом з боку Виконавця, дотримання умов і термінів виконання проекту з боку Виконавця Узгодження і перевірка виконання контрольних точок проекту Координація документообігу за проектом Контроль і гарантія якості проектних рішень.

Проект впровадження системи автоматизації можна розділити на наступні стадії:

Підготовка проекту,
Концептуальний проект,
Реалізація,
Заключна підготовка,
Перехід до продуктивної експлуатації та підтримка.

Підготовка проекту

Мета даної стадії – забезпечити планування і підготовку проекту впровадження. Ключові завдання, які необхідно вирішити в процесі підготовки проекту:

Визначення цілей і завдань проекту,
Максимально точна оцінка обсягу впровадження (визначення рамок проекту: функціональних, організаційних, технічних, бюджету проекту),
Вибір базової конфігурації, на підставі якої буде будуватися впровадження, визначення стратегії впровадження,
Визначення загального графіка робіт за проектом і послідовності впровадження системи,
Визначення організаційної структури проекту,
Розподіл ресурсів.

Точні відповіді на ці питання на самому початку проекту забезпечують ефективне виконання проектних робіт і є запорукою успішного впровадження.

Концептуальний проект

Мета даної фази – створення Концептуального проекту, який представляє собою технічні та бізнес-вимоги Замовника до системи. На етапі концептуального проектування визначається стратегія створення інформаційної системи. Розробка концептуального проекту дозволяє не тільки мати програму дій при поетапному впровадженні, але і отримати додаткові економічні вигоди за рахунок удосконалення в результаті впровадження існуючої системи управління підприємством.

В рамках концептуального проектування вирішуються такі завдання:

Визначення та аналіз бізнес-процесів, вироблення рекомендацій щодо їх вдосконалення
Деталізація та затвердження остаточного обсягу проекту,
Формалізація і документування вимог до майбутньої системи,
Визначення архітектури системи,
Аналіз і формування стратегії навчання,
Уточнення підсумкового плану впровадження.

Після цього планується пакет робіт зі створення прототипу рішення (у вигляді тестової бази). При цьому зусилля зосереджуються на процесах, які можуть бути налаштовані без додаткового програмування або розширень обраної системи. Реалізація вимог, які потребують додаткового програмування, відбувається в фазі реалізації.

Реалізація

На етапі реалізації здійснюються роботи з налаштування, доопрацювання та тестування системи.

Тестування системи на відповідність вимогам проводиться в окремій спеціально підготовленої тестовій базі. Тестування включає в себе перевірку функції кожної з підсистем, і також перевірку працездатності наскрізних бізнес-процесів. При необхідності проводиться тестування навантаження. Результати тестування фіксуються в протоколі, і на їх основі виявляються невідповідності системи вимогам і проводиться усунення зауважень.

Заключна підготовка

В рамках даного етапу система проходить підготовку до експлуатації. Окремим завданням є проектування і побудова ІТ-інфраструктури, необхідної для забезпечення нормального функціонування системи. Також на даному етапі робиться введення початкових залишків і перенесення даних з існуючих облікових систем.

Крім того, на цьому етапі, проводиться навчання користувачів роботі з системою. Зокрема, розробляються інструкції користувачів, планується склад груп і терміни навчання, а по закінченню навчання проводиться атестація.

Перехід до продуктивної експлуатації і підтримка

Запуск системи в експлуатацію – останній етап впровадження. У його рамках, протягом обумовленого терміну, фахівці Виконавця здійснюють оперативну підтримку користувачів, а також усувають виявлені помилки і невідповідності в системі. При необхідності, за погодженням керівництва проекту, система зможе бути доповнена функціями, не передбаченими узгодженим раніше обсягом проекту.

У рамках реалізації проекту, може бути додатково сплановано і проведено навчання персоналу Замовника за індивідуальними програмами. Це дозволяє скоротити час адаптації співробітників компанії до специфіки впровадженого рішення і зміненим бізнес-процесам.