Що таке система електронного документообігу
Система Електронного Документообігу (СЕД ) – це автоматизована багатокористувальницька система (комп’ютерна програма), впроваджена на підприємстві, що дозволяє організувати спільну роботу співробітників з різними електронними документами. Впровадження електронного документообігу (ЕДО) дозволить створити єдине сховище даних, систематизувати, прискорити і впорядкувати діловодство компанії.
Види електронного документообігу та СЕД систем
Залежно від цілей і завдань, розрізняють внутрішній і зовнішній документообіг. Електронний документообіг всередині організації дозволяє обмінюватися документами тільки в межах структурних підрозділів компанії. Зовнішній документообіг – це обмін вхідною та вихідною документацією з контрагентами (клієнтами, контролюючими органами).
Окремо хотілося б відзначити такий вид СЕД, як ECM система. ECM (Enterprise Content Management) – більш ємне поняття, ніж просто система електронного документообігу. Це цілий комплекс програм для управління всім корпоративним контентом компанії, діловими процесами і спільною роботою співробітників. СЕД класу ECM вирішує найширший спектр завдань в області автоматизації документообігу, включаючи забезпечення введення електронних документів (сканування), оцифровки (розпізнавання), безпеки зберігання та інших операцій з документами.
Переваги системи електронного документообігу
Прозорість
всіх етапів
діяльності
компанії
Кожен документ, завдання або процес фіксуються в системі електронного документообігу, супроводжуються обліково-реєстраційною інформацією, яка спрощує контроль термінів виконання, моніторинг, аналітику, планування
Скорочення
часу на
операції
з документами
Керівник і співробітники підприємства набагато швидше справляються з такими повсякденними діями над документами, як створення, пошук, узгодження, затвердження, відправка, перевірка та ін.
Зручність
роботи з електронними документами
У СЕД передбачені - розмежування прав доступу, автоматичне завантаження з каталогу, повний цикл договірного обліку, сканування, розпізнавання для повнотекстового пошуку, використання шаблонів, редагування і контроль версій
Підвищення відповідальності працівників підприємства
Завдяки системі повідомлень у системі, співробітники просто не зможуть забути про будь-яке завдання, а облік робочого часу і трудовитрат дозволить керівному складу ефективніше планувати розподіл завдань між працівниками
Поліпшення
якості обслуговування клієнтів
Рух електронних документопотоков відбувається значно швидше і чіткіше, ніж в оффлайн режимі, а значить звільняє час для більш уважного ставлення до кожного клієнта і прояви індивідуального підходу
Щоб зрозуміти прикладну користь тієї чи іншої системи електронного документообігу, пропонуємо Вам ознайомитися з декількома варіантами інформаційних систем, які прекрасно справляються із завданням автоматизації ЕДО будь-якого підприємства.
Системи електронного документообігу в Україні – приклади СЕД систем
- BAS Документообіг КОРП
Внутрішній електронний документообіг
“BAS Документообіг КОРП” – система електронного документообігу ECM класу лінійки програмних продуктів BAS, яка дозволяє організувати внутрішній електронний документообіг на підприємствах України.
Серед ключових можливостей системи можна виділити наступні:
- Робота з договірними документами
- Управління документами
- Ефективне управління процесами
- Звичний і функціональний поштовий клієнт
- Облік і планування робочого часу
- Проектний облік і контроль виконання
- Інструменти для спільної роботи
- Інтеграція з будь-якими рішеннями
- Доступ з різних пристроїв
- Сервіс FlyDoc
Електронний документообіг між організаціями
FLyDoc – програма, що дозволяє організувати електронний обмін документами безпосередньо з вашої облікової системи. Програмний модуль інтегрується безпосередньо в програми для автоматизації бізнесу лінійок BAS і 1С:Підприємство і дозволяє використовувати облікову систему підприємства як повноцінну систему електронного документообігу.
Для прискорення і спрощення етапу інтеграції існують спільні рішення BAS з уже попередньо інтегрованим сервісом FlyDoc. Серед них такі програми як:
- BAS Бухгалтерія ПРОФ
- BAS Бухгалтерія КОРП
- BAS Малий бізнес
- BAS Управління торгівлею
- BAS Комплексне управління підприємством
Про спільні програми BAS + FlyDoc дивіться детальніше на сторінці ➦.
Керуйте інформацією на всіх стадіях її існування!
