Автоматизация управления холдингом

“BAS Управління холдингом” включает подсистему бюджетирования, которая позволяет:

• самостоятельно определять бизнес-пользователю перечень необходимых классификаторов, аналитик, показателей, разрабатывать бюджетные модели и комплекты отчетности различного назначения
• прогнозировать динамику показателей, используя различные варианты расчета, консолидации и распределения показателей, а также функции “скользящего планирования” и “планирования от достигнутого”, быстро формировать необходимые бюджеты. При этом можно комбинировать методологии планирования “снизу вверх” и “сверху вниз”, использовать механизмы выверки и исключения внутригрупповых операций
• обслуживать необходимые принципы выделения центров финансовой ответственности благодаря развитым функциям по управлению организационно-финансовой структурой группы
• регламентировать бюджетный процесс и распределять ответственность между его участниками, использовать для согласования бюджетов маршруты любой сложности
• автоматически уведомлять о ходе процесса согласования причастных к нему сотрудников
• сократить сроки и повысить качество планирования и оперативного анализа исполнения бюджетов за счет использования тонкого, веб-клиента и специального add-on-клиента для Microsoft Excel
• комплексно использовать однопериодную и мультипериодную форму “Экземпляр отчета” и универсальную “Сводную таблицу” в сочетании с инструментами согласования и шаблонами бюджетного процесса для выбора различными участниками бюджетного процесса наиболее удобных для них инструментов

Мультипериодная форма “Экземпляр отчета”

Она позволяет вводить, комментировать, согласовывать данные на весь горизонт планирования, удобно использовать аналитику “Период”, имеет функции динамических итогов, которые упрощают ввод данных и их моделирование, позволяет применять бланки, максимально приближенные к привычному представлению бюджетных форм.

Несмотря на то, что мультипериодная форма предназначена для ввода данных по одному ЦФО и сценарию, в ней может быть выведена сравнительная информация по произвольным ключевым измерениям, а также соответствующие отклонения.

Используя эту форму, можно актуализировать бюджеты по данным оперативного планирования и устанавливать лимиты на основании показателей бюджетирования. В шаблонах процессов подготовки отчетности реализована поддержка мультипериодных экземпляров отчетов.

Подсистема позволяет автоматизировать жизненный цикл инвестиционного проекта от инвестиционной идеи до завершения проекта. “BAS Управління холдингом” позволяет определить декомпозицию этапов проектов или программы взаимосвязанных проектов, указать ответственных, сроки и используемые ресурсы. В качестве ресурсов инвестиционных проектов могут выступать любые справочники конфигурации (например, “Сотрудники”, “Номенклатура”, “Внеоборотные активы”). Для ресурсов могут быть указаны натуральные и стоимостные параметры. Иерархическая структура этапов может быть импортирована из Microsoft Project.

Проект является глобальной аналитикой для управленческого учета. Благодаря возможности связать показатели бюджетов, отражение факта и резервирование по бюджетам движения денежных средств, доходов и расходов, движения ресурсов с этапами проектов система позволяет обоснованно и предельно точно вести бюджетирование проектов.

По данным бюджетов проектов автоматически рассчитываются их ключевые показатели эффективности (NPV, IRR, срок окупаемости, индекс прибыльности и др.).

В целях автоматизации прединвестиционной фазы прикладное решение позволяет определить критерии сравнения альтернативных проектов, провести их сравнительную экспертную оценку, включить в инвестиционную программу действительно оптимальный портфель проектов. Удобные средства визуализации (диаграмма Ганта и диаграмма последовательности) позволяют наглядно представить сводную информацию о проекте. Непосредственно в диаграмме Ганта можно провести цепочку актуализации проекта – от изменения сроков до автоматического расчета ключевых показателей эффективности проекта.

Аналитические панели позволяют наглядно актуализировать показатели проектов “на лету” благодаря совместному использованию интерактивных диаграмм Ганта, сводных таблиц и аналитических отчетов. Отчетность этой подсистемы позволяет с различных ракурсов проанализировать состояние, ход, ключевые показатели эффективности, провести план-фактный, “что, если?” или сравнительный анализ инвестиционных проектов.

Лимитирование доступно в пространстве трех бюджетов: БДР, БДДС, бюджета движения ресурсов. Лимиты определяются в бюджетах на этапе планирования и контролируются в документах “Резервирование бюджета” и “Заявка на операцию”.

Подсистема “Централизованное казначейство” прикладного решения “BAS Управління холдингом” организована в соответствии с концепцией “фабрики платежей” и обеспечивает укрупненное и детальное планирование денежных потоков, управление мгновенной и краткосрочной ликвидностью, позволяет сочетать централизованную и децентрализованную модели управления денежными средствами холдинга.

Платежный календарь с улучшенной эргономикой позволяет провести прогноз “что, если?”, сохранить, восстановить, переслать по электронной почте результаты моделирования. Вероятностная модель планирования потоков, зависящая от горизонта, используемых источников данных для прогноза ликвидности, позволяет значительно улучшить прогноз ликвидности. Удобные инструменты перераспределения, привлечения и размещения ликвидности упрощают балансировку платежной позиции.

Директивы запрета/разрешения платежей позволяют быстро настроить простые правила ограничения платежей, не прибегая к продвинутым функциям лимитирования.

Документ “Оперативный план” позволяет в наглядной кросс-таблице зарезервировать бюджетную квоту, установить лимит, ввести оперативный план бюджетов доходов и расходов, движения денежных средств, закупок.

Реализовано лимитирование в валюте операции, функциональной валюте ЦФО, валюте управленческого учета.

В настройках планирования и лимитирования пользователь для любого из оперативных бюджетов может определить:

• периодичность оперативного планирования и лимитирования (год, квартал, месяц, декада, день)
• вид горизонта планирования (фиксированный, скользящий, произвольный)
• способ определения валюты лимитирования (в валюте управленческого учета, в функциональной валюте, в валюте операции)

Для снижения трудоемкости ввода статей с большим числом аналитик и повышения наглядности их представления, в систему включены настройки отображения аналитических измерений оперативного планирования в шапке, колонках или дополнительной расшифровке.

Подсистема позволяет повысить эффективность управления дебиторской и кредиторской задолженностями, кредитными, валютными и процентными рисками в условиях высокой волатильности ключевых макроэкономических показателей.

В платежном календаре реализовано опциональное отображение оборотов и просроченных платежей, установка достоверности источников информации для оценки денежных потоков и горизонта планирования, стресс-тестирование потери ликвидности.

Разработаны инструменты хеджирования валютных и процентных рисков:

• расчетный валютный форвард
• процентный валютный форвард
• процентный своп
• валютно-процентный своп

Автоматизированная регистрация кредитных рейтингов контрагентов, присвоенных рейтинговыми агентствами. Они могут быть использованы при установлении категории риска контрагента для определения граничных условий расчетов.

Функционал управления обязательствами по расходным договорам позволяет управлять текущим уровнем задолженности, быстро выявлять расхождения между графиками платежей и начислений, актуализировать графики и формировать заявки на платеж.

Инструменты управления обязательствами по доходным договорам позволяют менеджеру контролировать уровень задолженности дебитора, автоматически формировать напоминание о приближении даты оплаты, инициировать претензионно-исковую работу и факторинговые операции.

Функции по управлению обязательствами позволяют повысить лояльность клиентов и поставщиков при допустимом уровне кредиторской и дебиторской задолженностей.

Подсистема “Централизованное управление закупками” предназначена для агрегирования потребности в материальном обеспечении бизнес-единиц, автоматизации тендерных процедур, включая скоринг поставщиков и тендерных предложений, контрактации, исполнения централизованных закупок и контроля за децентрализованными закупками.

Реализована многолотовая многопозиционная закупочная процедура, повышающая ее гибкость и усиливающая эффект экономии на масштабах при централизации закупок. Для упрощения коммуникаций между внутренним заказчиком и закупочным подразделением при подготовке закупочной процедуры разработаны новые документы:

• “Пояснительная записка к расчету начальной максимальной цены” конкурентных закупок
• “Запрос на проведение закупки”

Стадии закупочной процедуры реализованы на базе универсальной подсистемы “Мероприятия”. При настройке подсистемы закупок под каждый вид закупочной процедуры пользователь указывает последовательность стадий, их продолжительность, а также может определить документ системы (например, протокол оценки рассмотрения заявок), который завершает стадию закупочной процедуры. При создании закупочной процедуры график закупочной процедуры автоматически заполняется от даты официального объявления закупки.

Подсистема ориентирована на работу в условиях территориально-распределенных групп компаний, в которых бизнес-единицы используют различные системы управления запасами, и позволяет снизить затраты на закупаемые позиции благодаря эффекту масштаба.

Модель состояний договоров, спецификаций и дополнительных соглашений, а также возможность согласования позволяют автоматизировать полный жизненный цикл договора.

Реализовано удобное управление изменениями условий коммерческих и финансовых договоров на основе дополнительных соглашений. Для всех видов договоров поддерживаются дополнительные соглашения, вступление которых в силу означает изменение тех или иных параметров базового договора с определенной даты. Дополнительные соглашения могут быть согласованы с помощью подсистемы согласования “BAS Управління холдингом”.

Реализован контроль лимитов внутригруппового заимствования, установленных рамочными соглашениями.

Прикладное решение “BAS Управління холдингом” поддерживает учет согласно МСФО в двух моделях: транзакционной и трансформационной. Транзакционная модель учета наиболее эффективна, когда учет по МСФО ведется в той же информационной системе, что и учет по ПСБУ. Трансформационный подход рекомендуется использовать, если данные ПСБУ передаются дочерними и зависимыми предприятиями в виде форм сбора данных.

Для обоих вариантов учета реализованы функции трансляции финансовой информации ПСБУ на план счетов МСФО. Кроме того, автоматизированы более 50 операций по объектам параллельного учета, учетные политики по которым, как правило, отличаются от учетной политики ПСБУ:

• основные средства
• нематериальные активы
• активы, предназначенные для продажи
• биологические активы
• кредиты и займы полученные
• займы выданные и депозиты
• финансовые инструменты, учитываемые по справедливой стоимости (ценные бумаги, производные финансовые инструменты)
• лизинг полученный и выданный
• дебиторская задолженность (резерв и учет по справедливой стоимости)
• резерв по запасам
• резерв по судебным претензиям
• начисления доходов и расходов без подтверждающих документов
• закрытие периода, включая расчет себестоимости, отложенных налогов, реформацию баланса
• элиминационные корректировки, включая расчет и элиминацию нереализованной маржи в активах группы
• учет инвестиций, приобретения/выбытия бизнеса, признание гудвилла
• консолидационные поправки (элиминация инвестиций, расчет НДУ (неконтролирующей доли участия в капитале))

В качестве инструментов “быстрого закрытия” система предлагает:

• Портал начислений доходов и расходов (accruals), обеспечивающий отражение в учете операций без подтверждающих документов и их сопоставление с фактическими документами следующего периода
• Возможность закрытия периода МСФО ранее ПСБУ (“двойное закрытие”).
• Портал сверки внутригрупповых операций – обеспечивает сверку в режиме “Каждый с каждым”, кардинально снижает нагрузку на управляющую компанию и дочерние общества, поддерживает произвольную детализацию сверки, урегулирование расхождений и содержит сервисы, упрощающие коммуникации в процессе сверки и сокращающие ее сроки. Конструктор шаблонов сверки внутригрупповых операций поддерживает 5 стандартных вариантов элиминационных корректировок и упрощает внедрение. Инструмент “Трансформационная таблица” упрощает отражение ручных трансформационных корректировок и анализ данных при трансформационных и консолидационных процедурах.

В системе реализован пакет индивидуальной и консолидированной отчетности, а также примечания к нему. Функциональность подсистемы учета и отчетности МСФО получила положительное заключение EY (Ernst & Young).

Разработанные мастера классификации финансовых инструментов и договоров аренды позволяет корректно классифицировать объекты учета в соответствии с IFRS 16 и IFRS 9 на основании параметров финансовых инструментов, границ существенности, структуры денежных потоков. Реализованы наглядные отчеты по классификации договоров. Автоматизированный учет договоров аренды в соответствии с IFRS 16.

В “BAS Управління холдингом” могут быть реализованы сценарии интеграции с использованием универсальных интеграционных инструментов прикладного решения, предназначенные для получения данных как из внешних информационных систем  так и с помощью стандартных OLE DB провайдеров из других источников.

Подсистема предназначена для регламентации процессов обработки отчетности, маршрутов согласования, бизнес-процессов обработки учетных документов. Возможности извлечения данных из внешних информационных систем и генерации новых объектов в них, дополненные функциями условных переходов, ожидания событий, таймаутов, автоматического согласования и отклонения объектов, рассылки оповещений и напоминаний, позволяют автоматизировать широкий спектр межфункциональных и кросс-системных бизнес-процессов.

Поскольку бизнес-логика универсальных процессов настраивается в пользовательском режиме без использования конфигуратора, внедрение и сопровождение описанного функционала значительно упрощаются.

Универсальный функционал оповещений о произошедших событиях и напоминаний о приближении их плановых дат повышает эффективность коммуникаций. Функция согласования ответным письмом позволяет визировать документы, не заходя в “BAS Управління холдингом”, а используя любой (в том числе мобильный) почтовый клиент.

Управление состояниями объектов позволяет автоматизировать не только согласование объектов, но и жизненный цикл любого объекта.

Система позволяет сократить время на преодоление “последней мили финансовой отчетности” – от выходных аналитических таблиц в “BAS Управління холдингом” к отправке потребителям отчетности файла, содержащего не только формы отчетности МСФО или бюджетной кампании, но и их детальный анализ (часто называемый MD&A). Комплекс средств включает:

• удобные возможности для подготовки наглядного бланка отчета
• наглядный вывод сравнительной информации других аналитических срезов и производных показателей (отклонений, произвольных выражений)
• многостраничное представление экземпляра отчета с возможностью подробного анализа финансовой информации каждой страницы
• инструменты управления процессом подготовки отчетности, согласования и комментирования показателей финансовой отчетности, позволяющие организовать эффективные коммуникации сотрудников
• динамические фильтры и контрольные соотношения, которые помогают выявить ошибки в отчетности не только на уровне синтетических показателей, но и на уровне их аналитических раскрытий

Система включает инструменты для управления рисками функциональных подсистем (процентными, валютными, кредитными, налоговыми). Они позволяют организовать в компании единую систему управления рисками, включая:

• процедуры идентификации и предварительной оценки произвольных рисков
• функции планирования контрольно-предупредительных мер по снижению возможного ущерба и вероятности реализации рисковых событий
• учет инцидентов и план реакции на них
• наглядные инструменты интерпретации вреда от рисков в данных план-фактного анализа

Подсистема имеет общие аналитические разрезы с подсистемой “Сбалансированная система показателей”, которая позволяет использовать в компании комплекс средств поддержки принятия решений с учетом наиболее вероятных рисков и возможностей.

Аналитические средства прикладного решения позволяют реализовать многослойный анализ накопленной информации от общей картины к ее детальному представлению. Продукт предоставляет гибкие средства по графическому представлению анализируемой информации, включая наглядные дашборды и панели индикаторов. Среди продвинутых функций бизнес-анализа можно отметить факторный анализ, анализ чувствительности, моделирование “что, если?”, обратный расчет исходных показателей, оптимизацию целевого показателя, возможность использования для анализа не только данных текущей информационной базы, но и внешних информационных баз. Аналитические панели (дашборды) могут включать табличные аналитические отчеты, мониторы ключевых показателей, диаграммы, в том числе “диаграмму Ганта”, “сводную таблицу бюджетирования”.

Реализован динамический расчет зависимых элементов панелей при изменении указанных элементов, что делает аналитические панели удобным интерактивным инструментом анализа и ввода данных.

Для организации повторяющихся мероприятий (закупочных процедур, инициатив Balanced Scorecard, активностей по управлению рисками и т.д.) разработан функционал, позволяющий создавать шаблоны многостадийных мероприятий, на основе которых можно инициировать вручную или формировать по расписанию мероприятия, а также контролировать сроки завершения стадий . Предусмотрена возможность планирования и регистрации понесенных в ходе выполнения мероприятия расходов.