Автоматизация документооборота
С ростом числа сотрудников каждая компания неизбежно сталкивается с проблемой упорядочивания процессов обработки различных документов: приказов, договоров, распоряжений, коммерческих предложений, прайсов и т.п. Автоматизация документооборота на предприятии – одна из важнейших составляющих эффективного управления в компании.
Создать единое хранилище, систематизировать, ускорить и упорядочить делопроизводство компании поможет программа «BAS Документообіг КОРП». Это новое решение ECM-класса (Enterprise Content Management) с широким набором возможностей для управления корпоративным контентом, деловыми процессами и совместной работой сотрудников.
Автоматизация документооборота на предприятии в этой системе возможна благодаря проверенным методикам и практикам, которые:
- помогут наладить процессы обработки различных документов
- обеспечить контроль выполнения задач
- регламентировать управленческую деятельность и повысить ее эффективность
Ключевые возможности программы "BAS Документообіг КОРП"
Работа с договорными документами
- Подготовка по шаблону
- Автозаполнение реквизитами
- Регистрация и согласование
- Многосторонние договоры
- Контроль возврата и передачи
- Автоматическое продление
- Анализ договорной работы
Управление документами
- Учет входящей и исходящей корреспонденции, ОРД
- Контроль исполнения
- Электронная подпись
- Потоковое сканирование и штрихкодирование
- Архивное хранение и поиск
Эффективное управление процессами
- Готовые шаблоны согласования, рассмотрения, утверждения и др.
- Простое проектирование
- Автоматический запуск
- Иерархия процессов
- Контроль сроков
- Мониторинг и аналитика
Привычный и функциональный почтовый клиент
- Автоматическая обработка почты
- Хранение истории переписки
- Привязка писем к документам
- Выполнение задач по почте
- Отзыв и перенаправление писем
- Общая адресная книга с фото
- Быстрый поиск писем
Учет и планирование рабочего времени
- Личные и общие календари
- Учет отсутствий сотрудников
- Делегирование полномочий
- Ежедневные отчеты
- Автоматический хронометраж
- Анализ трудозатрат по видам деятельности
Проектный учет и контроль исполнения
- Учет данных в разрезе проектов
- Планирование и исполнение проектных задач, отчетность
- Загрузка из MS Project
- Диаграмма Ганта
- Учет трудозатрат по проектам
- Контрольные точки проекта
Инструменты для совместной работы
- Подготовка внутренних, внешних и протокольных мероприятий
- Бронирование помещений
- Контроль исполнения пунктов протоколов
- Коллективные обсуждения и голосования на форуме
Интеграция с любыми решениями
- Обмен данными с другими типовыми конфигурациями
- Обмен данными не заметен для пользователей
Доступ с различных устройств
- Предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы
- Может выступать как внешняя библиотека файлов
- Взаимодействие с помощью веб-сервисов
Дополнительный инструмент для автоматизации работы с документами
Осуществив интеграцию системы “BAS Документообіг КОРП” с чат ботами для бизнеса, Вы получите дополнительный инструмент автоматизации внутренних служб предприятия. Делегируя часть маркетинговых и управленческих задач ботам, Вы сможете сократить временные затраты на делопроизводство и повысить эффективность Вашего бизнеса.
В частности, руководство компании сможет в удобном для него канале связи (мессенджере):
- получать мгновенные ответы на важные вопросы;
- назначать и контролировать выполнение задач сотрудников, в том числе и удаленных;
- получать необходимые отчеты в свой персональный чат в произвольный момент времени;
- согласовывать платежи и различные внутренние документы;
- оформлять накладные на отгрузку;
- и многое другое.
Узнать цену, оформить быстрый заказ
Этапы автоматизации документооборота
Автоматизация документооборота на предприятии при помощи программы “BAS Документообіг КОРП”, как и любой процесс внедрения информационных систем проходит в нескольких этапов:
◾ Подготовка проекта автоматизации документооборота
Проводится изучение организационной структуры предприятия, выявление основных потоков движения документов, создание проектной группы, распределение ролей и обязанностей в проектной группе.
◾ Определение концепций
Четко формируются технические требования к системе, создается программа действий и рекомендаций по их совершенствованию.
◾ Реализация
Осуществляются работы по установке, настройке, доработке и тестированию программы «BAS Документообіг КОРП».
◾ Подготовка к эксплуатации
Разрабатываются инструкции для пользователей, происходит обучение персонала с дальнейшей аттестацией.
◾ Эксплуатация и поддержка
Система запускается в эксплуатацию с дальнейшей поддержкой пользователей в течение срока, оговоренного на этапе подготовки. В зависимости от перечисленных факторов автоматизация документооборота на предприятии может занять от 2 недель до нескольких месяцев.
Чтобы процесс внедрения системы электронного документооборота на предприятии был успешным и привел к нужному результату, нужен достаточно высокий уровень его организации. Наша команда специалистов готова справиться с этой задачей, так как имеет значительный опыт внедрений информационных систем, в том числе систем электронного документооборота.
Обзор всех программ для автоматизации документооборота на предприятиях Украины
читайте на соответствующей странице
перейти на страницу
Автоматизация документооборота позволит Вам контролировать все информационные ресурсы компании!