Що таке система електронного документообігу
Система Електронного Документообігу (СЕД ) – це автоматизована багатокористувальницька система (комп’ютерна програма), впроваджена на підприємстві, що дозволяє організувати спільну роботу співробітників з різними електронними документами. Впровадження електронного документообігу (ЕДО) дозволить створити єдине сховище даних, систематизувати, прискорити і впорядкувати діловодство компанії.
Види електронного документообігу та СЕД систем
Залежно від цілей і завдань, розрізняють внутрішній і зовнішній документообіг. Електронний документообіг всередині організації дозволяє обмінюватися документами тільки в межах структурних підрозділів компанії. Зовнішній документообіг – це обмін вхідною та вихідною документацією з контрагентами (клієнтами, контролюючими органами).
Окремо хотілося б відзначити такий вид СЕД, як ECM система. ECM (Enterprise Content Management) – більш ємне поняття, ніж просто система електронного документообігу. Це цілий комплекс програм для управління всім корпоративним контентом компанії, діловими процесами і спільною роботою співробітників. СЕД класу ECM вирішує найширший спектр завдань в області автоматизації документообігу, включаючи забезпечення введення електронних документів (сканування), оцифровки (розпізнавання), безпеки зберігання та інших операцій з документами.
Переваги та функції систем електронного документообігу
Прозорість
всіх етапів
діяльності
компанії
Кожен документ, завдання або процес фіксуються в системі електронного документообігу, супроводжуються обліково-реєстраційною інформацією, яка спрощує контроль термінів виконання, моніторинг, аналітику, планування
Скорочення
часу на
операції
з документами
Керівник і співробітники підприємства набагато швидше справляються з такими повсякденними діями над документами, як створення, пошук, узгодження, затвердження, відправка, перевірка та ін.
Зручність
роботи з електронними документами
У СЕД передбачені - розмежування прав доступу, автоматичне завантаження з каталогу, повний цикл договірного обліку, сканування, розпізнавання для повнотекстового пошуку, використання шаблонів, редагування і контроль версій
Підвищення відповідальності працівників підприємства
Завдяки системі повідомлень у системі, співробітники просто не зможуть забути про будь-яке завдання, а облік робочого часу і трудовитрат дозволить керівному складу ефективніше планувати розподіл завдань між працівниками
Поліпшення
якості обслуговування клієнтів
Рух електронних документопотоков відбувається значно швидше і чіткіше, ніж в оффлайн режимі, а значить звільняє час для більш уважного ставлення до кожного клієнта і прояви індивідуального підходу
Щоб зрозуміти прикладну користь СЕД, оцінити функції систем електронного документообігу, пропонуємо Вам ознайомитися з декількома варіантами інформаційних систем, які прекрасно справляються із завданням автоматизації ЕДО будь-якого українського підприємства.
Системи електронного документообігу на ринку України - приклади СЕД систем
Внутрішній електронний документообіг
- ► BAS Документообіг КОРП
“BAS Документообіг КОРП” – система електронного документообігу ECM класу лінійки програмних продуктів BAS, яка дозволяє організувати внутрішній електронний документообіг на підприємствах України. Програма надає широкий набір можливостей для автоматизації управління корпоративним контентом, діловими процесами і спільною роботою співробітників.
Серед ключових можливостей системи можна виділити наступні:
- Робота з договірними документами
- Управління документами
- Ефективне управління процесами
- Звичний і функціональний поштовий клієнт
- Облік і планування робочого часу
- Проектний облік і контроль виконання
- Інструменти для спільної роботи
- Інтеграція з будь-якими рішеннями
- Доступ з різних пристроїв
Додатково, інтегруючи “BAS Документообіг КОРП” з чат ботами для бізнесу, Ви можете скоротити часові витрати на діловодство, тому що частину маркетингових і управлінських завдань можна буде делегувати роботам.
Найбільшу потребу в віддаленій роботі з документами відчувають корпоративні користувачі з розгалуженою управлінської структурою, які вже використовують програми для автоматизації бізнесу для корпоративного ринку. Саме для таких користувачів надходить у продаж спеціальна поставка програмного продукту “BAS Документообіг КОРП” зі знижкою 30% від роздрібної вартості повного продукту. Читайте детальніше ➦.
Більш детально про всі функції системи електронного документообігу
BAS Документообіг КОРП читайте на відповідній сторінці
перейти на сторінку
Електронний документообіг між організаціями
Для обміну електронними документами (рахунками, актами виконаних робіт, товарними накладними, юридично значущими документами) з контрагентами та іншими організаціями підійдуть системи електронного документообігу – FLyDoc і FREDO ДокМен.
Обидві системи подібні по функціоналу і дозволяють налаштувати ЕДО безпосередньо з програм для автоматизації бізнесу BAS без створення зовнішніх проміжних файлів.
Серед ключових можливостей систем можна виділити наступні:
- створення первинних документів за існуючими шаблонами
- пряма інтеграція з програмами для автоматизації бізнесу BAS
- підписання, шифрування, відправка контрагентам і отримання від них електронних документів
- пакетна робота з документами
Інтеграція сервісів з обліковою програмою автоматизації на підприємстві дозволяє використовувати її як повноцінну систему електронного документообігу. Опишемо відмінності та переваги кожного з варіантів.
- ► FlyDoc
Програмний модуль FlyDoc повністю інтегрується в базу облікової конфігурації підприємства. Це дозволяє організувати єдиний інформаційний простір даних – все електронні документи, підписи, настройки доступу зберігаються в одному місці. Це значно спрощує процедуру підпису і відправки документів, дозволяє відстежувати можливі коригування первинного документа з переотправкой клієнту нового документа.
За рахунок гнучкої системи налаштування прав доступу, сервіс FlyDoc більше підійде і буде цікавий корпоративним користувачам, яким необхідна робота з ЕДО більше одного користувача.
Повністю відкритий код дозволяє допрацьовувати систему під індивідуальні вимоги підприємства.
Для прискорення і спрощення етапу інтеграції існують спільні рішення BAS з уже попередньо інтегрованим сервісом FlyDoc. Серед них такі програми як:
- BAS Бухгалтерія ПРОФ
- BAS Бухгалтерія КОРП
- BAS Малий бізнес
- BAS Управління торгівлею
- BAS Комплексне управління підприємством
Про спільні програми BAS + FlyDoc дивіться детальніше на сторінці ➦.
Більш детально про всі функції сервісу Flydoc
читайте на відповідній сторінці
перейти на сторінку
- ► FREDO ДокМен
FREDO ДокМен – являє собою окремий програмний модуль компанії FREDO зі своєю базою даних і власними настройками доступу. Інтеграція модуля ЕДО з обліковими системами підприємства досягається через COM-з’єднання, що має на увазі одночасний запуск і роботу обох програм на одному комп’ютері. Відсутність єдиної інформаційної бази даних має на увазі окреме адміністрування (бекапи, доступ, поновлення).
Перевагою даного ЕДО модуля є безпосередній зв’язок з другої компонентою програмного комплексу FREDO – сервісом електронної звітності в Державні органи – FREDO Звіт. Для невеликих компаній, де не потрібно одночасне використання ЕДО декількома користувачами, зв’язка FREDO ДокМен + FREDO Звіт повністю вирішує всі завдання електронного обміну документами – і з контрагентами і з державними службами.
Більш детально про всі функції сервісу FREDO ДокМен
читайте на відповідній сторінці
перейти на сторінку
Електронна звітність до Державних органів
- ► FREDO Звіт
FREDO Звіт – сервіс для здачі електронної звітності до Державних органів, адміністрування ПДВ, реєстрації податкових документів (ПН/РК) в ЄРПН та обміну ними між контрагентами. Сервіс інтегрований з програмами для автоматизації бізнесу BAS.
Серед ключових переваг системи можна виділити наступні:
- розширений комплект регламентованих звітів (порівняно з набором типових звітів в програмах для автоматизації бізнесу) з оперативним оновленням
- відправка звітів до державних органів в будь-який зручний час та отримання квитанцій про доставку звіту за призначенням
- підтримка сертифікатів ЕЦП основних АЦСК
- можливість використання ЕЦП, придбаних раніше, без додаткової оплати
Більш детально про всі функції сервісу FREDO Звіт
читайте на відповідній сторінці
перейти на сторінку
Існують різні системи електронного документообігу на ринку України. Але всі види систем електронного документообігу дозволяють автоматизувати операції з електронними документами та вдосконалити діловодство компанії. Залежно від того, які функції СЕД Вам необхідні – підійде той чи інший варіант з перерахованих вище програм.
Керуйте інформацією на всіх стадіях її існування!