Автоматизація торговельної діяльності підприємства

Планування – це важлива частина управлінського обліку, автоматизація якого дає можливість керівному складу для своєчасного прийняття рішень щодо управління організацією. Що стосується підприємства торгівлі – це передусім планування продажу та закупівель. Автоматизація торгової діяльності неможлива без автоматизації цих важливих бізнес-процесів.

Програма дозволяє планувати обсяги продажів і закупівель в кількісних і сумових показниках, обсяги збирання (розбирання) в кількісних показниках, а також виконувати асортиментне планування продажів.

Планування продажів

Прогнозування продажів може виконуватися за окремим складом або за форматом магазину (складу), за менеджером, за клієнтом і угодою з клієнтом. План продажів фіксується на певний період часу із заданою періодичністю плану: тиждень, декада, місяць і т.д. Програма надає звіти для план-фактного аналізу виконання планів усіх видів.

Асортиментне планування продажів

Асортиментне планування продажів надає наступні можливості:

• планування продажів в розрізі товарних категорій;
• планування продажів в розрізі форматів магазинів і номенклатури;
• деталізації укрупненого плану продажів за категоріями до номенклатури із застосуванням коефіцієнтів розбиття
• управління колекціями товарів;
• заповнення планів продажів і закупівель за асортиментом;
• використання середньої ціни продажу.

Планування закупівель

Планування можна здійснювати з різним ступенем деталізації. При плануванні можуть використовуватися джерела даних: планові і фактичні обсяги закупівель і продажів; обсяги замовлень; товарні залишки і так далі.

Також передбачена можливість планування збирання (розбирання) в кількісних показниках. Є можливість формування замовлень постачальнику на підставі планів закупівлі та планів збирання, а також формування замовлень на збирання (розбирання) на підставі планів складання збирання (розбирання).

Умови роботи з клієнтами

Для реєстрації типових умов продажу, що застосовуються до сегменту партнерів (оптові клієнти, дистриб’ютори, мережеві магазини і т.д.), передбачені типові угоди з клієнтами, використання яких дозволить встановити:

• цінові умови (ціни та знижки),
• фінансові умови (валюта, графік, форма оплати, порядок розрахунків),
• логістичні умови (склад відвантаження, термін поставки),
• інші (організація, оподаткування, сегмент клієнтів, сегмент номенклатури і т.д.).

Типова угода підходить для роботи з необмеженою кількістю клієнтів.

Можна формувати різні типові угоди, якщо розрізняються умови продажів різних груп товарів (сегментів номенклатури).

Основна задача фіксації умов продажу в угоді – автоматичний контроль їх дотримання при продажі товарів.

Для тих клієнтів, робота з якими здійснюється на особливих умовах, можна задати індивідуальні умови продажу.

Індивідуальні умови продажу реєструються за допомогою індивідуальної угоди для конкретного клієнта.

Індивідуальна угода може бути сформована на підставі даних типової угоди з клієнтом.

В індивідуальній угоді можна уточнити умови типової угоди.

Наприклад, можуть бути вказані організація, контрагент, склад, графік оплати, якщо вони не визначені в типових умовах продажу.

Прикладне рішення контролює дотримання правил продажу: продаж з відхиленням від встановлених правил може бути здійснений тільки після додаткового узгодження з керівником або іншими відповідальними особами.

Узгодження угод виконується за допомогою бізнес–процесу

Узгодження угод з клієнтами

Для відображення даних конкретного юридичного документа передбачена можливість ведення договорів з клієнтами.

Облік за договорами можна вести в будь-якому випадку, незалежно від того, використовуються чи ні угоди для реєстрації правил продажів на підприємстві.

Договір укладається між конкретною організацією підприємства і організацією стороннього підприємства (контрагентом).

Встановлення цін

Прикладне рішення дозволяє визначити різні види цін товарів. Для кожного виду ціни визначаються валюта ціни, правила розрахунку, метод округлення і т.д.

Для кожного виду ціни визначаються свої правила розрахунку (спосіб завдання ціни).

Передбачена можливість призначити алгоритми розрахунку цін:

• на основі даних, що зберігаються в інформаційній базі;
• у вигляді довільних формул.

Правила розрахунку цін можуть бути деталізовані до цінових груп товарів. Для кожної цінової групи товару може бути задана своя формула розрахунку. При створенні формул розрахунку можна використовувати конструктор формул.

Розрахунок цін на основі даних інформаційної бази надає різні можливості. Наприклад, можна отримати дані про мінімальну ціну ринку на основі зареєстрованих даних про ціни конкурентів і постачальників.

Умови за знижками (націнками)

Передбачена можливість призначати ручні і автоматичні знижки (націнки). Знижки (націнки) можуть застосовуватися як в оптовій, так і роздрібній торгівлі.

Знижка (націнка) може бути призначена:

• конкретному клієнту відповідно до умов продажу (при оформленні індивідуальної угоди з клієнтом) або групі клієнтів відповідно до умов продажу (при оформленні типової угоди з клієнтами);
• за картою лояльності певного виду, пред’явленої клієнтом;
• при оформленні продажів з конкретного складу (магазину).

Передбачено призначення як процентної, так і сумової знижки (націнки), а також надання бонусних знижок (подарунків, знижок кількістю).

Знижка кількістю застосовується в тому випадку, якщо в якості бонусу (подарунка) надається такий же товар. Подарунок застосовується в тому випадку, якщо при купівлі певної кількості товарів з якогось сегмента необхідно надати в подарунок інший товар.

Знижка (націнка) може бути призначена за певним сегментом номенклатури, на будь-яку номенклатуру зі списку. Відсоток і сума знижки можуть бути уточнені за ціновими групами.

У прикладному рішенні передбачено різні типові схеми умов надання знижок (націнок) (за разовий обсяг продажів, за форму оплати, за час продажу та ін.).

Знижки (націнки) можуть бути об’єднані в групи, для кожної з яких визначається правило спільного застосування знижок (націнок) всередині групи.

Можуть бути різні варіанти спільного застосування знижок (націнок):

• Мінімум – при спільній дії знижок (націнок) в одній групі буде обрана знижка з мінімальним значенням;
• Максимум – при спільній дії знижок (націнок) в одній групі буде обрана знижка з максимальним значенням;
• Додавання – при спільній дії знижок (націнок) в одній групі знижки (націнки) будуть складатися, тобто буде застосована знижка (націнка), яка дорівнює сумі знижок або націнок;
• Множення – при спільній дії знижок (націнок) в одній групі знижки (націнки) будуть застосовуватися послідовно;
• Витіснення – при спільній дії знижок (націнок) в одній групі буде діяти тільки знижка, яка має найвищий пріоритет в групі.

Допустимі значення ручних знижок при оформленні продажів можуть бути обмежені. Обмеження можуть бути визначені для конкретних менеджерів (користувачів) або при оформленні продажів конкретних клієнтів (в угодах про умови продажів).

Обмеження ручних знижок (націнок) можна також деталізувати до цінових груп.

Передбачена можливість завантаження нових знижок (націнок) з довільними умовами надання, використовуючи зовнішні додаткові обробки.

Автоматизація бізнес-процесу продажу

Для підвищення ефективності “довгих” продажів, у системі передбачена можливість автоматизації повного процесу управління угодою, починаючи з моменту узгодження комерційної пропозиції на підставі даних про первинний інтерес клієнта в оформленій з ним угоді, продовжуючи формуванням комерційної пропозиції, узгодженням вартості, графіка оплат і поставок, укладенням договору забезпеченням угоди товаром, і закінчуючи контролем виконання зобов’язань щодо оплати та відвантаження.

Крім того, реалізовано спрощений режим управління процесом продажу з ручним переміщенням по етапах. Допускаються різні види процесів, з різним складом етапів. Для них підтримується зберігання допоміжних документів – регламентів, інструкцій, шаблонів документів й  інших матеріалів, необхідних при відпрацюванні процесу.

Всі процеси продажу (угоди) реєструються в системі. Вони об’єднують в єдине ціле всю інформацію, накопичену в системі в ході підготовки та виконання продажу: електронну пошту, відомості про дзвінки, зустрічі, оформлення замовлення, рахунки, накладні, додаткові файли і т. д. Це допомагає максимально зручно організувати роботу менеджерів з продажу.

Використання регламентованих процесів продажів дозволяє управляти якістю обслуговування клієнтів, оперативно отримувати інформацію:

• терміни обробки операцій на етапах процесів продажів;
• вузькі місця процесів (кількість програшів і втрачений потенціал на етапах); імовірнісний прогноз надходження грошових коштів; графічне (у вигляді діаграми “воронка продажів”) подання стану процесів продажів;
• докладний стан процесів: кількість угод (в роботі, виграних і програних) і потенціал по етапах процесів продажів;
• відхилення від середніх значень по менеджерам, партнерам та видам угод.

На підставі статистики угод можна оцінити ймовірність їх успішного здійснення. Таким чином, система автоматизує і підтримує не тільки стадію продажу, а й підготовку продажів.

Система дозволяє аналізувати ступень задоволення первинного попиту клієнтів. Всі ці можливості дозволяють вдосконалити роботу відділу продажів.

Комерційні пропозиції

Комерційні пропозиції дозволяють фіксувати історію переговорів з клієнтом по визначенню складу і умов продажів.

• Менеджер формує комерційну пропозицію. Комерційна пропозиція може бути сформована в форматах .doc (Microsoft Word) , .odt (OpenOffice) , *.mxl.
• Далі менеджер відсилає комерційну пропозицію клієнту.
• Клієнт надсилає відповідь, яка фіксується як комерційна пропозиція, що введена на підставі вихідної комерційної пропозиції.
• За результатами узгодження менеджер відзначає ті позиції, за якими з клієнтом узгоджені умови.

Після того, як комерційну пропозицію погоджено і договір укладено, виконання поставок виконується в рамках замовлень.

Управління замовленнями клієнтів

У прикладному рішенні замовлення є “центром управління” усіма подальшими діями його виконання.

Управління процесом виконання замовлення здійснюється через відповідні статуси і стани документа. Стан замовлення розраховується автоматично і буде сповіщати про поточний стан справ на замовлення.

У будь-який момент менеджер може отримати детальну інформацію про стан замовлення: яким чином має бути оплачене замовлення клієнта відповідно із зазначеними у ньому етапами оплати, станом оплати за замовленням та відвантаження за замовленням. Для підвищення зручності забезпечено візуальне відображення стану забезпечення замовлень.

Програма автоматично контролює відповідність замовлень умовам торговельних угод, не дозволяючи відхилятися від них користувачам, які не мають відповідних прав. Для узгодження відхилень від умов угоди може використовуватися бізнес-процес узгодження замовлення. При цьому система автоматично направить уповноваженим користувачам задачі на узгодження замовлення і затвердить його при наявності позитивного рішення відповідальних за узгодження осіб.

Можливо включити відокремлений облік собівартості для будь-якого замовлення. Цей режим обліку дозволяє точно визначити рентабельність замовлення.

Рішення надає можливість вказати графік оплати за замовленням (як в частині авансових платежів, так і в частині платежів з погашення дебіторської заборгованості).

Це дозволяє планувати надходження виручки за днями, контролювати дотримання клієнтом обумовлених термінів оплати, виділяти прострочену дебіторську заборгованість. Прострочена заборгованість може бути проаналізована в розрізі тих етапів оплати, які зареєстровані в замовленні клієнта. Програма дозволяє автоматично забороняти відвантаження клієнтам з терміном заборгованості більше встановленого ліміту. При оформленні відвантаження без замовлення також передбачено зазначення дати оплати, якщо оформляється відвантаження в кредит.

Крім планування коштів і контролю дебіторської заборгованості, інформація про дотримання графіка оплат враховується при обробці замовлення клієнта. Товари під замовлення будуть закуповуватися тільки при отриманні оплати за етапом “Аванс”, для початку відвантаження товарів на замовлення, крім оплати авансу, повинна надійти оплата за етапом “Передоплата”.

Інформація за тими замовленнями, за якими може бути виконане відвантаження товарів, автоматично формується у вигляді списку розпоряджень на відвантаження. При цьому враховується дата відвантаження, зазначена в замовленні.

Контроль виконання розпоряджень ведеться з точністю до окремих позицій замовлення. Система запобігає “перевиконання” розпорядження, щоб відвантажена кількість не перевищувала замовлення.

Ведеться облік планової та фактичної заборгованості в розрізі замовлень, термінів оплати і документів розрахунків.

Для продажів у партнерську мережу передбачена оптимізація роботи з групами партнерів за однаковими правилами продажів. З метою максимально швидкої обробки потреб партнерів з дотриманням корпоративних правил обслуговування може бути використаний такий короткий бізнес-процес обробки замовлення, наскільки це необхідно.

Самообслуговування клієнтів

У програмі передбачена можливість самостійної реєстрації замовлень клієнтами через Інтернет. Клієнту надається доступ до інформаційної бази і вказується пароль входу.

Працюючи в системі самообслуговування, клієнт може виконати наступні дії:

• Подивитися загальну інформацію за своїм замовленням.
• Оформити нове замовлення, вказати спосіб доставки. При підборі в замовлення, клієнт може переглянути картку товару з коротким описом і фотографією товару.
• Подивитися стан замовлень.
• Проконтролювати стан взаєморозрахунків, уточнити свої дані;
• Зареєструвати скаргу або претензію, бачити стан її обробки;
• Зареєструвати заявку на повернення;
• Оформити звіт про продажі, якщо клієнт є комісіонером;
• Оформити акт розбіжностей під час приймання товарів;
• Зареєструвати плани по закупкам товарів.
• Отримувати автоматичні повідомлення за результатами подій в інформаційній базі або на основі аналізу даних.

Інформація, яка введена зовнішнім користувачем, автоматично з’являється в інформаційній базі. Замовлення, що оформлені зовнішнім користувачем, обробляються, як будь-які інші замовлення.

Автоматизація продажів групи торгових компаній/холдингу

Підтримується схема роботи, при якій товар закуповується на одні організації компанії, а продається від особи інших організацій (“Інтеркампані”). При цьому відповідно до налаштованих правил автоматично підбирається організація-власник товару, що продається, оформляється перепродаж товару між організаціями в середині компанії.

Управління торговими представниками

У програмі реалізована функціональність з управління торговими представниками (торговими агентами): закріплення клієнтів за агентами, призначення графіка відвідування, планування відвідувань клієнтів, формування детальних завдань зі збору замовлень і рішенням інших довільних питань. За результатами відпрацьованих завдань в інформаційній базі можуть бути автоматично створені замовлення клієнтів. Також фіксується інформація про витрати торгового представника (авансові звіти) і зібрана інформація про клієнтів.

Передбачена також можливість самостійної роботи торгових представників без оформлення попередніх завдань: Торговим представникам передається інформація про товари і клієнтів. Після роботи з клієнтами торговий представник фіксує оформлення замовлення, уточнює відомості про клієнтів або вводить дані про нових клієнтів, фіксує дані про витрати.

Аналіз діяльності торгових представників проводиться за допомогою різних звітів: можна порівняти діяльність торговельних представників з точки зору ефективності їх роботи, а також провести план-фактний аналіз діяльності торгових представників.

Програма дозволяє автоматизувати управління продажами через власну мережу магазинів. При цьому є можливість:

• Формування асортименту товарів відповідно до форматів магазинів (супермаркет, магазин біля будинку, бутик і т.д.).
• Установка кількісних обмежень (квот) для категорій товарів в магазинах різних форматів.
• Визначення складу товарної категорії – які саме товари будуть представляти кожну категорію в кожному форматі.
• Визначення ролі товару в асортименті, стадії асортименту і призначення виду цін для товарів асортименту.
• Проведення аналізу по контролю і станом асортименту.

В залежності від формату магазинів застосовуються різні схеми автоматизації.

Інтеграція із спеціалізованим рішенням, встановленим в магазинах

Для управління продажами в роздрібній мережі рекомендується використовувати продукт у зв’язці з “BAS Роздрібна торгівля“, яка використовується для автоматизації роздрібної торгівлі.

Така схема забезпечує:

• В офісі – максимальні можливості управління складами, управління взаємовідносинами з постачальниками, планування і аналіз продажів в різних розрізах, організації акцій підвищення лояльності покупців.
• У магазині – автономну роботу, не залежну від надійності каналу зв’язку з офісом, зручне, функціональне робоче місце касира.

У магазинах може використовуватися також ПО сторонніх виробників.

Продажі в магазині, автоматизованим за допомогою “BAS Управління торгівлею”

Роздрібні операції можуть також виконуватися і безпосередньо в “BAS Управління торгівлею”. При цьому можна використовувати різне торгове обладнання та реєстратори розрахункових операцій (РРО): фіскальні Реєстратори, сканери штрих-кодів, електронні ваги, термінали збору даних тощо.

При оформленні роздрібних продажів касир використовує спеціалізоване робоче місце, яке дозволяє виконувати послідовно всі операції при продажі товарів в торговому залі:

• відкриття касової зміни;
• оформлення чека;
• прийом оплати від покупця;
• закриття касової зміни;
• передача роздрібної виручки в касу підприємства.

Оплата чека може виконуватися як готівкою, так і з використанням платіжних карт.

У процесі оперативної роботи передбачена можливість оформлення повернень протягом касової зміни.

Після закриття касової зміни формується документ “Звіт про роздрібні продажі”. Інформація про всі пробиті чеки після закриття касової зміни зберігається в інформаційній базі у вигляді архівних чеків. Після  закриття касової зміни, на підставі архівних чеків, можна оформити операцію повернення товарів роздрібному покупцю.

Програма дозволяє не тільки проводити оплату платіжними картами (еквайрингові операції), але і відстежувати процес перерахування грошових коштів з банку. Автоматизовано процес завантаження даних про еквайрингові операції, реалізовані звіти для контролю проходження еквайрингових платежів.

Продажі з використанням платіжних карток можуть проводитися також і в оптовій торгівлі.

Продажі в неавтоматизованих (віддалених) точках

Програма автоматизує роботу з віддаленими торговими точками, в яких не забезпечений доступ до інформаційної бази. Як приклад можна привести невеликі магазини, ларьки і т.д.

У торговій точці реєстратори розрахункових операцій (РРО) використовуються тільки для реєстрації грошових сум, отриманих від покупців, що досить для дотримання поточних правил використання РРО в Україні. При цьому передбачається, що в момент здійснення продажу, цей продаж не реєструється в програмі.

За завершенням періоду торгова точка передає в касу торгового підприємства грошові кошти, отримані при продажу товарів покупцеві.

Якщо в торговельній точці ведеться детальний облік продажу товарів, то торгівельна точка також повідомляє про кількість проданих товарів. Ця інформація реєструється за допомогою документа “Звіт про роздрібні продажі”.

У тому випадку, якщо в точці не ведеться детальний щоденний облік проданих товарів, торгівельна точка проводить інвентаризацію і отримує дані про поточні залишки товарів.
Відхилення, що виявлені інвентаризацією, будуть означати обсяги продажів за період часу після попередньої інвентаризації.

Нестачі і надлишки товарів, що виявлені інвентаризацією і не пов’язані з продажами в неавтоматизованій торговій точці, можна зареєструвати в інформаційній базі відповідно документами “Списання нестач товарів” і “Оприбуткування надлишків товарів”. Ці документи можуть бути сформовані в рамках проведення інвентаризаційної кампанії.

У будь-який момент програма дозволяє проконтролювати правильність здачі роздрібної виручки і порівняти обсяг роздрібної виручки з отриманою від точки інформацією про продажі товарів.

За допомогою різних звітів можна проводити порівняльний аналіз роздрібних продажів товарів у різних торгівельних точках, аналізувати оптимальний запас товарів в них. У роздрібній торгівлі можна використовувати всі ті методи управління запасами для розрахунку оптимального запасу товарів, які застосовуються і при оптових продажах.

Ключовими цілями процесу управління запасами є:

• наявність запасів на складі в необхідній кількості,
• досягнення бажаного рівня обслуговування клієнтів;
• зниження потреби в оборотних коштах;
• поліпшення показників оборотності товарів;
• зниження витрат підприємства на закупівлю і зберігання товарів,
• усунення надлишкових запасів.

Для повного досягнення вищевказаних цілей прикладне рішення дозволяє підтримувати запаси на складі, забезпечувати кількість товарів за поточними замовленнями на відвантаження і забезпечувати потреби за планами закупівель.

Спрощене підтримання запасів на складі

Спрощене підтримання запасів на складі пов’язане з виконанням завдань:

• контроль поточного залишку товарів на складі,
• визначення максимального і мінімального запасів,
• розрахунок середньоденного споживання товарів,
• визначення постачальника і умови роботи з ним,
• формування замовлень постачальникам на ту кількість товарів, яка необхідна для підтримки запасу.

Спрощене підтримання запасів на складі здійснюється відповідно до параметрів:

• Мінімальний залишок – бажана кількість товарів, яка визначається терміном поставки,
• Максимальний залишок – бажана кількість товарів, що визначає рівень запасів і частоту завезення.

Мінімальний і максимальний залишки можна задати вручну або розрахувати автоматично на підставі середньоденного споживання товарів.

Підтримувати запаси на складі при спрощеному варіанті можна шляхом формування замовлень постачальникам. Максимальний і мінімальний залишки, а також фактичні залишки товарів на складах, враховуються при розрахунку кількості товарів, яка рекомендується до замовлення у постачальника для підтримки запасу.

Кількість товарів, яку необхідно замовити у постачальника, розраховується для всіх товарів. При цьому системою видаються рекомендації до замовлення у постачальника тільки до тих товарів, рівень запасів яких на складі менше або дорівнює мінімального залишку (прапорець До замовлення).

Якщо залишок товару на складі менше або дорівнює мінімальному залишку, то буде запропоновано замовити товар для доведення залишку товару до рівня максимального залишку. При цьому розрахована величина замовлення зменшується на ту кількість товарів, яку було замовлено раніше.

Розширене підтримання запасів на складі

Розширене підтримання запасів на складі пов’язане з виконанням завдань:

• контроль поточного залишку товарів на складі;
• визначення максимального і мінімального запасів,
• визначення способу і методу забезпечення потреб;
• вибір джерела забезпечення потреб;
• розрахунок середньоденного споживання товарів;
• визначення постачальника і умови роботи з ним,
• формування термінів та графіків поставки товарів (дата поставки, дата відвантаження);
• формування різних замовлень (замовлення постачальника, замовлення на збирання, замовлення на переміщення).

При розширеному варіанті підтримання запасів на складі здійснюється відповідно до параметрів забезпечення потреб:

• способи забезпечення потреб;
• методи забезпечення потреб;
• параметри підтримання запасу відповідності з методами забезпечення потреб;
• терміни і графіки поставок.

Для підтримання запасів на складі при розширеному варіанті забезпечувати потреби можна наступними способами:

• Купівля у постачальника;
• Переміщення з одного складу на інший;
• Збирання/Розбирання.

Для визначення способів забезпечення потреб призначений інструмент прикладного рішення – Способи забезпечення потреб, використання якого дає підстави визначити правило формування замовлень. З урахуванням правила формування замовлень автоматично розраховуються дати поставки і дати відвантаження.

Використання методів забезпечення потреб з метою підтримки запасів на складі дозволяє вирішити основне завдання – формувати потреби в замовленні товару в той момент, коли залишок товару на складі менше або дорівнює мінімальному залишку. При зниженні запасу товарів до мінімальної кількості система буде рекомендувати до замовлення кількість, рівну максимальному запасу.

Для підтримки запасів на рівні незнижуваного залишку товарів на складі доступні різні методи забезпечення потреб і відповідні їм параметри підтримки запасів.

Підтримання запасу (min-max) – дозволяє підтримувати рівень запасу відповідно до бажаного мінімальним або максимальним запасом. Інформація про мінімальний і максимальний запас вказується вручну. Мінімальний залишок вказується на термін покупки, а максимальний – на період, що забезпечується.

Підтримання запасу (розрахунок за нормою) – дозволяє підтримувати запаси на складі відповідно до норми денного споживання товарів. Інформація про середньоденне споживання товарів враховується при розрахунку мінімального і максимального запасів.

Підтримання запасу (розрахунок за статистикою) – дозволяє підтримувати запаси на складі відповідно до статистики продажів. Дані за статистикою продажів враховуються при розрахунку середньоденного споживання товарів, максимального і мінімального запасів.

Максимальний і мінімальний залишки, а також фактичні залишки товарів на складах, враховуються при розрахунку кількості товарів, яка рекомендується системою до замовлення для підтримки запасу.

Кількість товарів, яку необхідно замовити для підтримання запасу на складі, розраховується для всіх товарів. При цьому системою видаються рекомендації до замовлення тільки до тих товарів, рівень запасів яких на складі менше або дорівнює мінімальному залишку (прапорець До замовлення в робочому місці Формування замовлень за потребами).

Забезпечення поточних замовлень на відвантаження

Для забезпечення поточних замовлень на відвантаження передбачені наступні можливості:

• визначення способу забезпечення потреб,
• коригування графіків поставки,
• контроль кількості товарів, необхідного для забезпечення потреб,
• визначення джерела забезпечення потреб,
• контроль кількості товарів, яке вже забезпечено на замовлення на відвантаження,
• вибір режиму забезпечення замовлень на відвантаження,
• формування різних замовлень.

Поточні замовлення можна забезпечувати відповідно до параметрів забезпечення потреб:

• метод забезпечення Замовлення під замовлення – дозволяє забезпечити тільки кількість, яка необхідна для закриття потреби за поточними замовленнями на відвантаження,
• спосіб забезпечення потреб – дозволяє забезпечити потреби на замовлення різними способами (купівля у постачальника, переміщення з одного складу на інший, виробництво силами переробника, збирання).

Забезпечення замовлень на відвантаження може здійснюватися в наступних режимах:

• за рахунок запасів – при розрахунку кількості товарів, яка необхідна для забезпечення замовлень на відвантаження, враховуються поточні залишки товарів на складі і всі очікувані надходження товарів (наприклад, очікувані надходження товарів для підтримання запасу).
• незалежно від підтримання запасів – при розрахунку кількості товарів, яка необхідна для забезпечення запасів, не враховуються поточні залишки товарів на складі і очікувані надходження товарів.

Забезпечення потреб за плановими закупівлями

За наявності особливих вимог до термінів забезпечення потреб (наприклад, тривалий термін поставки) застосовується об’ємно-календарне планування. Об’ємно-календарне планування – передбачає забезпечення потреб шляхом формування замовлень постачальникам на підставі попередньо сформованих планів закупівель.

Для забезпечення потреб за планами закупівель передбачене робоче місце Формування замовлень постачальникам за планами, використання якого дозволяє:

• проаналізувати потреби за планами закупівель та уточнити кількість товарів, необхідну до замовлення у постачальника;
• визначити склад і обсяг замовлення постачальнику;
• визначити постачальника, умови роботи з ним (угоду з постачальником) і склад, який потрібно забезпечити;
• сформувати замовлення постачальникам на ту кількість товарів, яка необхідна для забезпечення планів по закупкам.

Для управління закупівлями передбачені різні можливості:

• підбір постачальників товарів;
• різні умови закупівель;
• підтримка різних схем прийому товарів від постачальника;
• різні варіанти формування замовлень постачальникам і контроль їх виконання;
• корегування й закриття замовлень постачальникам;
• моніторинг цін постачальників;
• оформлення поставки товарів;
• складання графіків поставок і графіків платежів;
• коригування надходжень і повернення постачальникам.

Реєстрація інформації по постачальникам

Реєстрація отриманих від постачальника первинних документів (прибуткова накладна, прайс-листи і т.д.) в більшості випадків вимагає зазначення номенклатури. Можлива ситуація, коли найменування товарів в документах постачальника не збігається з найменуванням цих же товарів, зареєстрованих в інформаційній базі. Для вирішення цієї ситуації передбачена можливість зберігання інформації про відповідність номенклатури постачальника і тієї номенклатури, яка зареєстрована в інформаційній базі.

За кожним постачальником можна зареєструвати діючі ціни (прайс-лист постачальника):

• прайс-лист постачальника реєструються в рамках угоди з постачальником,
• передбачена можливість реєструвати ціни у відповідності з різними умовами.

Ціни постачальника будуть зареєстровані тільки за тими позиціями, які зіставлені з номенклатурними позиціями інформаційної бази.

Завантажити ціни постачальника можна з опублікованого на сайті прайс-листа постачальника, використовуючи зовнішню обробку.

Також можна реєструвати ціни конкурентів.

Умови закупівель

Для реєстрації умов закупівель передбачений елемент прикладного рішення – Угода про умови закупівель, використання якого дозволяє:

• вказати постачальника;
• визначити умови оплати (порядок оплати, етапи оплати, використання договорів);
• вказати термін поставки товарів – використовується для розрахунку передбачуваної дати поставки;
• задати варіант приймання товарів (виписка фінансових документів і реєстрація приймання товарів на склад розділені);
• вказати склад поставки товарів від постачальника та ін.

В рамках угоди з постачальником може бути оформлений договір з постачальником. При цьому договір з постачальником формується на підставі даних угоди.

Варіанти приймання товарів від постачальників

Операція прийому товарів від постачальника може бути оформлена різними способами:

• оформлення разових поставок без оформлення угоди з постачальником і без контролю термінів поставки. Фактичний прийом товарів від постачальника здійснюється на підставі даних накладної;
• оформлення поставок за декількома документами. Накладна оформлюється за результатом фактичного прийому товарів від постачальника. Фактичний прийом товарів на склад здійснюється відповідно до угоди постачальника, якщо за ним оформлені замовлення або прибуткові накладні;
• оформлення поставок на регулярній основі відповідно до цін і умов поставки, які визначаються в угоді з постачальником і можуть бути уточнені в замовленні постачальнику. Фактичний прийом товарів на склад здійснюється відповідно до угоди постачальника. Документи поставки (замовлення, накладна) можуть бути оформлені після фактичного прийому товарів на склад.

Оформлення замовлень постачальникам

Для відображення попередньої домовленості про умови та строки поставки товарів, які купуються у постачальника, порядок і строки оплати передбачено використання замовлень постачальникам. Замовлення постачальнику – інструмент, що дозволяє організувати процес закупівель і контролювати як виконання товарних зобов’язань постачальника, так і власних фінансових зобов’язань.

Замовлення постачальникам можуть формуватися автоматично на підставі розрахунку потреб в забезпеченні товарами відповідно до параметрів забезпечення (терміном поставок товарів від постачальника, середньоденного споживання і т.д.).

Також замовлення постачальнику може бути введено на підставі раніше оформлених замовлень покупців, угоди з клієнтом. При оформленні замовлення в рамках угоди автоматично заповнюються основні умови закупівель (валюта, вид ціни постачальника, параметри оплати, використання договорів і т.д.).

Контроль оплати товарів за замовленнями постачальників проводиться відповідно до дати оплати, зазначеної в замовленні постачальнику. У замовленні можна вказати бажану дату надходження товарів. На основі аналізу передбачуваних дат поставки товарів можна скласти графік поставок товарів.

Контроль виконання зобов’язань постачальником здійснюється за допомогою статусів і станів документа. Статуси для документа присвоюються вручну.

Стан – інформація про замовлення, яка розраховується автоматично, виходячи з наявних в інформаційній базі даних (статус, оплата, наявність на складі і т.д.).

Оформлення поставок товарів від постачальника

При оформленні поставок товарів від постачальника можна відображати різні операції:

• Закупівля товарів у постачальника;
• Закупівля товарів через підзвітну особу;
• Прийом товарів на комісію;
• Закупівля імпортних товарів.

Операції надходження товарів від постачальника реєструються документом Надходження товарів і послуг.

Поставка товарів може бути оформлена в рамках замовлення постачальнику, декількох замовленнях постачальникам, угоди або як окрема поставка товарів.

Зареєструвати надходження товарів на склад можна за однією накладною відразу на кілька складів. Для цих цілей в табличній частині документів закупівлі доступна можливість вибору складів.

Оплата на поставку товарів може здійснюватися в рамках договору, конкретного замовлення постачальнику, за конкретним документом надходження:

• передбачена можливість заліку авансу, перерахованого постачальнику;
• оплату можна переносити з одного замовлення постачальнику на інший.

Якщо на складі використовується ордерна схема, товари, що надійшли, оприбутковуються на склад тільки після оформлення прибуткового ордера на товари.

Існує можливість в момент надходження товарів зафіксувати розбіжності між фактично прийнятим товаром і товаром, зафіксованим в первинних супровідних документах.

Після фіксації розбіжностей, недостачі, що виникли, можна віднести на взаєморозрахунки зі сторонньою організацією або на інші витрати. Надлишки товарів, що утворилися, можна віднести на інші доходи.

У програмі реалізовано детальний оперативний облік товарів на складах, забезпечується повний контроль запасів товарів для підприємства.

Прикладне рішення дозволяє:

• управляти залишками товарів в різних одиницях виміру на безлічі складів;
• вести окремий облік власних товарів, товарів, прийнятих і переданих на реалізацію;
• деталізувати розташування товару на складі за місцями зберігання, дозволяє оптимізувати збирання товарів на складі;
• враховувати серії товарів (серійні номери, терміни придатності і т.п.);
• задавати довільні характеристики товарів (колір, розмір, інші);
• враховувати податковий код (код УКТЗЕД, КВЕД, ознаку імпортного товару) і номер ВМД;
• оформляти операції збирання/розбирання товарів; резервувати товари.

Організація складського господарства може бути різною, структура може бути як простою, так і досить ієрархічно складною. Склади або місця зберігання можуть бути як на території підприємства, так і розташовані віддалено.

Відомості про складські запаси можуть вводитися в інформаційну систему з високим ступенем деталізації: до рівня характеристик товарів (колір, розмір, габарити …), до рівня серійних номерів і строків придатності товарів.

Для прискорення процесів надходження, відвантаження і інвентаризації товарів на складах можна використовувати різні види торгового обладнання: сканери штрих-кодів, термінали збору даних.

У програмі реалізована схема ордерного складського обліку. Вона може незалежно включатися для операцій відвантаження і надходження. Складські ордера виписуються на підставі документів-розпоряджень, в якості яких можуть виступати замовлення або накладні. Ведеться облік отриманих, але невиконаних приписів. Технологія роботи складу може будуватися цілком “від електронних розпоряджень”.

У програмі реалізоване адресне зберігання товарів, тобто: ведення залишків товарів в розрізі місць зберігання (комірок, полиць, стелажів), і упаковок товарів.
При цьому можливе як довідкове розміщення за комірками, коли вказується тільки, в яких комірках товар в принципі може перебувати, так і контроль залишків за комірками, коли ведеться точний облік за кількістю товару в кожній комірці.

При використанні контролю залишків в складських комірках: система дозволяє управляти розкладкою товарів за місцями зберігання при надходженні, складанні з місць зберігання при відвантаженні, переміщенні і разупаковці товарів. Алгоритми, закладені в систему, автоматично підбирають оптимальні місця зберігання при розміщенні товарів. Для товарів, які зберігаються і відвантажуються в упаковках різного розміру, – можливе автоматичне формування завдань на разупаковку при дефіциті упаковок меншого розміру.

У будь-який момент можна проконтролювати процес збирання товарів на складі відповідно до виданих “електронних” розпорядженнь або процес розміщення товару, що надійшов.
Реалізований багатокроковий процес інвентаризації товарів, який включає формування розпоряджень на інвентаризацію, видачу розпоряджень на перерахування залишків в місцях зберігання, роздільне відображення надлишків і недостач в оперативному і фінансовому обліку.

Надходження товарів

Для відображення операцій надходження може використовуватися як спрощена схема документообігу, так і докладний облік з використанням ордерної схеми і адресного складу.

Процес надходження товарів на адресний склад можна представити у вигляді такої схеми:

• Прийом товарів оформляється на підставі раніше оформлених розпоряджень: замовлення постачальнику, надходження товарів, повернення від клієнта. В якості розпорядження може також використовувати угоду з клієнтом.
• Оформляються прибуткові ордери, і товар надходить до зони приймання.
• У зоні приймання здійснюється перевірка прийнятого товару відповідно до розпорядження.
• За прибутковими ордерами формуються і роздруковуються завдання на розміщення.
• Товар розміщується на складі в потрібних коморах.

Для підвищення ефективності роботи в програмі передбачено робоче місце з приймання товарів.

Відвантаження товарів зі складу

Розпорядженнями на відвантаження є документи реалізації. За ними автоматично формуються видаткові ордери. Якщо склад розділений на приміщення, то автоматично формуються видаткові ордери за кожним приміщенням, в залежності від наявності товарів в приміщенні. За видатковими ордерами автоматично формуються завдання на відбір товарів. При необхідності можуть формуватися завдання на перепакування товарів. Товари переміщуються в зону відвантаження.

Дані в видатковому ордері автоматично коригуються відповідно фактично зібраним товарам. Перевіряється правильність складу відібраних товарів за розпорядженням. Товари відвантажуються клієнту.

Для підвищення ефективності роботи зі збирання товарів передбачено робоче місце комірника за відвантаженням товарів.

Інвентаризація товарів

На практиці процес інвентаризації на складі є тривалим, тому він оформляється в програмі в рамках наказу на інвентаризацію.

У програмі передбачена можливість перераховувати товар в комірках без зупинки продажів. Комірки складу на момент перерахунку блокуються. Після перерахунку товарів реєструються надлишки, нестачі товарів. На підставі цих даних аналізується можливість заліку пересортиці товарів.

Інший рух товарів

У програмі передбачена обробка, яка дозволяє розподілити надлишки і недостачі за організаціями з урахуванням залишків конкретних організацій і сформувати документи списання та оприбуткування.

У програмі реалізована функціональність з оформлення та виконання переміщень між складами, відпуск товарів на внутрішні потреби, операції збирання/розбирання.
Дані про планові внутрішні переміщення використовуються при розрахунку необхідних запасів товарів.

Серійний облік товарів

Програма дозволяє враховувати товари в розрізі серій і термінів придатності. Серії та терміни придатності є розрізом (аналітикою) складського обліку, можуть зазначатися при надходженні і відвантаженні товару. Товари з серіями та термінами придатності можуть брати участь у внутрішньому товарообороті організації.

Для кожного виду номенклатури можна налаштувати свою політику обліку серій товарів.

Для продуктів можна вести облік за термінами зберігання товарів. Наприклад, при надходженні товарів виду “Продукти” вказується термін зберігання. При відвантаженні товарів з різними термінами придатності списуються автоматично товари відповідно з встановленою політикою обліку серій за принципом FEFO. Програма буде пропонувати списувати в першу чергу товари, в яких скоро закінчуються терміни придатності (first expire first out).

Інформацію про товари з терміном придатності можна подивитися у відповідному звіті.

Програма дозволяє організувати облік залишків серій товарів. Серією для різних товарів можуть виступати різні сутності: бобіни кабелю, рулони тканини, лінолеуму, виробничі партії фарби, серії мікросхем і т. п. Наприклад, при надходженні кабельної продукції вказуються серійні номери бобін, на яких намотаний кабель, і кількість кабелю в метрах для кожної бобіни. При оформленні відвантаження менеджер, залежно від того, скільки метрів кабелю необхідно клієнту, визначає номери тих бобін, які можна відвантажити клієнтові.

Також передбачено облік по конкретних серійним номерам товарів. Можна вказати серійні номери при відвантаженні товарів клієнту.

За допомогою звіту “Рух серій товарів” можна отримати інформацію про те, в який момент була зареєстрована серія (серійний номер, серія, термін придатності і т. д.) для конкретного товару, і коли було зроблене відвантаження даної серії (товару з серійним номером , певним терміном придатності, номером бобіни кабелю).

Мобільне робоче місце працівника складу

Комірники можуть працювати з програмою мобільно, за допомогою спеціалізованого терміналу збору даних та програмного модуля “Мобільне робоче місце комірника”. Реалізована підтримка двох основних розмірів екранів терміналів збору даних: 320х240, 240х320, і 320х320.

Мобільне робоче місце працівника складу може використовуватися на складі (приміщенні) з адресним зберіганням товарів. Коли для працівника складу створюється завдання на відбір, розміщення товарів, перерахунок товарів – завдання з’являється у списку на екрані мобільного робочого місця.

У процесі виконання завдання програма послідовно вказує, яку дію необхідно виконати – відсканувати номер комори, відсканувати товар в коморі, відсканувати серію товару. Таким чином, забезпечується послідовне виконання всіх операцій. При цьому може бути налаштований зручний для користувача порядок сканування.

Для зручності роботи – управління пристроєм може проводитися не тільки за допомогою сенсорного екрану, але і гарячими клавішами, інформацію про які комірник весь час бачить на екрані. Також використовується кольорова індикація для наочності і прискорення роботи.

Передбачена обробка помилкових ситуацій. Наприклад, ручне введення штрих-коду при неможливості його сканування

Доставка товарів

Програма дозволяє автоматизувати процес доставки товарів клієнтам, а також процес доставки товарів при переміщенні товарів між складськими приміщеннями.

Доставка товарів може здійснюватися як власним транспортом, так і за допомогою зовнішньої транспортної компанії (перевізника). Всі завдання на перевезення формуються з урахуванням зони доставки, порядку об’їзду адрес доставки, а також з урахуванням вантажопідйомності транспортного засобу.

Планування руху грошових коштів

У програмі забезпечується можливість планування, реєстрації надходжень і виплат готівкових та безготівкових грошових коштів. Узагальнені дані про планування руху грошових коштів представляються у вигляді платіжного календаря.

Надходження коштів планується виходячи з інформації про плановану оплату замовлень клієнтів. При плануванні надходження коштів також враховуються інші надходження грошових коштів (наприклад, надання кредитів).

Витрати грошових коштів плануються на підставі попередньо оформлених і затверджених заявок на витрачання грошових коштів. При плануванні може використовуватись контроль лімітів витрат коштів. При витраті коштів може здійснюватися контроль витрати коштів відповідно до раніше оформлених заявок на витрату коштів.

Підтримується Еквайринг: програма забезпечує можливість обліку надходжень та повернень коштів, що надійшли за допомогою банківських пластикових карт різних платіжних систем.

Визначення фінансового результату

Облік собівартості ведеться в розрізі організацій, що дозволяє підвищити сумісність з бухгалтерським обліком. Є можливість обирати облікову політику обліку собівартості складських залишків в розрізі партій (документів надходження), а також списання партій при вибутті товарів за методом ФІФО. Підтримуються наступні методи розрахунку собівартості запасів:

• Середня за місяць;
• FIFO (зважена оцінка);
• FIFO (змінна оцінка).

Підтримується облік собівартості товарів в розрізі податкових призначень товарів.

Підтримується облік собівартості робіт. Роботи в програмі враховуються аналогічно товарам, але вони не зберігаються на складі, а числяться за підрозділом, який їх зробив або закупив.

Облік фінансових результатів (прибутку, збитків) ведеться паралельно по підприємству в цілому, що дозволяє визначити фінансовий результат підприємства загалом, а також в розрізі напрямків діяльності підприємства. Склад напрямків може визначатися дуже гнучко, наприклад, напрямки можуть відповідати точкам продажу (для роздрібних підприємств), асортименту (для дистриб’юторів), проектам тощо.

Підтримується опис довільних правил розподілу собівартості і виручки від продажів на напрями діяльності, що спираються на аналітику продажів.

Реєстрація та облік інших витрат здійснюють у розрізі статей витрат і об’єктів додаткової аналітики, що обумовлена статтею витрат. Налаштування додаткової аналітики може бути виконано в режимі користувача. Наприклад, додаткові витрати на закупівлю або продаж можуть ставитися на відповідне замовлення, витрати на зберігання – на склад і таке інше. Це дозволяє, з одного боку, детально аналізувати структуру витрат, з іншого боку, співвідносити витрати з виручкою за тим самим об’єктом аналітики.

Інші витрати при розподілі можуть бути включені в собівартість товарних запасів або, за налаштованими правилами, списані безпосередньо на напрями діяльності, вони можуть бути враховані як витрати минулих і майбутніх періодів.

Фінансовий результат визначається шляхом співставлення витрат з отриманими доходами. У програмі реалізований повний контур обліку фінансових результатів, який включає в себе наступні напрямки:

• Облік виручки і собівартості продажів.
• Облік інших доходів і витрат.
• Розподіл видатків на собівартість товарів.
• Розподіл доходів і витрат на напрями діяльності.
• Облік фінансових результатів.
• Аналіз доходів, витрат і фінансових результатів.

Контроль і аналіз діяльності підприємства

Звіт “Управлінський баланс” дає можливість контролю фінансового стану підприємства по статтях активів та пасивів в цілому по підприємству та з аналітикою по організаціях і підрозділах.

Прикладне рішення дозволяє налаштувати “приладову панель” керівника, виводячи на неї різноманітні показники діяльності підприємства.

Склад показників, алгоритми їх формування, форма подання можуть гнучко налаштовуватися.

Облік кредитів і депозитів

У програмі реалізований облік кредитів, депозитів і позик.

Функціонал програми дозволяє:

• зберігати умови договорів позик, кредитів і депозитів;
• вести графіки фактичних оплат і нарахувань;
• планувати рухи грошових коштів за кредитами і депозитами в платіжному календарі;
• проводити план-фактний аналіз платежів.

У рамках автоматизації регламентованого обліку, у конфігурації є кілька підсистем для обліку ПДВ, акцизного податку з роздрібного продажу та Єдиного податку.

Підсистема обліку ПДВ призначена для виписки податкових документів.

Передбачено автоматичне нарахування податкових зобов’язань і кредиту. Підтримуються наступні моменти нарахування податкових зобов’язань і кредиту:

• За 1-ою подією;
• По оплаті;
• По відвантаженню.

При виписці документів поставки товарів, робіт, послуг і інших активів в підсистемі обліку ПДВ реєструється номенклатурний склад поставки. Передбачена автоматизована виписка податкових накладних з урахуванням суми нарахованих податкових зобов’язань та номенклатурного складу поставок. Для ручного запуску автоматичного формування і перевірки виписаних податкових накладних реалізоване спеціальне робоче місце.

Контролюється відповідність номенклатурного складу документів поставки і податкових накладних. У разі виявлення розбіжностей (оформлення документа продажу за раніше отриманим авансом, зміна раніше оформленого документа продажу) в автоматизованому режимі податкові накладні можуть бути змінені, або до них можуть бути виписані Додатки 2 (Розрахунки коригування).

Можлива також ручна виписка податкових документів.

При фіксації документів надходження реєструється номенклатурний склад поставки. Передбачено спеціальне робоче місце для відповідального за реєстрацію вхідних податкових документів. При надходженні вхідного документа фіксується інформація про нього в інформаційній базі. На підставі даних поставок автоматично заповнюється основна інформація про податковий документ, включаючи його товарну частину в розрізі ставок ПДВ. Можливе автоматичне завантаження з FREDO Звіт.

Для цілей виписки податкових документів передбачено врахування товарів в розрізі кодів УКТ ЗЕД. Опціонально можливий також облік імпортних товарів в розрізі номерів ВМД.

Підсистема обліку Єдиного податку призначена для обліку доходів і витрат платника Єдиного податку.

Доходи платника Єдиного податку, а також витрати платника Єдиного податку та ПДВ нараховуються при реєстрації вхідних і вихідних платіжних документів (надходження і списання безготівкових та готівкових ГК). Доходи і витрати класифікуються за статтями, які відповідають статтям Книги доходів (Книги доходів і витрат) платника Єдиного податку.
Формуються Книга доходів, Книга доходів і витрат платника єдиного податку.

Визначається список підакцизних товарів за статтями Декларації акцизного податку. Формується звіт “Роздрібні продажі підакцизних товарів”, що містить інформацію для заповнення Декларації.

Реалізована Інтеграція з модулем електронного документообігу FREDO ДокМен, підтримується вивантаження і завантаження рахунків на оплату і накладних.

02.05.2024 р. вийшла нова редакція 3.5 «BAS Управління торгівлею», функціонал програмного продукту доповнено новими можливостями:

• Нова версія партіонного обліку 2.5, заснована на зміненій структурі даних
• Розподіл розрахунків на заборгованість і передоплату по розрахункових документах в режимі ведення взаєморозрахунків “Онлайн”
• Механізми передачі та приймання товарів на відповідальне зберігання
• Сценарій з оформлення купівель запасів “невідфактуровані поставки”:
  – оприбуткування запасів за вартістю, передбаченою договором
  – реєстрація прибуткових документів та корекція вартості запасів
• Незалежний розподіл витрат для цілей управлінського та регламентованого обліку
• Наскрізний облік за напрямами діяльності
• Змінне матеріальне планування, що забезпечує заміщення попереднього документа планування
• Нові документи планування “План залишків” і “План внутрішніх споживань”

Редакція 3.5 надається зареєстрованим користувачам програмного продукту «BAS Управління торгівлею». Перехід на редакцію 3.5 здійснюється оновленням актуальної версії редакції 3.2, при цьому накопичені облікові дані повністю зберігаються.