Автоматизация документооборота на предприятии
Автоматизация документооборота на предприятии / автоматизація документообігу

Автоматизация документооборота

Внутренний документооборот предприятия

С ростом числа сотрудников каждая компания неизбежно сталкивается с проблемой упорядочивания процессов обработки различных документов: приказов, договоров, распоряжений, коммерческих предложений, прайсов и т.п.  Автоматизация документооборота на предприятии – одна из важнейших составляющих эффективного управления в компании.

Создать единое хранилище, систематизировать, ускорить и упорядочить делопроизводство компании поможет программа  «BAS Документообіг КОРП». Это новое решение ECM-класса (Enterprise Content Management) с широким набором возможностей для управления корпоративным контентом,  деловыми процессами и совместной работой сотрудников.  Автоматизация документооборота на предприятии в этой системе возможна благодаря проверенным методикам и практикам, которые:

помогут  наладить процессы обработки различных  документов

обеспечить контроль выполнения задач

регламентировать управленческую деятельность и повысить ее эффективность

Ключевые возможности программы "BAS Документообіг КОРП"

Работа с договорными документами

  • Подготовка по шаблону
  • Автозаполнение реквизитами
  • Регистрация и согласование
  • Многосторонние договоры
  • Контроль возврата и передачи
  • Автоматическое продление
  • Анализ договорной работы

Управление документами

  • Учет входящей и исходящей корреспонденции, ОРД
  • Контроль исполнения
  • Электронная подпись
  • Потоковое сканирование и штрихкодирование
  • Архивное хранение и поиск

Эффективное управление процессами

  • Готовые шаблоны согласования, рассмотрения, утверждения и др.
  • Простое проектирование
  • Автоматический запуск
  • Иерархия процессов
  • Контроль сроков
  • Мониторинг и аналитика

Привычный и функциональный почтовый клиент

  • Автоматическая обработка почты
  • Хранение истории переписки
  • Привязка писем к документам
  • Выполнение задач по почте
  • Отзыв и перенаправление писем
  • Общая адресная книга с фото
  • Быстрый поиск писем

Учет и планирование рабочего времени

  • Личные и общие календари
  • Учет отсутствий сотрудников
  • Делегирование полномочий
  • Ежедневные отчеты
  • Автоматический хронометраж
  • Анализ трудозатрат по видам деятельности

Проектный учет и контроль исполнения

  • Учет данных в разрезе проектов
  • Планирование и исполнение проектных задач, отчетность
  • Загрузка из MS Project
  • Диаграмма Ганта
  • Учет трудозатрат по проектам
  • Контрольные точки проекта

Инструменты для совместной работы

  • Подготовка внутренних, внешних и протокольных мероприятий
  • Бронирование помещений
  • Контроль исполнения пунктов протоколов
  • Коллективные обсуждения и голосования на форуме

Интеграция с любыми решениями

  • Обмен данными с другими типовыми конфигурациями
  • Обмен данными не заметен для пользователей

Доступ с различных устройств

  • Предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы
  • Может выступать как внешняя библиотека файлов
  • Взаимодействие с помощью веб-сервисов

Более подробную информацию о продукте «BAS Документообіг КОРП» и о его функциональных возможностях читайте в статье “ECM система – BAS Документообіг КОРП”.

Этапы автоматизации документооборота

Автоматизация документооборота на предприятии при помощи программы “BAS Документообіг КОРП”, как и любой процесс внедрения информационных систем проходит в нескольких этапов:

  • Подготовка проекта автоматизации документооборота

Проводится изучение организационной структуры предприятия, выявление основных потоков движения документов, создание проектной группы, распределение ролей и обязанностей в проектной группе.

  • Определение концепций

Четко формируются технические требования к системе, создается программа действий и рекомендаций по их совершенствованию.

  • Реализация

Осуществляются работы по установке, настройке, доработке и тестированию программы «BAS Документообіг КОРП».

  • Подготовка к эксплуатации

Разрабатываются инструкции для пользователей, происходит обучение персонала с дальнейшей аттестацией.

  • Эксплуатация и поддержка

Система запускается в эксплуатацию с дальнейшей поддержкой пользователей в течение срока, оговоренного на этапе подготовки. В зависимости от перечисленных факторов автоматизация документооборота на предприятии может занять от 2 недель до нескольких месяцев.

Если ВАМ необходима

Автоматизация документооборота на предприятии

Или Вы ищете программу, которая помогла бы организовать
внутренний документооборот предприятия

Ответим на все Ваши вопросы!