Управление малым бизнесом: решение «BAS Малий бізнес»

• база клиентов
• банковские и кассовые операции, клиент-банк, платежный календарь
• расчеты с контрагентами, персоналом
• учет материалов, товаров, продукции
• заказы клиентов, заказ-наряды
• планирование и учет выполнения работ и оказания услуг
• планирование и учет производственных операций
• планирование загрузки ресурсов предприятия
• торговые операции, в том числе розничные продажи
• учет персонала, расчет заработной платы
• учет затрат и расчет себестоимости
• имущество, капитал
• доходы, расходы, прибыли и убытки
• регламентированная отчетность для ФЛП
• финансовое планирование (бюджетирование) и др.

Благодаря тому, что нет разрозненности данных и вся информация  хранится в единой информационной базе, учетная система для малого бизнеса “BAS Малий Бізнес” позволяет оперативно обеспечить руководителей компании и менеджеров подразделений актуальной и достоверной информацией.

“BAS Малий бізнес” поддерживает ведение товарного ассортимента, цен и скидок предприятия, планирование продаж, а также работу с покупателями и заказчиками.

В программе автоматизированы операции с товарным ассортиментом:

• регистрация и хранение номенклатуры товаров и услуг предприятия
• регистрация, хранение различных видов цен номенклатуры, печать прайс-листа
• регистрация видов скидок и наценок
• установка и изменение цены, расчет цены по базовому виду цен, ценам номенклатуры или ценам контрагента, округление

В программе поддерживается:

• хранение способа расчета цены (базовый вид цен и процент наценки), поддержка динамических и расчетных цен
• хранение формата для вида цен номенклатуры, используемой при выводе цены в прайс-лист
• хранение информации о пользователе, изменил цену номенклатуры

Планы продаж могут формироваться в натуральном и стоимостном выражении и составляться по предприятию в целом или по отдельным подразделениям.

Для анализа эффективности продаж формируется план-фактный анализ продаж по отдельным подразделениям, номенклатурным группам и товарам.

Подготовка продаж и работа с клиентами в “BAS Малий бізнес” осуществляются операциями:

• регистрация и хранение контактной информации клиентов
• регистрация договоров с покупателями
• регистрация и хранение списка контактных лиц контрагентов и их контактной информации
• регистрация событий при взаимодействии с покупателями и заказчиками – входящие и исходящие звонки, письма, встречи и т.д.
• регистрация заказов покупателей (заказ фактически является спецификацией к договору, в котором отражены виды товаров, работ, сроки поставки / выполнения, а также стоимость)
• регистрация заказов-нарядов (заказ-наряд является одновременно документом планирования выполнения работ и оказания услуг, а также фактическим документом, подтверждающим факт выполнения работ, оказания услуг, продажи товаров, учета материальных и трудовых затрат)
• объединение заказов покупателей в проекты
• формирование графика отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг
• обеспечение потребности в товарах, работах, услугах, которые создаются заказами покупателей путем резервирования свободных остатков товаров на складах, размещения в заказах поставщикам и/или заказах на производство
• отслеживание обеспечения заказа покупателя товарами, продукцией, работами и услугами

Документальное оформление продаж продукции, работ и услуг осуществляется товарными накладными или актами выполненных работ, а также в заказах-нарядах. На основании документов продаж формируются налоговые документы.

• Программа может использоваться в автоматизированных и неавтоматизированных розничных торговых точках
• Поддерживается ведение количественно-суммового или суммового учета
• Предусмотрено формирование необходимой отчетности
• Поддерживается формирование и печать этикеток и ценников

Службе снабжения оперативно предоставляется информация для определения и обеспечения внутренних и внешних потребностей в товарах и услугах:

• о наличии необеспеченных потребностей в товарно-материальных запасах
• работах и ​​услугах
• о фактических закупках
• об открытых заказы поставщикам и заказы на производство

Для обеспечения потребностей осуществляется резервирование товаров в свободном остатке в местах хранения, а также размещение в заказах поставщикам и в заказах на производство.

Для обеспечения процесса покупок товаров, услуг и работы с поставщиками автоматизированы операции:

• регистрация поставщиков и контактной информации
• хранение цен поставщиков и конкурентов, печать прайс-листа контрагента
• хранение вида цен, вида скидки, вида цен контрагента по договору
• хранение информации о пользователе, изменил цену номенклатуры контрагента
• регистрация и хранение списка контактных лиц контрагентов и их контактной информации
• регистрация событий при взаимодействии с поставщиками и подрядчиками – входящие и исходящие звонки, письма, встречи и т.д.
• оформление заказов поставщикам и контроль их исполнения
• формирование графиков поставок
• расчет потребностей в запасах, определение дефицита запасов, формирование рекомендаций на пополнение запасов путем формирования заказов на производство или заказов поставщикам

Поступление товарно-материальных запасов на предприятие может отражаться по различным схемам:

• поступление за плату от контрагента
• приобретение подотчетным лицом
• прием на реализацию от комиссионера
• получение давальческого сырья и материалов в переработку

Поддерживается функция регистрации поступления дополнительных расходов на приобретение товарно-материальных запасов.

Для ведения учета запасов предприятия на множестве складов предусмотрены следующие возможности:

• раздельный учет запасов собственных товаров, материалов, продукции, а также товаров, принятых и переданных на комиссию, и материалов, принятых и переданных в переработку
• учет произвольных характеристик номенклатуры (цвет, размер и т.д.), а также партий запасов
• учет в разрезе ячеек мест хранения (зоны, стеллажи, полки и т.д.)
• перемещение запасов (между местами хранения, выдача в эксплуатацию и возвращение из эксплуатации, списание на внутренние нужды)
• резервирование запасов (учет запасов и затрат в разрезе заказов покупателей)
• использование ордерной схемы учета запасов (приходные складские ордера, расходные складские ордера)
• печать этикеток и ценников

Поддерживаются функции инвентаризации запасов и отражения результатов инвентаризации – оприходования и списания запасов.

“BAS Малий бізнес” поддерживает управление процессами производства продукции, выполнения работ, оказания услуг.

Управление данными о составе и технологии выполненных работ и изготовленной продукции осуществляется с помощью спецификаций.

План-график производства продукции формируется заказами на производство; план-график выполнения работ, оказания услуг – заказами на производство и заказ-нарядами.

Планирование загрузки ресурсов предприятия осуществляется заказами на производство и заказами-нарядами.

Заказы на производство, которые регистрируются, имеют следующие особенности:

• могут быть источниками обеспечения потребностей по заказам покупателей
• по заказам на производство рассчитывается потребность в материалах и комплектующих
• в открытых заказах на производство могут быть размещены потребности, образованные новыми заказами покупателей

Конфигурация позволяет регистрировать факт изготовления продукции. Выпуск может быть оформлен как в производственном подразделении, так и на складе (например, фасовка, сборка комплектов). Продукция числится за структурной единицей, которая изготовила ее, и может быть перемещена в другую структурную единицу – например, на склад для последующей продажи или в следующий цех по технологическому маршруту.

Факт выполнения работы (оказания услуги) и сдача ее заказчику отражаются актом выполненных работ, а также непосредственно в заказах-нарядах.

Для планирования работ сотрудников служат две функции:

• сдельные наряды – используются для выдачи заданий на выполнение технологических операций производственного цикла исполнителям со сдельной оплатой труда; наряды могут быть индивидуальными и бригадными
• задания на работу – используются для планирования загрузки сотрудников в рамках внутренних или внешних проектов

Предполагается регистрация фактических сведений о выполнении работ по нарядам и задачам. Эта информация может быть использована в дальнейшем для расчета заработной платы, а также для оценки эффективности работы и проведения план-фактного анализа работы персонала.

Для учета затрат предприятия и расчета фактической себестоимости поддерживаются следующие функции:

• учет фактических расходов ведется в необходимых разрезах в стоимостном и натуральном измерении
• распределение материальных и нематериальных затрат, понесенных на выпуск, – может быть сделано как за указанный период, так и на основании конкретного документа выпуска
• регламентный расчет фактической себестоимости выпуска при закрытии периода
• отчет о себестоимости выпущенной продукции и выполненных работ

Реализован простой механизм выполнения работ и оказания услуг с использованием заказов-нарядов (документов, сочетающих в себе функции заказа покупателя, счета на оплату, акта выполненных работ и расходной накладной для сферы сервисных услуг).

Программа позволяет вести учет денежных средств, а также формировать оперативный платежный календарь.

Управление денежными средствами включает:

• учет движения денежных средств в кассе и на банковских счетах
• оформление первичных документов банка и кассы
• расчеты с подотчетными лицами
• формирование платежного календаря
• интеграция с системой “клиент-банк”

Управление малым бизнесом станет намного эффективнее  благодаря использованию инструментов автоматизации, которые содержит система “BAS Малий Бізнес”, для  кадрового учета персонала, включая сотрудников, работающих по совместительству, учета рабочего времени (табель) и расчета заработной платы сотрудников предприятия.

Кадровый учет включает следующие функции:

• оформление приема на работу
• кадровое перемещение
• увольнения персонала

Возможности по расчету заработной платы:

• расчет заработной платы, налогов (НДФЛ) и взносов (ЕСВ) осуществляется в разрезе видов начислений и удержаний единственным документом “Начисление зарплаты”
• формирование платежных ведомостей на выплату зарплаты и аванса сотрудникам
• учет рабочего времени – используется табель учета рабочего времени, что позволяет вести учет времени как по дням, так и сводно за период

В разделе предусмотрена возможность формировать аналитические отчеты по расчетам с персоналом, начислением и удержанием сотрудников.

Программа обеспечивает ведение учета имущества (внеоборотных активов) основных средств и нематериальных активов организации:

• принятие к учету, изменение параметров
• расчет амортизации
• продажу и списание

В программе реализована возможность ведения управленческого учета, получения управленческого баланса, формирования и анализа финансового результата. Для этих целей в системе предусмотрен управленческий план счетов и механизм формирования управленческих проводок документов.

Благодаря наличию таких отчетов, как оборотно-сальдовая ведомость, денежные средства, доходы и расходы, прикладное решение позволяет формировать финансовую отчетность за произвольный период времени.

Для учета доходов и расходов используется метод начисления или метод начисления и кассовый метод.

Аналитический учет доходов и расходов методом начисления ведется в разрезе направлений деятельности, подразделений, заказов покупателей, статей (счетов) доходов и расходов.

По данным управленческого учета пользователь получает возможность формировать основные финансовые отчеты:

• управленческий баланс
• отчет о прибылях и убытках
• отчет о движении денежных средств

В системе существует возможность регистрации финансовых планов (бюджетов):

• прогнозный баланс
• бюджет прибылей и убытков
• бюджет движения денежных средств

Также в разделе предусмотрены средства для начисления налогов, ввода и распределения прочих расходов, вызов процедуры закрытия месяца.

Для контроля деятельности предприятия со стороны руководителя предназначен “Монитор руководителя», в котором сведены основные показатели:

• остатки денежных средств на счетах и ​​в кассах предприятия
• дебиторская задолженность – общая, просроченная
• кредиторская задолженность – общая, просроченная
• прибыли и убытки
• просроченные обязательства перед покупателями и заказчиками по отгрузке товаров и оказанию услуг
• просроченные обязательства поставщиков и подрядчиков за поставки товаров и оказания услуг

Дополнительно можно получить следующую информацию:

• общие показатели: продажи, доходы и расходы, состояние оборотных средств (денежных средств, запасов и дебиторской задолженности)
• денежные средства: остатки и движение денежных средств в разрезе статей, за период
• дебиторская задолженность: остатки и динамика за период, по срокам долга
• кредиторская задолженность: остатки и динамика за период, по срокам долга

Аналитические отчеты позволяют получать информацию во всех разрезах учета. Пользователь может самостоятельно задавать (настраивать) уровень детализации, параметры группировки и критерии отбора данных в отчетах в соответствии со спецификой решаемых задач, а также сохранять собственные настройки отчетов.

В процессе настройки осуществляется:

• регистрация информации по организациям предприятия
• регистрация структуры предприятия – подразделений, складов
• настройки параметров учета
• настройки сервисных функций
• ввод исходных данных по разделам учета

“Помощник начала работы” упрощает начало работы с системой. С его помощью пользователь, переходя от этапа к этапу, может заполнить учетные данные, ввести остатки на начало работы и выполнить основные настройки программы. Есть возможность отключения разделов учета, которые не используются на предприятии, например, учет зарплаты или производства.