Внедрение ERP системы на предприятии – комплексный и многогранный процесс, который затрагивает практически все сферы его деятельности. Чтобы проект был успешным и с минимальными потрясениями привел к нужному результату, и при этом завершился бы в установленный срок, требуется достаточно высокий уровень его организации.
Важно заранее проработать и оговорить цели проекта:
- Обозначить круг лиц на стороне Заказчика, заинтересованных в выполнении проекта
- Определить, кто из руководства компании будет поддерживать и курировать проект, а также принимать стратегические решения по проекту (Куратор проекта)
- Точно обозначить те функциональные области, которые будут затронуты в процессе проекта
- Выделить консультантов по функциональным направлениям, обеспечить и мотивировать их к участию в проекте
- Определить, кто со стороны Заказчика вместе с Менеджером проекта со стороны Исполнителя будет отвечать за текущие организационные вопросы проекта (Ответственное лицо или Менеджер проекта со стороны Заказчика)
Роли и обязанности в проектной группе:
Куратор проекта
- Определение целей и задач
- Формирование Проектной группы со стороны Заказчика
- Утверждение Функциональных рамок проекта (перечень бизнес-процессов, затронутых автоматизацией)
- Утверждение Организационных рамок проекта (перечень подразделений, которые будут задействованы в автоматизации и возлагаемые на них функции для реализации проекта)
- Утверждение Технических рамок проекта (перечень аппаратных и программных средств, которые будут использованы для реализации проекта)
- Утверждение Бюджета и Графика выполнения проекта
- Контроль на регулярной основе за ходом выполнения работ
Проектная группа
В ее состав должны входить административно уполномоченные представители подразделений, охваченных проектом
- Разработка графика проекта, утверждаемого и контролируемого Куратором проекта
- Обеспечение проекта ресурсами со стороны Заказчика
- Согласование с Исполнителем текущих методологических и технических вопросов, возникающих в ходе выполнения работ
- Согласование и проверка выполнения контрольных точек проекта
- Контроль бюджета и затрат проекта
Менеджер проекта от Заказчика
Важно отметить, что Менеджер проекта от Заказчика в значительной степени влияет на успех выполнения проекта и удовлетворенность Заказчика в целом по его итогам
- Оперативная координация выполнения запланированных работ по проекту со стороны Заказчика
- Соблюдение условий и сроков выполнения проекта со стороны Заказчика
- Координация документооборота по проекту
- Оперативное и регулярное информирование руководства и менеджеров Заказчика о ходе ведения проекта
Менеджер проекта от Исполнителя
- Обеспечение проекта ресурсами со стороны Исполнителя
- Координация выполнения запланированных работ по проекту со стороны Исполнителя, соблюдение условий и сроков выполнения проекта со стороны Исполнителя
- Согласование и проверка выполнения контрольных точек проекта
- Координация документооборота по проекту
- Контроль и гарантия качества проектных решений
Проект внедрения erp системы можно разделить на следующие стадии:
Этапы внедрения ERP системы
Этапы внедрения ERP системы
Цель данной стадии – обеспечить планирование и подготовку проекта внедрения. Проект внедрения erp системы в начале его подготовки подразумевает решение следующих ключевых задач:
- Определение целей и задач проекта,
- Максимально точная оценка объема внедрения (определение рамок проекта: функциональных, организационных, технических, бюджета проекта),
- Выбор базовой конфигурации, на основании которой будет строиться внедрение, определение стратегии внедрения,
- Определение общего графика работ по проекту и последовательности внедрения системы,
- Определение организационной структуры проекта,
- Распределение ресурсов.
Этапы внедрения ERP системы
Цель данной фазы – создание Концептуального проекта, который представляет собой технические и бизнес-требования Заказчика к системе. На этапе концептуального проектирования определяется стратегия создания информационной системы. Разработка концептуального проекта позволяет не только иметь программу действий при поэтапном внедрении, но и получить дополнительные экономические выгоды за счет усовершенствования в результате внедрения существующей системы управления предприятием.
Чтобы внедрение ERP системы на предприятии было эффективным, именно в рамках концептуального проектирования решаются следующие задачи:
- Определение и анализ бизнес-процессов, выработка рекомендаций по их совершенствованию
- Детализация и утверждение окончательного объема проекта,
- Формализация и документирование требований к будущей системе,
- Определение архитектуры системы,
- Анализ и формирование стратегии обучения,
- Уточнение итогового плана внедрения.
Этапы внедрения ERP системы
На этапе реализации осуществляются работы по настройке, доработке и тестированию системы.
Чтобы внедрение erp системы на предприятии не привело к сбою в работе, а также показало всю мощь своего функционала, конечно же, необходимы тесты. Тестирование системы на соответствие требованиям проводится в отдельной специально подготовленной тестовой базе. Тестирование включает в себя проверку функции каждой из подсистем, и также проверку работоспособности сквозных бизнес-процессов. При необходимости проводится нагрузочное тестирование. Результаты тестирования фиксируются в протоколе, и на их основе выявляются несоответствия системы требованиям и производится устранение замечаний.
Этапы внедрения ERP системы
В рамках данного этапа система проходит подготовку к эксплуатации. Отдельной задачей является проектирование и построение ИТ-инфраструктуры, необходимой для обеспечения нормального функционирования системы. Также на данном этапе производится ввод начальных остатков и перенос данных из существующих учетных систем.
Кроме того, на этом этапе, проводится обучение пользователей работе с системой. В частности, разрабатываются инструкции пользователей, планируется состав групп и сроки обучения, а по окончанию обучения проводится аттестация.
Этапы внедрения ERP системы
Запуск системы в эксплуатацию – последний этап внедрения. В его рамках, в течение оговоренного срока, специалисты Исполнителя осуществляют оперативную поддержку пользователей, а также устраняют выявленные ошибки и несоответствия в системе. При необходимости, по согласованию руководства проекта, система сможет быть дополнена функциями, не предусмотренными согласованным ранее объемом проекта.
В рамках реализации проекта, может быть дополнительно спланировано и проведено обучение персонала Заказчика по индивидуальным программам. Это позволяет сократить время адаптации сотрудников компании к специфике внедренного решения и изменившимся бизнес-процессам.