Внедрение ERP системы на предприятии – комплексный и многогранный процесс, который затрагивает практически все сферы его деятельности. Чтобы проект был успешным и с минимальными потрясениями привел к нужному результату, и при этом завершился бы в установленный срок, требуется достаточно высокий уровень его организации.
Важно заранее проработать и оговорить цели проекта:
- Обозначить круг лиц на стороне Заказчика, заинтересованных в выполнении проекта
- Определить, кто из руководства компании будет поддерживать и курировать проект, а также принимать стратегические решения по проекту (Куратор проекта)
- Точно обозначить те функциональные области, которые будут затронуты в процессе проекта
- Выделить консультантов по функциональным направлениям, обеспечить и мотивировать их к участию в проекте
- Определить, кто со стороны Заказчика вместе с Менеджером проекта со стороны Исполнителя будет отвечать за текущие организационные вопросы проекта (Ответственное лицо или Менеджер проекта со стороны Заказчика)
Роли и обязанности в проектной группе:
Куратор проекта
- Определение целей и задач
- Формирование Проектной группы со стороны Заказчика
- Утверждение Функциональных рамок проекта (перечень бизнес-процессов, затронутых автоматизацией)
- Утверждение Организационных рамок проекта (перечень подразделений, которые будут задействованы в автоматизации и возлагаемые на них функции для реализации проекта)
- Утверждение Технических рамок проекта (перечень аппаратных и программных средств, которые будут использованы для реализации проекта)
- Утверждение Бюджета и Графика выполнения проекта
- Контроль на регулярной основе за ходом выполнения работ
Проектная группа
В ее состав должны входить административно уполномоченные представители подразделений, охваченных проектом
- Разработка графика проекта, утверждаемого и контролируемого Куратором проекта
- Обеспечение проекта ресурсами со стороны Заказчика
- Согласование с Исполнителем текущих методологических и технических вопросов, возникающих в ходе выполнения работ
- Согласование и проверка выполнения контрольных точек проекта
- Контроль бюджета и затрат проекта
Менеджер проекта от Заказчика
Важно отметить, что Менеджер проекта от Заказчика в значительной степени влияет на успех выполнения проекта и удовлетворенность Заказчика в целом по его итогам
- Оперативная координация выполнения запланированных работ по проекту со стороны Заказчика
- Соблюдение условий и сроков выполнения проекта со стороны Заказчика
- Координация документооборота по проекту
- Оперативное и регулярное информирование руководства и менеджеров Заказчика о ходе ведения проекта
Менеджер проекта от Исполнителя
- Обеспечение проекта ресурсами со стороны Исполнителя
- Координация выполнения запланированных работ по проекту со стороны Исполнителя, соблюдение условий и сроков выполнения проекта со стороны Исполнителя
- Согласование и проверка выполнения контрольных точек проекта
- Координация документооборота по проекту
- Контроль и гарантия качества проектных решений
Проект внедрения erp системы можно разделить на следующие стадии:
Этапы внедрения ERP системы
Этапы внедрения ERP системы
Цель данной стадии – обеспечить планирование и подготовку проекта внедрения. Проект внедрения erp системы в начале его подготовки подразумевает решение следующих ключевых задач:
- Определение целей и задач проекта,
- Максимально точная оценка объема внедрения (определение рамок проекта: функциональных, организационных, технических, бюджета проекта),
- Выбор базовой конфигурации, на основании которой будет строиться внедрение, определение стратегии внедрения,
- Определение общего графика работ по проекту и последовательности внедрения системы,
- Определение организационной структуры проекта,
- Распределение ресурсов.
Точные ответы на эти вопросы в самом начале проекта обеспечивают эффективное выполнение проектных работ и являются залогом успешного внедрения.
Этапы внедрения ERP системы
Цель данной фазы – создание Концептуального проекта, который представляет собой технические и бизнес-требования Заказчика к системе. На этапе концептуального проектирования определяется стратегия создания информационной системы. Разработка концептуального проекта позволяет не только иметь программу действий при поэтапном внедрении, но и получить дополнительные экономические выгоды за счет усовершенствования в результате внедрения существующей системы управления предприятием.
Чтобы внедрение ERP системы на предприятии было эффективным, именно в рамках концептуального проектирования решаются следующие задачи:
- Определение и анализ бизнес-процессов, выработка рекомендаций по их совершенствованию
- Детализация и утверждение окончательного объема проекта,
- Формализация и документирование требований к будущей системе,
- Определение архитектуры системы,
- Анализ и формирование стратегии обучения,
- Уточнение итогового плана внедрения.
После этого планируется пакет работ по созданию прототипа решения (в виде тестовой базы). При этом усилия сосредотачиваются на процессах, которые могут быть сконфигурированы без дополнительного программирования или расширений выбранной системы. Реализация требований, нуждающихся в дополнительном программировании, происходит в фазе реализации.
Этапы внедрения ERP системы
На этапе реализации осуществляются работы по настройке, доработке и тестированию системы.
Чтобы внедрение erp системы на предприятии не привело к сбою в работе, а также показало всю мощь своего функционала, конечно же, необходимы тесты. Тестирование системы на соответствие требованиям проводится в отдельной специально подготовленной тестовой базе. Тестирование включает в себя проверку функции каждой из подсистем, и также проверку работоспособности сквозных бизнес-процессов. При необходимости проводится нагрузочное тестирование. Результаты тестирования фиксируются в протоколе, и на их основе выявляются несоответствия системы требованиям и производится устранение замечаний.
Этапы внедрения ERP системы
В рамках данного этапа система проходит подготовку к эксплуатации. Отдельной задачей является проектирование и построение ИТ-инфраструктуры, необходимой для обеспечения нормального функционирования системы. Также на данном этапе производится ввод начальных остатков и перенос данных из существующих учетных систем.
Кроме того, на этом этапе, проводится обучение пользователей работе с системой. В частности, разрабатываются инструкции пользователей, планируется состав групп и сроки обучения, а по окончанию обучения проводится аттестация.
Этапы внедрения ERP системы
Запуск системы в эксплуатацию – последний этап внедрения. В его рамках, в течение оговоренного срока, специалисты Исполнителя осуществляют оперативную поддержку пользователей, а также устраняют выявленные ошибки и несоответствия в системе. При необходимости, по согласованию руководства проекта, система сможет быть дополнена функциями, не предусмотренными согласованным ранее объемом проекта.
В рамках реализации проекта, может быть дополнительно спланировано и проведено обучение персонала Заказчика по индивидуальным программам. Это позволяет сократить время адаптации сотрудников компании к специфике внедренного решения и изменившимся бизнес-процессам.