Автоматизация торговой деятельности предприятия

Планирование – это важная часть управленческого учета, автоматизация которого дает возможность руководящему составу для своевременного принятия решений по управлению организацией. В случае предприятия торговли – это прежде всего планирование продаж и закупок. Автоматизация торговой деятельности невозможна без автоматизации этих важных бизнес процессов.

Программа позволяет планировать объемы продаж и закупок в количественных и суммовых показателях, объемы сборок (разборок) в количественных показателях, а также выполнять ассортиментное планирование продаж.

Планирование продаж

Прогнозирование продаж может выполняться по отдельному складу или по формату магазина (склада), по менеджеру, по клиенту и сделке с клиентом. План продаж фиксируется на определенный период времени с заданной периодичностью плана: неделя, декада, месяц и т.д. Программа предоставляет отчеты для план-фактного анализа исполнения планов всех видов.

Ассортиментное планирование продаж

Ассортиментное планирование продаж предоставляет следующие возможности:

• планирование продаж в разрезе товарных категорий;
• планирование продаж в разрезе форматов магазинов и номенклатур;
• детализация укрупненного плана продаж по категориям номенклатуры с применением коэффициентов разбиения;
• управление коллекциями товаров;
• заполнение планов продаж и закупок по ассортименту;
• использование средней цены продажи.

Планирование закупок

Планирование можно осуществлять с разной степенью детализации. При планировании могут использоваться источники данных: плановые и фактические объемы закупок и продаж; объемы заказов; товарные остатки и так далее.

Также предусмотрена возможность планирования сборок (разборок) в количественных показателях.

Имеется возможность формирования заказов поставщику на основании планов закупки и планов сборок, а также формирование заказов на сборку (разборку) на основании планов составления сборки (разборки).

Условия работы с клиентами

Для регистрации типовых условий продажи, применяемых к сегменту партнеров (оптовые клиенты, дистрибьюторы, сетевые магазины и т.д.), предусмотрены типовые соглашения с клиентами, использование которых позволит установить:

• ценовые условия (цены и скидки),
• финансовые условия (валюта, график, форма оплаты, порядок расчетов),
• логистические условия (склад отгрузки, срок поставки),
• прочие (организация, налогообложение, сегмент клиентов, сегмент номенклатуры и т.д.).

Типовое соглашение подходит для работы с неограниченным количеством клиентов.

Можно формировать различные типовые соглашения, если различаются условия продаж различных групп товаров (сегментов номенклатуры).

Основная задача фиксации условий продажи в соглашении – автоматический контроль их соблюдения при продаже товаров.

Для тех клиентов, работа с которыми осуществляется на особых условиях, можно задать индивидуальные условия продажи.

Индивидуальные условия продажи регистрируются с помощью индивидуального соглашения для конкретного клиента.

Индивидуальное соглашение может быть сформировано на основании данных типового соглашения с клиентом.

В индивидуальном соглашении можно уточнить условия типового соглашения.

Например, могут быть указаны организация, контрагент, склад, график оплаты, если они не определены в типовых условиях продажи.

Прикладное решение контролирует соблюдение правил продаж: продажа с отклонением от установленных правил может быть совершена только после дополнительного согласования с руководителем или другими ответственными лицами.

Согласование соглашений выполняется с помощью бизнес–процесса

Согласование соглашений с клиентами

Для отображения данных конкретного юридического документа предусмотрена возможность ведения договоров с клиентами.

Учет по договорам можно вести в любом случае, независимо о того, используются или нет соглашения для регистрации правил продаж на предприятии.

Договор заключается между конкретной организацией предприятия и организацией стороннего предприятия (контрагентом).

Установка цен

Прикладное решение позволяет определить различные виды цен товаров. Для каждого вида цены определяются валюта цены, правила расчета, метод округления и т.д.

Для каждого вида цены определяются свои правила расчета (способ задания цены).

Предусмотрена возможность назначить алгоритмы расчета цен:

• на основе данных, хранящихся в информационной базе;
• в виде произвольных формул.

Правила расчета цен могут быть детализированы до ценовых групп товаров. Для каждой ценовой группы товара может быть задана своя формула расчета. При создании формул расчета можно использовать конструктор формул.

Расчет цен на основе данных информационной базы предоставляет различные возможности. Например, можно получить данные о минимальной цене рынка на основе зарегистрированных данных о ценах конкурентов и поставщиков.

Условия по скидкам (наценкам)

Предусмотрена возможность назначать ручные и автоматические скидки (наценки). Скидки (наценки) могут применяться как в оптовой, так и розничной торговле.

Скидка (наценка) может быть назначена:

• конкретному клиенту в соответствии с условиями продажи (при оформлении индивидуального соглашения с клиентом) или группе клиентов в соответствии с условиями продаж (при оформлении типового соглашения с клиентами);
• по карте лояльности определенного вида, предъявленной клиентом;
• при оформлении продаж с конкретного склада (магазина).

Предусмотрено назначение как процентной, так и суммовой скидки (наценки), а также предоставление бонусных скидок (подарков, скидок количеством).

Скидка количеством применяется в том случае, если в качестве бонуса (подарка) предоставляется такой же товар. Подарок применяется в том случае, если при покупке определенного количества товаров из какого-сегмента необходимо предоставить в подарок другой товар.

Скидка (наценка) может быть назначена по определенному сегменту номенклатуры, на любую номенклатуру из списка. Процент и сумма скидки могут быть уточнены по ценовым группам.

В прикладном решении предусмотрены различные типовые схемы условий предоставления скидок (наценок) (за разовый объем продаж, за форму оплаты, за время продажи и др.).

Скидки (наценки) могут быть объединены в группы, для каждой из которых определяется правило совместного применения скидок (наценок) внутри группы.

Возможны различные варианты совместного применения скидок (наценок):

• Минимум – при совместном действии скидок (наценок) в одной группе будет выбрана скидка с минимальным значением;
• Максимум – при совместном действии скидок (наценок) в одной группе будет выбрана скидка с максимальным значением;
• Сложение – при совместном действии скидок (наценок) в одной группе скидки (наценки) будут складываться, то есть будет применена скидка (наценка), равная сумме скидок или наценок;
• Умножение – при совместном действии скидок (наценок) в одной группе скидки (наценки) будут применяться последовательно;
• Вытеснение – при совместном действии скидок (наценок) в одной группе будет действовать только скидка, которая имеет наивысший приоритет в группе.

Допустимые значения ручных скидок при оформлении продаж могут быть ограничены. Ограничения могут быть определены для конкретных менеджеров (пользователей) или при оформлении продаж конкретным клиентам (в соглашениях об условиях продаж).

Ограничения ручных скидок (наценок) можно также детализировать до ценовых групп.

Предусмотрена возможность загрузки новых скидок (наценок) с произвольными условиями предоставления, используя внешние дополнительные обработки.

Автоматизация бизнес-процесса продажи

Для повышения эффективности “длинных” продаж, в системе предусмотрена возможность автоматизации всего процесса управления соглашением, начиная с момента согласования коммерческого предложения на основании данных о первичном интересе клиента в оформленном с ним соглашении, продолжая формированием коммерческого предложения, согласованием стоимости, графика оплат и поставок, заключением договора обеспечением сделки товаром, и заканчивая контролем исполнения обязательств по оплате и отгрузке.

Кроме того, реализован упрощенный режим управления процессом продажи с ручным перемещением по этапам. Допускаются различные виды процессов, с разным составом этапов. Для них поддерживается хранение вспомогательных документов – регламентов, инструкций, шаблонов документов и других материалов, необходимых при отработке процесса.

Все процессы продажи (сделки) регистрируются в системе. Они объединяют в единое целое всю информацию, накопленную в системе в ходе подготовки и выполнения продажи: электронную почту, сведения о звонках, встречи, оформление заказа, счета, накладные, дополнительные файлы и т. д. Это помогает максимально удобно организовать работу менеджеров по продажам.

Использование регламентированных процессов продаж позволяет управлять качеством обслуживания клиентов, оперативно получать информацию:

• сроки обработки операций на этапах процессов продаж;
• узкие места процессов (количество проигрышей и утраченный потенциал на этапах);
• вероятностный прогноз поступления денежных средств;
• графическое (в виде диаграммы “воронка продаж”) представление состояния процессов продаж;
• подробное состояние процессов: количество сделок (в работе, выигранных и проигранных) и потенциал по этапам процессов продаж;
• отклонения от средних значений по менеджерам, партнерам и видам сделок.

На основании статистики сделок можно оценить вероятность их успешного завершения. Таким образом, система автоматизирует и поддерживает не только стадию реализации, но и подготовку продаж.

Система позволяет анализировать степень удовлетворения первичного спроса клиентов. Все эти возможности позволяют усовершенствовать работу отдела продаж.

Коммерческие предложения

Коммерческие предложения позволяют фиксировать историю переговоров с клиентом по определению состава и условий продаж.

• Менеджер формирует коммерческое предложение. Коммерческое предложение может быть сформирована в форматах .doc (Microsoft Word), .odt (OpenOffice), * .mxl.
• Далее менеджер отсылает коммерческое предложение клиенту.
• Клиент присылает ответ, который фиксируется как коммерческое предложение, что введено на основании исходного коммерческого предложения.
• По результатам согласования менеджер отмечает те позиции, по которым с клиентом согласованы условия.

После того, как коммерческое предложение согласовано и договор заключен, выполнение поставок выполняется в рамках заказов.

Управление заказами клиентов

В прикладном решении заказ является “центром управления” всеми дальнейшими действиями по его выполнению.

Управление процессом выполнения заказа осуществляется через соответствующие статусы и состояния документа. Состояние заказа рассчитывается автоматически и информирует пользователя о текущем положении дел по заказу.

В любой момент менеджер может получить подробную информацию о состоянии заказа: каким образом должен быть оплачен заказ клиента в соответствии с указанными в нем этапами оплаты, по состоянию оплаты по заказу и отгрузки по заказу. Для повышения удобства обеспечено визуальное отображение состояния обеспечения заказов.

Программа автоматически контролирует соответствие заказов условиям торговых соглашений, не позволяя отклоняться от них пользователям, которые не имеют соответствующих прав. Для согласования отклонений от условий соглашения может использоваться бизнес-процесс согласования заказа. При этом система автоматически направит уполномоченным пользователям задачи на согласование заказа и утвердит его при наличии положительного решения ответственных за согласование человек.

Возможно включить обособленный учет себестоимости для любого заказа. Этот режим учета позволяет точно определить рентабельность заказа.

Решение предоставляет возможность указать график оплаты по заказу (как в части авансовых платежей, так и в части платежей по погашению дебиторской задолженности).

Это позволяет планировать поступление выручки по дням, контролировать соблюдение клиентом оговоренных сроков оплаты, выделять просроченную дебиторскую задолженность. Просроченная задолженность может быть проанализирована в разрезе тех этапов оплаты, которые зарегистрированы в заказе клиента. Программа позволяет автоматически запрещать отгрузки клиентам со сроком задолженности более установленного лимита. При оформлении отгрузки без заказа также предусмотрено указание даты оплаты, если оформляется отгрузка в кредит.

Кроме планирования денежных средств и контроля дебиторской задолженности, информация о соблюдении графика оплат учитывается при обработке заказа клиента. Товары под заказ будут закупаться только при получении оплаты по этапу “Аванс”, для начала отгрузки товаров по заказу, кроме оплаты аванса, должна поступить оплата по этапу “Предоплата”.

Информация по тем заказам, по которым может быть выполнена отгрузка товаров, автоматически формируется в виде списка распоряжений на отгрузку. При этом учитывается дата отгрузки, указанная в заказе.

Контроль выполнения распоряжений ведется с точностью до отдельных позиций заказа. Система предотвращает “перевыполнение” распоряжения, чтобы отгруженное количество не превышало заказ.

Ведется учет плановой и фактической задолженности в разрезе заказов, сроков оплаты и документов расчетов.

Для продаж в партнерскую сеть предусмотрена оптимизация работы с группами партнеров по одинаковым правилам продаж. С целью максимально быстрой обработки потребностей партнеров с соблюдением корпоративных правил обслуживания может быть использован настолько короткий бизнес-процесс обработки заказа, насколько это необходимо.

Самообслуживание клиентов

В программе предусмотрена возможность самостоятельной регистрации заказов клиентами через Интернет. Клиенту дается доступ к информационной базе и указывается пароль входа.

Работая в системе самообслуживания, клиент может выполнить следующие действия:

• Посмотреть общую информацию по своим заказам;
• Оформить новый заказ, указать способ доставки, при подборе в заказ, клиент может просмотреть карту товара с кратким описанием и фотографией товара;
• Посмотреть состояние заказов;
• Проконтролировать состояние взаиморасчетов, уточнить свои данные;
• Зарегистрировать жалобу или претензию, видеть состояние ее обработки;
• Зарегистрировать заявку на возврат;
• Оформить отчет о продажах, если клиент является комиссионером;
• Оформить акт разногласий при приемке товаров;
• Зарегистрировать планы по закупкам товаров.
• Получать автоматические уведомления по результатам событий в информационной базе или на основе анализа данных.

Информация, введенная внешним пользователем, автоматически появляется в информационной базе. Заказы, оформленные внешним пользователем, обрабатываются, как любые другие заказы.

Автоматизация продаж группы торговых компаний/холдинга

Поддерживается схема работы, при которой товар закупается на одни организации компании, а продается от лица других организаций (“Интеркампани”). При этом согласно настроенным правилам автоматически подбирается организация-владелец продаваемого товара, оформляется перепродажа товара между организациями внутри компании.

Управление торговыми представителями

В программе реализована функциональность по управлению торговыми представителями (торговыми агентами): закрепление клиентов за агентами, назначение графика посещения, планирование посещений клиентов, формирование детальных заданий по сбору заказов и решению других произвольных вопросов. По результатам отработанных задач в информационной базе могут быть автоматически созданы заказы клиентов. Также фиксируется информация о расходах торгового представителя (авансовые отчеты) и собранная информация о клиентах.

Предусмотрена также возможность самостоятельной работы торговых представителей без оформления предварительных задач: Торговым представителям передается информация о товарах и клиентах. После работы с клиентами торговый представитель фиксирует оформление заказа, уточняет сведения о клиентах или вводит данные о новых клиентах, фиксирует данные о расходах.

Анализ деятельности торговых представителей проводится с помощью различных отчетов: можно сравнить деятельность торговых представителей с точки зрения эффективности их работы, а также провести план-фактный анализ деятельности торговых представителей.

Программа позволяет автоматизировать управление продажами через собственную сеть магазинов. При этом предусмотрено:

• Формирование ассортимента товаров в соответствии с форматами магазинов (супермаркет, магазин у дома, бутик и т.д.).
• Установка количественных ограничений (квот) для категорий товаров в магазинах различных форматов.
• Определение состава товарной категории – какие именно товары будут представлять каждую категорию в каждом формате.
• Определение роли товара в ассортименте, стадии ассортимента и назначения вида цен для товаров ассортимента.
• Проведение анализа по контролю и состоянию ассортимента.

В зависимости от формата магазинов применяются различные схемы автоматизации.

Интеграция со специализированным решением, установленным в магазинах

Для управления продажами в розничной сети рекомендуется использовать продукт в связке с системой “BAS Роздрібна торгівля“, которая применяется для автоматизации розничной торговли.

Такая схема обеспечивает:

• В офисе – максимальные возможности управления складами, управления взаимоотношениями с поставщиками, планирование и анализ продаж в различных разрезах, организации акций повышения лояльности покупателей.
• В магазине – автономную работу, не зависящую от надежности канала связи с офисом, удобное, функциональное рабочее место кассира.

В магазинах может использоваться также ПО сторонних производителей.

Продажи в магазине, автоматизированном с помощью “BAS Управління торгівлею”

Розничные операции могут также выполняться и непосредственно в “BAS Управління торгівлею”. При этом можно использовать различное торговое оборудование и регистраторы расчетных операций (РРО): фискальные Регистраторы, сканеры штрихкодов, электронные весы, терминалы сбора данных и тому подобное.

При оформлении розничных продаж кассир использует специализированное рабочее место, которое позволяет выполнять последовательно все операции при продаже товаров в торговом зале:

• открытие кассовой смены;
• оформление чека;
• прием оплаты от покупателя;
• закрытия кассовой смены;
• передача розничной выручки в кассу предприятия.

Оплата чека может выполняться как наличными, так и с использованием платежных карт.

В процессе оперативной работы предусмотрена возможность оформления возвратов течение кассовой смены.

После закрытия кассовой смены формируется документ “Отчет о розничных продажах”. Информация обо всех пробитых чеках после закрытия кассовой смены сохраняется в информационной базе в виде архивных чеков. После закрытия кассовой смены, на основании архивных чеков, можно оформить операцию возврата товаров розничному покупателю.

Программа позволяет не только производить оплату платежными картами (эквайринговые операции), но и отслеживать процесс перечисления денежных средств из банка. Автоматизирован процесс загрузки данных об эквайринговых операциях, реализованы отчеты для контроля прохождения эквайринговых платежей.

Продажи с использованием платежных карт могут проводиться также и в оптовой торговле.

Продажи в неавтоматизированных (удаленных) точках

Программа автоматизирует работу с удаленными торговыми точками, в которых не обеспечен доступ к информационной базе. В качестве примера можно привести небольшие магазины, ларьки и т.д.

В торговой точке регистраторы расчетных операций (РРО) используются только для регистрации денежных сумм, полученных от покупателей, что достаточно для соблюдения текущих правил использования РРО в Украине. При этом предполагается, что в момент совершения продажи, эта продажа не регистрируется в программе.

По завершению периода торговая точка передает в кассу торгового предприятия денежные средства, полученные при продаже товаров покупателю.

Если в торговой точке ведется детальный учет продажи товаров, то торговая точка также сообщает о количестве проданных товаров. Эта информация регистрируется с помощью документа “Отчет о розничных продажах”.

В том случае, если в точке не ведется детальный ежедневный учет проданных товаров, торговая точка проводит инвентаризацию и получает данные о текущих остатках товаров.

Отклонения, выявленные инвентаризацией, будут означать объемы продаж за период после предыдущей инвентаризации.

Недостачи и излишки товаров, выявленные инвентаризацией и не связанные с продажами в неавтоматизированной торговой точке, можно зарегистрировать в информационной базе соответственно документами “Списание недостач товаров” и “Оприходование излишков товаров”. Эти документы могут быть сформированы в рамках проведения инвентаризационной кампании.

В любой момент программа позволяет проконтролировать правильность сдачи розничной выручки и сравнить объем розничной выручки с полученной от точки информацией о продаже товаров.

С помощью различных отчетов можно проводить сравнительный анализ розничных продаж товаров в различных торговых точках, анализировать оптимальный запас товаров в них. В розничной торговле можно использовать все те методы управления запасами для расчета оптимального запаса товаров, которые применяются и при оптовых продажах.

Ключевыми целями процесса управления запасами являются:

• наличие запасов на складе в необходимом количестве,
• достижение желаемого уровня обслуживания клиентов;
• снижение потребности в оборотных средствах;
• улучшение показателей оборачиваемости товаров;
• снижение затрат предприятия на закупку и хранение товаров,
• устранение избыточных запасов.

Для полного достижения вышеуказанных целей прикладное решение позволяет поддерживать запасы на складе, обеспечивать количество товаров по текущим заказам на отгрузку и обеспечивать потребности по планам закупок.

Упрощенное поддержание запасов на складе

Упрощенное поддержание запасов на складе связано с выполнением задач:

• контроль текущего остатка товаров на складе,
• определение максимального и минимального запасов,
• расчет среднедневного потребления товаров
• определение поставщика и условия работы с ним,
• формирование заказов поставщикам на то количество товаров, которое необходимо для поддержания запаса.

Упрощенное поддержание запасов на складе осуществляется в соответствии с параметрами:

• Минимальный остаток – желаемое количество товаров, определяемое сроком поставки,
• Максимальный остаток – желаемое количество товаров, определяющее уровень запасов и частоту завоза.

Минимальный и максимальный остатки можно задать вручную либо рассчитать автоматически на основании среднедневного потребления товаров.

Поддерживать запасы на складе при упрощенном варианте можно путем формирования заказов поставщикам. Максимальный и минимальный остатки, а также фактические остатки товаров на складах, учитываются при расчете количества товаров, которое рекомендуется к заказу у поставщика для поддержания запаса.

Количество товаров, которое необходимо заказать у поставщика, рассчитывается для всех товаров. При этом системой выдаются рекомендации к заказу у поставщика только по тем товарам, уровень запасов которых на складе меньше или равен минимальному остатку (флажок К заказу).

Если остаток товара на складе меньше или равен минимальному остатку, то будет предложено заказать товар для доведения остатка товара до уровня максимального остатка. При этом рассчитанная величина заказа уменьшается на то количество товаров, которое было заказано ранее.

Расширенное поддержание запасов на складе

Расширенное поддержание запасов на складе связано с выполнением задач:

• контроль текущего остатка товаров на складе;
• определение максимального и минимального запасов;
• определение способа и метода обеспечения потребностей;
• выбор источника обеспечения потребностей;
• расчет среднедневного потребления товаров;
• определение поставщика и условия работы с ним;
• формирование сроков и графиков поставки товаров (дата поставки, дата отгрузки);
• формирование различных заказов (заказы поставщика, заказы на сборку, заказы на перемещение).

При расширенном варианте поддержание запасов на складе осуществляется в соответствии с параметрами обеспечения потребностей:

• способы обеспечения потребностей;
• методы обеспечения потребностей;
• параметры поддержания запаса соответствующие методам обеспечения потребностей;
• сроки и графики поставок.

Для поддержания запасов на складе при расширенном варианте обеспечивать потребности можно следующими способами:

• Покупка у поставщика;
• Перемещение с одного склада на другой;
• Сборка/Разборка.

Для определения способов обеспечения потребностей предназначен инструмент прикладного решения – Способы обеспечения потребностей, использование которого также позволяет определить правило формирования заказов. С учетом правила формирования заказов автоматически рассчитываются даты поставки и даты отгрузки.

Использование методов обеспечения потребностей с целью поддержания запасов на складе позволяет решить основную задачу – формировать потребности в заказе товара в тот момент, когда остаток товара на складе меньше либо равен минимальному остатку. При снижении запаса товаров до минимального количества система будет рекомендовать к заказу количество, равное максимальному запасу.

Для поддержания запасов на уровне неснижаемого остатка товаров на складе доступны различные методы обеспечения потребностей и соответствующие им параметры поддержания запасов.

Поддержание запаса (min-max) – позволяет поддерживать уровень запаса в соответствии с желаемым минимальным или максимальным запасами. Информация о минимальном и максимальном запасах указывается вручную. Минимальный остаток указывается на срок покупки, а максимальный – на обеспечиваемый период.

Поддержание запаса (расчет по норме) – позволяет поддерживать запасы на складе в соответствии с нормой дневного потребления товаров. Информация о среднедневном потреблении товаров учитывается при расчете минимального и максимального запасов.

Поддержание запаса (расчет по статистике) – позволяет поддерживать запасы на складе в соответствии со статистикой продаж. Данные по статистике продаж учитываются при расчете среднедневного потребления товаров, максимального и минимального запасов.

Максимальный и минимальный остатки, а также фактические остатки товаров на складах, учитываются при расчете количества товаров, которое рекомендуется системой к заказу для поддержания запаса.

Количество товаров, которое необходимо заказать для поддержания запаса на складе, рассчитывается для всех товаров. При этом системой выдаются рекомендации к заказу только по тем товарам, уровень запасов которых на складе меньше или равен минимальному остатку (флажок К заказу в рабочем месте Формирование заказов по потребностям).

Обеспечение текущих заказов на отгрузку

Для обеспечения текущих заказов на отгрузку предусмотрены следующие возможности:

• определение способа обеспечения потребностей,
• корректировка графиков поставки,
• контроль количества товаров, требуемого для обеспечения потребностей,
• определение источника обеспечения потребностей,
• контроль количества товаров, которое уже обеспечено по заказу на отгрузку,
• выбор режима обеспечения заказов на отгрузку,
• формирование различных заказов.

Текущие заказы можно обеспечивать в соответствии с параметрами обеспечения потребностей:

• метод обеспечения Заказ под заказ – позволяет обеспечить только количество, которое необходимо для закрытия потребности по текущим заказам на отгрузку,
• способ обеспечения потребностей – позволяет обеспечить потребности по заказам различными способами (покупка у поставщика, перемещение с одного склада на другой, производство силами переработчика, сборка).

Обеспечение заказов на отгрузку может осуществляться в следующих режимах:

• за счет запасов – при расчете количества товаров, которое необходимо для обеспечения заказов на отгрузку, учитываются текущие остатки товаров на складе и все ожидаемые поступления товаров (например, ожидаемые поступления товаров для поддержания запаса).
• независимо от поддержания запасов – при расчете количества товаров, которое необходимо для обеспечения запасов, не учитываются текущие остатки товаров на складе и ожидаемые поступления товаров.

Обеспечение потребностей по планируемым закупкам

При наличии особых требований к срокам обеспечения потребностей (например, длительный срок поставки) применяется объемно-календарное планирование. Объемно-календарное планирование предполагает обеспечение потребностей путем формирования заказов поставщикам на основании предварительно сформированных планов закупок.

Для обеспечения потребностей по планам закупок предусмотрено рабочее место “Формирование заказов поставщикам по планам”, использование которого позволяет:

• проанализировать потребности по планам закупок и уточнить количество товаров, необходимое к заказу у поставщика;
• определить состав и объем заказа поставщику;
• определить поставщика, условия работы с ним (соглашение с поставщиком) и склад, который требуется обеспечить;
• сформировать заказы поставщикам на то количество товаров, которое необходимо для обеспечения планов по закупкам.

Для управления закупками предусмотрены различные возможности:

• подбор поставщиков товаров;
• различные условия закупок;
• поддержка различных схем приема товаров от поставщика;
• различные варианты формирования заказов поставщикам и контроль их исполнения;
• корректировка и закрытие заказов поставщикам;
• мониторинг цен поставщиков;
• оформление поставки товаров;
• составление графиков поставок и графиков платежей;
• корректировка поступлений и возвраты поставщикам.

Регистрация информации по поставщикам

Регистрация полученных от поставщика первичных документов (приходная накладная, прайс-листы и т.д.) в большинстве случае требует указания номенклатуры. Возможна ситуация, когда наименование товаров в документах поставщика не совпадает с наименованием этих же товаров, зарегистрированных в информационной базе. Для разрешения данной ситуации предусмотрена возможность хранения информации о соответствии номенклатуры поставщика и той номенклатуры, которая зарегистрирована в информационной базе.

По каждому поставщику можно зарегистрировать действующие цены (прайс-лист поставщика):

• прайс-лист поставщика регистрируются в рамках соглашения с поставщиком,
• предусмотрена возможность регистрировать цены в соответствии с различными условиями.

Цены поставщика будут зарегистрированы только по тем позициям, которые сопоставлены с номенклатурными позициями информационной базы.

Загрузить цены поставщика можно из опубликованного на сайте прайс-листа поставщика, используя внешнюю обработку.

Также можно регистрировать цены конкурентов.

Условия закупок

Для регистрации условий закупок предусмотрен элемент прикладного решения – Соглашение об условиях закупок, использование которого позволяет:

• указать поставщика;
• определить условия оплаты (порядок оплаты, этапы оплаты, использование договоров);
• указать срок поставки товаров – используется для расчета предполагаемой даты поставки;
• задать вариант приемки товаров (выписка финансовых документов и регистрация приемки товаров на склад разделены);
• указать склад поставки товаров от поставщика и др.

В рамках соглашения с поставщиком может быть оформлен договор с поставщиком. При этом договор с поставщиком формируется на основании данных соглашения.

Варианты приемки товаров от поставщиков

Операция приема товаров от поставщика может быть оформлена различными способами:

• оформление разовых поставок без оформления соглашения с поставщиком и без контроля сроков поставки. Фактический прием товаров от поставщика осуществляется на основании данных накладной;
• оформление поставок по нескольким документам. Накладная оформляется по результату фактического приема товаров от поставщика. Фактический прием товаров на склад осуществляется в соответствии с соглашением поставщика, если по нему оформлены заказы или приходные накладные;
• оформление поставок на регулярной основе в соответствии с ценами и условиями поставки, которые определяются в соглашении с поставщиком и могут быть уточнены в заказе поставщику. Фактический прием товаров на склад осуществляется в соответствии с соглашением поставщика. Документы поставки (заказ, накладная) могут быть оформлены после фактического приема товаров на склад.

Оформление заказов поставщикам

Для отражения предварительной договоренности об условиях и сроках поставки приобретаемых у поставщика товаров, порядке и сроках оплаты предусмотрено использование заказов поставщикам. Заказ поставщику – инструмент, позволяющий организовать процесс закупок и контролировать как выполнение товарных обязательств поставщика, так и собственных финансовых обязательств.

Заказы поставщикам могут формироваться автоматически на основании расчета потребностей в обеспечении товарами в соответствии с параметрами обеспечения (сроком поставок товаров от поставщика, среднедневного потребления и т.д.).

Также заказ поставщику может быть введен на основании ранее оформленных заказов покупателей, сделки с клиентом. При оформлении заказа в рамках соглашения автоматически заполняются основные условия закупок (валюта, вид цены поставщика, параметры оплаты, использование договоров и т.д.).

Контроль оплаты товаров по заказам поставщиков производится в соответствии с датой оплаты, указанной в заказе поставщику. В заказе можно указать желаемую дату поступления товаров. На основе анализа предполагаемых дат поставки товаров можно составить график поставок товаров.

Контроль выполнения обязательств поставщиком осуществляется при помощи статусов и состояний документа. Статусы для документа присваиваются вручную.

Состояние – информация о заказе, которая рассчитывается автоматически, исходя из имеющихся в информационной базе данных (статус, оплата, наличие на складе и т.д.).

Оформление поставок товаров от поставщика

При оформлении поставок товаров от поставщика можно отражать различные операции:

• Закупка товаров у поставщика;
• Закупка товаров через подотчетное лицо;
• Прием товаров на комиссию;
• Закупка импортных товаров.

Операции поступления товаров от поставщика регистрируются документом Поступление товаров и услуг.

Поставка товаров может быть оформлена в рамках заказа поставщику, нескольких заказах поставщикам, соглашения или как отдельная поставка товаров.

Зарегистрировать поступления товаров на склад можно по одной накладной сразу на несколько складов. Для этих целей в табличной части документов закупки доступна возможность выбора складов.

Оплата на поставку товаров может производиться в рамках договора, конкретного заказа поставщику, по конкретному документу поступления:

• предусмотрена возможность зачета аванса, перечисленного поставщику;
• оплату можно переносить с одного заказа поставщику на другой.

Если на складе используется ордерная схема, поступившие товары приходуются на склад только после оформления приходного ордера на товары.

Существует возможность в момент поступления товаров зафиксировать расхождения между фактически принятым товаров и товаром, зафиксированным в первичных сопроводительных документах.

После фиксации расхождений, возникшие недостачи можно отнести на взаиморасчеты со сторонней организацией или на прочие расходы. Образовавшиеся излишки товаров можно отнести на прочие доходы.

В программе реализован детальный оперативный учет товаров на складах, обеспечивается полный контроль запасов товаров на предприятии.

Прикладное решение позволяет:

• управлять остатками товаров в различных единицах измерения на множестве складов;
• вести раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию;
• детализировать расположение товара на складе по местам хранения, позволяет оптимизировать сборку товаров на складе;
• учитывать серии товаров (серийные номера, сроки годности и т.п.);
• задавать произвольные характеристики товаров (цвет, размер, другие);
• учитывать налоговый код (код УКТВЭД, КВЭД, признак импортного товара) и номер ГТД;
• оформлять операции сборки/разборки товаров; резервировать товары.

Организация складского хозяйства может быть различной, структура может быть как простой, так и достаточно иерархически сложной. Склады или места хранения могут быть как на территории предприятия, так и расположенные удаленно.

Сведения о складских запасах могут вводиться в информационную систему с высокой степенью детализации: до уровня характеристик товаров (цвет, размер, габариты …), до уровня серийных номеров и сроков годности товаров.

Для ускорения процессов поступления, отгрузки и инвентаризации товаров на складах можно использовать различные виды торгового оборудования: сканеры штрих-кодов, терминалы сбора данных.

В программе реализована схема ордерного складского учета. Она может независимо включаться для операций отгрузки и поступления. Складские ордера выписываются на основании документов-распоряжений, в качестве которых могут выступать заказы или накладные. Ведется учет полученных, но невыполненных предписаний. Технология работы склада может строиться целиком “от электронных распоряжений”.

В программе реализовано адресное хранение товаров, то есть: ведение остатков товаров в разрезе мест хранения (ячеек, полок, стеллажей), и упаковок товаров.

При этом возможно как справочное размещения по ячейкам, когда указывается только, в каких ячейках товар в принципе может находиться, так и контроль остатков по ячейкам, когда ведется точный учет по количеству товара в каждой ячейке.

При использовании контроля остатков в складских ячейках: система позволяет управлять раскладкой товаров по местам хранения при поступлении, составлении из мест хранения при отгрузке, перемещении и распаковке товаров. Алгоритмы, заложенные в систему, автоматически подбирают оптимальные места хранения при помещении товаров. Для товаров, которые хранятся и отгружаются в упаковках различного размера, – возможно автоматическое формирование заданий на распаковку при дефиците упаковок меньшего размера.

В любой момент можно проконтролировать процесс сборки товаров на складе в соответствии с выданными “электронными” распоряжениями или процесс размещения поступившего товара.
Реализован многошаговый процесс инвентаризации товаров, который включает формирование распоряжений на инвентаризацию, выдачу распоряжений на перечисление остатков в местах хранения, раздельное отражение излишков и недостач в оперативном и финансовом учете.

Поступление товаров

Для отражения операций поступления может использоваться как упрощенная схема документооборота, так и подробный учет с использованием ордерной схемы и адресного склада.

Процесс поступления товаров на адресный склад можно представить в виде следующей схемы:

• Прием товаров оформляется на основании ранее оформленных распоряжений: заказ поставщику, поступление товаров, возврат от клиента. В качестве распоряжения можно также использовать соглашение с клиентом.
• Оформляются приходные ордера, и товар поступает в зону приемки.
• В зоне приема осуществляется проверка принятого товара в соответствии с распоряжением.
• По приходным ордерам формируются и распечатываются задачи на размещение.
• Товар размещается на складе в нужных кладовых.

Для повышения эффективности работы в программе предусмотрено рабочее место по приему товаров.

Отгрузка товаров со склада

Распоряжениями на отгрузку есть документы реализации. По ним автоматически формируются расходные ордера. Если склад разделен на помещения, то автоматически формируются расходные ордера по каждому помещению, в зависимости от наличия товаров в помещении. По расходным ордерам автоматически формируются задания на отбор товаров. При необходимости могут формироваться задание на переупаковку товаров. Товары перемещаются в зону отгрузки.

Данные в расходном ордере автоматически корректируются в соответствии с фактически собранными товарами. Проверяется правильность состава отобранных товаров по распоряжению. Товары отгружаются клиенту.

Для повышения эффективности работы по сборке товаров предусмотрено рабочее место кладовщика по отгрузке товаров.

Инвентаризация товаров

На практике процесс инвентаризации на складе является длительным, поэтому он оформляется в программе в рамках приказа на инвентаризацию.

В программе предусмотрена возможность пересчитывать товар в ячейках без остановки продаж. Ячейки склада на момент пересчета блокируются. После пересчета товаров регистрируются излишки, недостачи товаров. На основании этих данных анализируется возможность зачета пересортицы товаров.

Прочее движение товаров

В программе предусмотрена обработка, которая позволяет распределить излишки и недостачи по организациям с учетом остатков конкретных организаций и сформировать документы списания и оприходования.

В программе реализована функциональность по оформлению и выполнения перемещений между складами, отпуск товаров на внутренние нужды, операции сборки / разборки.
Данные о планируемых внутренних перемещениях используются при расчете необходимых запасов товаров.

Серийный учет товаров

Программа позволяет учитывать товары в разрезе серий и сроков годности. Серии и сроки годности является разрезом (аналитикой) складского учета, могут отмечаться при поступлении и отгрузке товара. Товары с сериями и сроками годности могут участвовать во внутреннем товарообороте организации.

Для каждого вида номенклатуры можно настроить свою политику учета серий товаров.

Для продуктов можно вести учет по срокам хранения товаров. Например, при поступлении товаров виду “Продукты” указывается срок хранения. При отгрузке товаров с разными сроками годности списываются автоматически товары в соответствии с установленной политикой учета серий по принципу FEFO. Программа будет предлагать списывать в первую очередь товары, в которых скоро заканчиваются сроки годности (first expire first out).

Информацию о товарах со сроком годности можно посмотреть в соответствующем отчете.

Программа позволяет организовать учет остатков серий товаров. Серией для разных товаров могут выступать различные сущности: бобины кабеля, рулоны ткани, линолеума, производственные партии краски, серии микросхем и т.п. Например, при поступлении кабельной продукции указываются серийные номера бобин, на которых намотан кабель, и количество кабеля в метрах для каждой бобины. При оформлении отгрузки менеджер, в зависимости от того, сколько метров кабеля необходимо клиенту, определяет номера тех бобин, которые можно отгрузить клиенту.

Также предусмотрен учет по конкретным серийным номерам товаров. Можно указать серийные номера при отгрузке товаров клиенту.

С помощью отчета “Движение серий товаров” можно получить информацию о том, в какой момент была зарегистрирована серия (серийный номер, серия, срок годности и т.д.) для конкретного товара, и когда была произведена отгрузка данной серии (товара с серийным номером, определенным сроком годности, номером бобины кабеля).

Мобильное рабочее место работника склада

Кладовщики могут работать с программой мобильно, с помощью специализированного терминала сбора данных и программного модуля “Мобильное рабочее место кладовщика”. Реализована поддержка двух основных размеров экранов терминалов сбора данных: 320х240, 240х320, и 320х320.

Мобильное рабочее место работника склада может использоваться на складе (помещении) с адресным хранением товаров. Когда для работника склада создается задание на отбор, размещение товаров, пересчет товаров – задача появляется в списке на экране мобильного рабочего места.

В процессе выполнения задания программа последовательно указывает, какое действие необходимо выполнить – отсканировать номер кладовки, отсканировать товар в кладовке, отсканировать серию товара. Таким образом, обеспечивается последовательное выполнение всех операций. При этом может быть настроен удобный для пользователя порядок сканирования.

Для удобства работы – управление устройством может производиться не только с помощью сенсорного экрана, но и горячими клавишами, информацию о которых кладовщик все время видит на экране. Также используется цветная индикация для наглядности и ускорения работы.

Предусмотрена обработка ошибочных ситуаций. Например, ручной ввод штрих-кода при невозможности его сканирования.

Доставка товаров
Программа позволяет автоматизировать процесс доставки товаров клиентам, а также процесс доставки товаров при перемещении товаров между складскими помещениями.

Доставка товаров может осуществляться как собственным транспортом, так и с помощью внешней транспортной компании (перевозчика). Все задания на перевозку формируются с учетом зоны доставки, порядка объезда адресов доставки, а также с учетом грузоподъемности транспортного средства.

Планирование движения денежных средств

В программе обеспечивается возможность планирования, регистрации поступлений и выплат наличных и безналичных денежных средств. Обобщенные данные о планировании движения денежных средств представляются в виде платежного календаря.

Поступление средств планируется исходя из информации о планируемой оплате заказов клиентов. При планировании поступления средств также учитываются другие поступления денежных средств (например, предоставление кредитов).

Расходы денежных средств планируются на основании предварительно оформленных и утвержденных заявок на расходование денежных средств. При планировании может использоваться контроль лимитов расходования средств. При расходе средств может осуществляться контроль расхода средств в соответствии с ранее оформленными заявками на расходование средств.

Поддерживается Эквайринг: программа обеспечивает возможность учета поступлений и возвратов средств, поступивших с помощью банковских пластиковых карт различных платежных систем.

Определение финансового результата

Учет себестоимости ведется в разрезе организаций, что позволяет повысить совместимость с бухгалтерским учетом. Есть возможность выбирать учетную политику учета себестоимости складских остатков в разрезе партий (документов поступления), а также списания партий при выбытии товаров по методу FIFO. Поддерживаются следующие методы расчета себестоимости запасов:

• Средняя за месяц;
• FIFO (взвешенная оценка);
• FIFO (скользящая оценка).

Поддерживается учет себестоимости товаров в разрезе налоговых назначений товаров.

Поддерживается учет себестоимости работ. Работы в программе учитываются аналогично товарам, но они не сохраняются на складе, а числятся за подразделением, которое их сделало или закупило.

Учет финансовых результатов (прибыли, убытков) ведется параллельно по предприятию в целом, что позволяет определить финансовый результат предприятия в целом, а также в разрезе направлений деятельности предприятия. Состав направлений может определяться очень гибко, например, направления могут соответствовать точкам продажи (для розничных предприятий), ассортименту (для дистрибьюторов), проектам и т.п.

Поддерживается описание произвольных правил распределения себестоимости и выручки от продаж на направления деятельности, опирающихся на аналитику продаж.

Регистрация и учет прочих расходов осуществляют в разрезе статей расходов и объектов дополнительной аналитики, обусловленной статьей расходов. Настройка дополнительной аналитики может быть выполнена в режиме пользователя. Например, дополнительные расходы на закупку или продажу могут относиться к соответствующему заказу, затраты на хранение – к складу и так далее. Это позволяет, с одной стороны, детально анализировать структуру расходов, с другой стороны, соотносить расходы с выручкой с тем же объектом аналитики.

Другие расходы при распределении могут быть включены в себестоимость товарных запасов или, по настроенным правилам, списаны непосредственно на направления деятельности, они могут быть учтены как расходы прошлых и будущих периодов.

Финансовый результат определяется путем сопоставления затрат с полученными доходами. В программе реализован полный контур учета финансовых результатов, который включает в себя следующие направления:

• Учет выручки и себестоимости продаж.
• Учет доходов и расходов.
• Распределение расходов на себестоимость товаров.
• Распределение доходов и расходов на направления деятельности.
• Учет финансовых результатов.
• Анализ доходов, расходов и финансовых результатов.

Контроль и анализ деятельности предприятия

Отчет “Управленческий баланс” дает возможность контроля финансового состояния предприятия по статьям активов и пассивов в целом по предприятию и с аналитикой по организациям и подразделениям.

Прикладное решение позволяет настроить “приборную панель” руководителя, выводя на нее различные показатели деятельности предприятия.

Состав показателей, алгоритмы их формирования, форма представления могут гибко настраиваться.

Учет кредитов и депозитов

В программе реализован учет кредитов, депозитов и займов.

Функционал программы позволяет:

• хранить условия договоров займов, кредитов и депозитов;
• вести графики фактических оплат и начислений;
• планировать движения денежных средств по кредитам и депозитам в платежном календаре;
• проводить план-фактный анализ платежей.

В рамках автоматизации регламентированного учета, в конфигурации имеются несколько подсистем для учета НДС, акцизного налога с розничных продаж и Единого налога.

Подсистема учета НДС предназначена для выписки налоговых документов.

Предусмотрено автоматическое начисление налоговых обязательств и кредита. Поддерживаются следующие моменты начисления налоговых обязательств и кредита:

• По 1-му событию;
• По оплате;
• По отгрузке.

При выписке документов поставки товаров, работ, услуг и прочих активов в подсистеме учета НДС регистрируется номенклатурный состав поставки. Предусмотрена автоматизированная выписка налоговых накладных с учетом суммы начисленных налоговых обязательств и номенклатурного состава поставок. Для ручного запуска автоматического формирования и проверки выписанных налоговых накладных реализовано специальное рабочее место.

Контролируется соответствие номенклатурного состава документов поставки и налоговых накладных. В случае выявления расхождений (оформление документа продажи по ранее полученному авансу, изменение ранее оформленного документа продажи) в автоматизированном режиме налоговые накладные могут быть изменены, либо к ним могут быть выписаны Приложения 2 (Расчеты корректировки).

Возможна также ручная выписка налоговых документов.

При фиксации документов поступления регистрируется номенклатурный состав поставки. Предусмотрено специальное рабочее место для ответственного за регистрацию входящих налоговых документов. При поступлении входящего документа фиксируются информация о нем в информационной базе. На основании данных поставок автоматически заполняется основная информация о налоговом документе, включая его товарную часть в разрезе ставок НДС. Возможна автоматическая загрузка из FREDO Звіт.

Для целей выписки налоговых документов предусмотрен учет товаров в разрезе кодов УКТ ВЭД. Опционально возможен также учет импортных товаров в разрезе номеров ГТД.

Подсистема учета Единого налога предназначена для учета доходов и расходов плательщика Единого налога.

Доходы плательщика Единого налога, а также расходы плательщика Единого налога и НДС начисляются при регистрации входящих и исходящих платежных документов (поступлении и списании безналичных и наличных ДС). Доходы и расходы классифицируются по статьям, соответствующим статьям Книги доходов (Книги доходов и расходов) плательщика Единого налога.
Формируются Книга доходов, Книга доходов и расходов плательщика единого налога.

Определяется список подакцизных товаров по статьям Декларации акцизного налога. Формируется отчет «Розничные продажи подакцизных товаров», содержащий информацию для заполнения Декларации.

Реализована Интеграция с модулем электронного документооборота FREDO ДокМен, поддерживается выгрузка и загрузка счетов на оплату и накладных.

02.05.2024 г. вышла новая редакция 3.5 “BAS Управління торгівлею”, функционал программного продукта дополнен новыми возможностями:

• Новая версия партионного учета 2.5, основанная на измененной структуре данных
• Распределение расчетов на задолженность и предоплату по расчетным документам в режиме ведения взаиморасчетов «Онлайн»
• Механизмы передачи и приемки товаров на ответственное хранение
• Сценарий по оформлению покупок запасов «неотфактурированные поставки»:
  – оприходование запасов по стоимости, предусмотренной договором
  – регистрация приходных документов и коррекция стоимости запасов
• Независимое распределение затрат для целей управленческого и регламентированного учета
• Сквозной учет по направлениям деятельности
• Сменное материальное планирование, обеспечивающее замещение предыдущего документа планирования
• Новые документы планирования «План остатков» и «План внутренних потреблений»

Редакция 3.5 предоставляется зарегистрированным пользователям программного продукта “BAS Управління торгівлею”. Переход на редакцию 3.5 осуществляется обновлением актуальной версии редакции 3.2, при этом накопленные учетные данные полностью сохраняются.