Управление сервисным центром
Сервисное обслуживание — это вид предпринимательской деятельности компаний (сервисных центров), занимающихся обслуживанием различного вида техники и оборудования. Для автоматизации управления сервисным обслуживанием необходима программа для учета работы сервисного центра.
Мы рекомендуем использовать продукт «BAS Малий бізнес« известной линейки систем автоматизации бизнеса BAS. Эта программа успешно применяется для целей управленческого учета, а также может использоваться для управления отношений с клиентами.
Подробный кейс «CRM система для сервисного центра» детально описывает возможности решения «BAS Малий бізнес» как программы для сервисного центра. В текущей же статье более обобщенно рассмотрим цели и преимущества автоматизации сервиса, а также перечислим разные модели учета в сервисном центре.
Что дает внедрение системы
Внедрение системы «BAS Малий бізнес» позволяет провести автоматизацию торгово-сервисных компаний. Эта учетная система может применяться для учета/контроля/анализа платных, и гарантийных работ, инициатором которых является клиент, а также работ «по запросу» в рамках договоров сервисного обслуживания. Кроме того, система содержит функционал для осуществления планового обслуживания (ТО) по договорам сервисного обслуживания.
Программа позволяет отражать следующие виды ремонтов: платный, гарантийный, смешанный, затратный (ремонт за счет предприятия). Содержит гибкий механизм разграничения доступа к данным, который позволяет избегать несанкционированного вмешательства и контролировать действия пользователей на разных этапах ремонта изделия.
Увеличение оперативности и качества обслуживания
- Возможность получения информации о состоянии изделий, находящихся в ремонте
- Возможность оперативного информирования клиентов о ходе работ (статусе изделия, находящегося в ремонте)
- Возможность просматривать историю ремонтов изделия при повторных обращениях клиента в сервис
- Точный учет затрат (материальных и нематериальных) на сервисное обслуживание, расчет себестоимости оказанных услуг
- Уменьшение трудозатрат, связанных с подготовкой необходимой отчетности
Строгое разделение ответственности за операции, выполняемые персоналом сервиса
- Разграничение доступа к учетным данным, согласно выполняемым сотрудником функциональным обязанностям
- Строгий контроль расходования запасных частей
- Строгий контроль последовательности выполняемых операций (смены статусов ремонтируемого изделия)
- Возможность накопления статистики о выполненных сотрудником сервиса ремонтах
Каким отраслям сервисных услуг может подойти
техника
Поддерживаемые сервисные бизнес-процессы
Услуги сервисного обслуживания и модели учета
Рассмотрим возможности программы BAS Малий бізнес в разрезе полноты сервисного обслуживания. В зависимости от необходимых задач, можно осуществлять разные модели учета: упрощенный учет, полный учет и регулярные услуги по договорам.
Упрощенный учет выполняемых работ/оказываемых сервисных услуг
Возможности:
- учет выполненных работ и оказанных услуг
- учет запчастей и материалов, использованных в процессе ремонта
- учет расчетов с клиентами по выполненным ремонтам
- расчет доходности и рентабельности выполненных работ
Цепочка документов:
- Заказ покупателя — прием заказа на проведение работ/оказание услуг, выставление счета
- Поступление в кассу (или на расчетный счет) — оплата или предоплата по выставленному счету
- Акт выполненных работ — фиксация завершения работ, закрытие расчетов с покупателем
- Расходная накладная — реализация запчастей, расходных материалов, использованных в ремонте
Полный учет выполняемых работ/оказываемых услуг и процессов ремонта
Возможности (те же, что и в упрощенной схеме + дополнительно):
- учет трудозатрат работников по выполненным работам
- учет загрузки сотрудников
- расчет зарплаты от выработки и контроль взаиморасчетов с сотрудниками
- оценка рентабельности с точностью до заказа с учетом затрат на зарплату работников
Цепочка документов:
- Прием и передача в ремонт — оформление приема в ремонт, если ремонт выполняется в сервисном центре, при выездных ремонтах этот документ вводить не требуется.
- Заказ-наряд — сводный документ, в котором фиксируются вся связанная с данным ремонтом информация. В зависимости от статуса документ работает либо как заказ, либо, когда статус документа Завершен — отражается во всех разделах учета, которые связаны с ремонтом.
Прием и передача в ремонт:
- Прием и выдача оформляется документом «Прием и передача в ремонт». В документе фиксируется общая информация о принимаемом изделии. Возможны сценарии ремонта собственными силами или передачи в сторонний сервисный центр.
- Документ отражает только факт движения изделия и служит основанием для остальных учетных документов, которые связаны с ремонтом данного изделия.
Состояние документа меняется автоматически по следующим правилам:
- Принят в ремонт — стартовый статус, присваивается при создании документа
- В работе — будет установлен, когда мастер укажет вариант ремонта (своими силами или передача в сервисный центр)
- К выдаче — присваивается документу, когда мастер ставит отметку «Отметка Ремонт выполнен» или «Отметка Принят из сервисного центра»
- Выдан клиенту — назначается, если установлена отметка «Выдан покупателю»
Выполнение ремонтных работ:
Вся информация, которая касается ремонта изделия, вносится на закладках одного документа «Заказ-наряд». В документе указываются и данные о заказчике, и выполненные работы, реализуемые товары/запчасти, задействованные сотрудники, и начисленная им заработная плата.
Работа с регулярными услугами - выставление счетов по договорам сервисного обслуживания
Для учета периодических договоров регулярного сервисного обслуживания в программе может быть создано множество различных тарифных планов. Применение плана для того или иного клиента фиксируется в договоре с контрагентом. В тарифном плане в табличной части описывается список всех товаров, услуг и работ, которые попадут в формируемые по договору обслуживания документы — счета и акты выполненных работ.
CRM инструмент для управления сервисным обслуживанием
Осуществив интеграцию системы «BAS Малий бізнес» с чат ботами для бизнеса, Вы получите еще один маркетинговый канал для привлечения клиентов в свой сервисный центр без больших финансовых и временных затрат, связанных с проектами внедрения дополнительных CRM систем.
Решая задачи автоматизации Call-центров, с помощью чат-ботов Вы сможете дополнительно сократить временные затраты своих клиент-менеджеров при ответе на часто повторяющиеся вопросы клиентов, расходы на СМС и рекламные рассылки, а также получать оперативную обратную связь и постоянную коммуникацию с уже существующими клиентами через удобный для них канал связи (мессенджеры).
Например, вы сможете автоматизировать:
- получение информации об услугах;
- выбор времени;
- регистрацию в базе;
- запись на обслуживание/подтверждение записи;
- согласование бюджета и деталей ремонта;
- получение обратной связи;
- программу лояльности.
Для владельцев автомастерских и СТО существует готовое решение, созданное нами на базе системы BAS Малий Бізнес и дополненное специфическим функционалом для автоматизации учета в автобизнесе. Ознакомиться с программой для автосервиса и СТО можно на соответствующей странице.
Автоматизация сервисного центра
повысит качество обслуживания ваших клиентов!
заинтересовала
программа учета для сервисного центра?