Автоматизация документооборота на предприятии
Автоматизация документооборота на предприятии / автоматизація документообігу
Внутрішній документообіг підприємства

Автоматизація документообігу

З ростом числа співробітників кожна компанія неминуче стикається з проблемою упорядкування процесів обробки різних документів: наказів, договорів, розпоряджень, комерційних пропозицій, прайсів і т.п. Автоматизація документообігу на підприємстві – одна з найважливіших складових ефективного управління в компанії.

Створити єдине сховище, систематизувати, прискорити і впорядкувати діловодство компанії допоможе програма  «BAS Документообіг КОРП». Це нове рішення ECM-класу (Enterprise Content Management) з широким набором можливостей для управління корпоративним контентом, діловими процесами і спільною роботою співробітників. Автоматизація документообігу на підприємстві в цій системі можлива завдяки перевіреним методикам і практикам, які:

допоможуть налагодити процеси обробки різних документів

забезпечити контроль виконання завдань

регламентувати управлінську діяльність і підвищити її ефективність

Ключові можливості програми "BAS Документообіг КОРП"

Робота з договірними документами

  • Підготовка за шаблоном
  • Автозаповнення реквізитами
  • Реєстрація та узгодження
  • Багатосторонні договори
  • Контроль повернення та передання
  • Автоматичне продовження
  • Аналіз договірної роботи

Управління документами

  • Облік вхідної та вихідної кореспонденції, ОРД
  • Контроль виконання
  • Електронний підпис
  • Потокове сканування і штрихкодування
  • Архівне зберігання і пошук

Ефективне управління процесами

  • Готові шаблони узгодження, розгляду, затвердження та ін.
  • Просте проектування
  • Автоматичний запуск
  • Ієрархія процесів
  • Контроль термінів
  • Моніторинг та аналітика

Звичний і функціональний поштовий клієнт

  • Автоматична обробка пошти
  • Зберігання історії листування
  • Прив'язка листів до документів
  • Виконання завдань поштою
  • Відкликання та перенаправлення листів
  • Загальна адресна книга з фото
  • Швидкий пошук листів

Облік і планування робочого часу

  • Особисті та загальні календарі
  • Облік відсутностей співробітників
  • Делегування повноважень
  • Щоденні звіти
  • Автоматичний хронометраж
  • Аналіз трудовитрат за видами діяльності

Проектний облік і контроль виконання

  • Облік даних в розрізі проектів
  • Планування та виконання проектних завдань, звітність
  • Завантаження з MS Project
  • Діаграма Ганта
  • Облік трудовитрат за проектами
  • Контрольні точки проекту

Інструменти для спільної роботи

  • Підготовка внутрішніх, зовнішніх і протокольних заходів
  • Бронювання приміщень
  • Контроль виконання пунктів протоколів
  • Колективні обговорення і голосування на форумі

Інтеграція з будь-якими рішеннями

  • Обмін даними з іншими типовими конфігураціями
  • Обмін даними не помітний для користувачів

Доступ з різних пристроїв

  • Передбачена робота в режимі розподіленої інформаційної бази
  • Може виступати як зовнішня бібліотека файлів
  • Взаємодія з допомогою веб-сервісів

Більш детальну інформацію про продукт «BAS Документообіг КОРП» і про його функціональні можливості читайте в статті “ECM система – BAS Документообіг КОРП”.

Етапи впровадження системи електронного документообігу

Автоматизація документообігу на підприємстві за допомогою програми “BAS Документообіг КОРП”, як і будь-який процес впровадження інформаційних систем проходить у декілько етапів:

  • Підготовка проекту автоматизації документообігу

Проводиться вивчення організаційної структури підприємства, виявлення основних потоків руху документів, створення проектної групи, розподіл ролей і обов’язків в проектній групі.

  • Визначення концепцій

Чітко формуються технічні вимоги до системи, створюється програма дій та рекомендацій щодо їх вдосконалення.

  • Реалізація

Здійснюються роботи по установці, налаштуванні, доопрацювання та тестування програми «BAS Документообіг КОРП» .

  • Підготовка до експлуатації

Розробляються інструкції для користувачів, відбувається навчання персоналу з подальшою атестацією.

  • Експлуатація та підтримка

Система запускається в експлуатацію з подальшою підтримкою користувачів протягом терміну, обумовленого на етапі підготовки. Залежно від перерахованих факторів автоматизація документообігу на підприємстві може зайняти від 2 тижнів до декількох місяців.

Щоб процес впровадження системи електронного документообігу на підприємстві був успішним і привів до потрібного результату, потрібен досить високий рівень його організації. Наша команда фахівців готова впоратися з цим завданням, так як має значний досвід впроваджень інформаційних систем, в тому числі систем електронного документообігу.

Якщо ВАМ необхідна

Автоматизація документообігу на підприємстві

Або Ви шукаєте програму, яка допомогла б організувати
внутрішній документообіг підприємства

Відповімо на всі Ваші запитання!