Автоматизація документообігу
З ростом числа співробітників кожна компанія неминуче стикається з проблемою упорядкування процесів обробки різних документів: наказів, договорів, розпоряджень, комерційних пропозицій, прайсів і т.п. Автоматизація документообігу на підприємстві – одна з найважливіших складових ефективного управління в компанії.
Створити єдине сховище, систематизувати, прискорити і впорядкувати діловодство компанії (внутрішній документообіг на підприємстві) допоможе програма «BAS Документообіг КОРП». Це нове рішення ECM-класу (Enterprise Content Management) з широким набором можливостей для управління корпоративним контентом, діловими процесами і спільною роботою співробітників.
Автоматизація документообігу на підприємстві в цій системі можлива завдяки перевіреним методикам і практикам, які:
- допоможуть налагодити процеси обробки різних документів
- забезпечити контроль виконання завдань
- регламентувати управлінську діяльність і підвищити її ефективність
Ключові можливості програми "BAS Документообіг КОРП"
Робота з договірними документами
- Підготовка за шаблоном
- Автозаповнення реквізитами
- Реєстрація та узгодження
- Багатосторонні договори
- Контроль повернення та передання
- Автоматичне продовження
- Аналіз договірної роботи
Управління документами
- Облік вхідної та вихідної кореспонденції, ОРД
- Контроль виконання
- Електронний підпис
- Потокове сканування і штрихкодування
- Архівне зберігання і пошук
Ефективне управління процесами
- Готові шаблони узгодження, розгляду, затвердження та ін.
- Просте проектування
- Автоматичний запуск
- Ієрархія процесів
- Контроль термінів
- Моніторинг та аналітика
Звичний і функціональний поштовий клієнт
- Автоматична обробка пошти
- Зберігання історії листування
- Прив'язка листів до документів
- Виконання завдань поштою
- Відкликання та перенаправлення листів
- Загальна адресна книга з фото
- Швидкий пошук листів
Облік і планування робочого часу
- Особисті та загальні календарі
- Облік відсутностей співробітників
- Делегування повноважень
- Щоденні звіти
- Автоматичний хронометраж
- Аналіз трудовитрат за видами діяльності
Проектний облік і контроль виконання
- Облік даних в розрізі проектів
- Планування та виконання проектних завдань, звітність
- Завантаження з MS Project
- Діаграма Ганта
- Облік трудовитрат за проектами
- Контрольні точки проекту
Інструменти для спільної роботи
- Підготовка внутрішніх, зовнішніх і протокольних заходів
- Бронювання приміщень
- Контроль виконання пунктів протоколів
- Колективні обговорення і голосування на форумі
Інтеграція з будь-якими рішеннями
- Обмін даними з іншими типовими конфігураціями
- Обмін даними не помітний для користувачів
Доступ з різних пристроїв
- Передбачена робота в режимі розподіленої інформаційної бази
- Може виступати як зовнішня бібліотека файлів
- Взаємодія з допомогою веб-сервісів
Додатковий нструмент для автоматизації роботи з документами
Здійснивши інтеграцію системи “BAS Документообіг КОРП” з чат-ботами для бізнесу, Ви отримаєте додатковий інструмент автоматизації внутрішніх служб підприємства. Делегуючи частину маркетингових та управлінських завдань ботам, Ви зможете скоротити часові витрати на діловодство та підвищити ефективність Вашого бізнесу.
Зокрема керівництво компанії зможе зможе у зручному для нього каналі зв’язку (месенджері):
- отримувати миттєві відповіді на важливі питання;
- призначати та контролювати виконання завдань співробітників, у тому числі і віддалених;
- отримувати необхідні звіти у свій персональний чат у довільний момент часу;
- узгоджувати платежі та різні внутрішні документи;
- оформляти накладні на відвантаження;
- і багато іншого.
Дізнатися ціну, оформити швидке замовлення
Етапи впровадження системи електронного документообігу
Автоматизація документообігу на підприємстві за допомогою програми “BAS Документообіг КОРП”, як і будь-який процес впровадження інформаційних систем проходить у декілько етапів:
◾ Підготовка проекту автоматизації документообігу
Проводиться вивчення організаційної структури підприємства, виявлення основних потоків руху документів, створення проектної групи, розподіл ролей і обов’язків в проектній групі.
◾ Визначення концепцій
Чітко формуються технічні вимоги до системи, створюється програма дій та рекомендацій щодо їх вдосконалення.
◾ Реалізація
Здійснюються роботи по установці, налаштуванні, доопрацювання та тестування програми «BAS Документообіг КОРП» .
◾ Підготовка до експлуатації
Розробляються інструкції для користувачів, відбувається навчання персоналу з подальшою атестацією.
◾ Експлуатація та підтримка
Система запускається в експлуатацію з подальшою підтримкою користувачів протягом терміну, обумовленого на етапі підготовки. Залежно від перерахованих факторів автоматизація документообігу на підприємстві може зайняти від 2 тижнів до декількох місяців.
Щоб процес впровадження системи електронного документообігу на підприємстві був успішним і привів до потрібного результату, потрібен досить високий рівень його організації. Наша команда фахівців готова впоратися з цим завданням, так як має значний досвід впроваджень інформаційних систем, в тому числі систем електронного документообігу.
Огляд всіх програм для автоматизації документообігу на підприємствах України
читайте на відповідній сторінці
перейти на сторінку
Автоматизація документообігу дозволить Вам тримати під контролем все інформаційні ресурси компанії!