Комплексная автоматизация предприятия – “BAS Комплексне управління підприємством”

Автоматизация управления финансами – одно из главных направлений, без которого невозможна комплексная автоматизация предприятия.  В этой подсистеме реализован функционал заявок на расходование средств, контролируется выполнение платежей по заявкам.

Разработан функционал учета расчетов с банком по эквайринговым операциям. Кроме регистрации операций платежа и возврата по платежным картам, добавлен этап регистрации отчетов от банков по зачислению платежей, списанию возвратов, содержанию комиссии, что позволяет отследить каждую операцию с момента проведения платежа до поступления средств на банковский счет.

Учет финансовых результатов (прибыли, убытков) ведется в разрезе направлений деятельности предприятия. Состав направлений может определяться очень гибко – например, направления могут соответствовать точкам продаж (для розничных предприятий), ассортименту (для дистрибьюторов), проектам и т.п. Поддерживается описание произвольных правил распределения себестоимости и выручки от продаж на направления деятельности, опирающихся на аналитику продаж.

Все это позволяет детально анализировать эффективность деятельности предприятия и развивать бизнес, оптимизируя состав направлений деятельности.

Основные инновации решения:

• Учет кредитов, депозитов и займов
• Эквайринг (платежные карты)
• Гибкие инструменты для ведения платежного календаря
• Маршруты согласования заявок
• Гибкие инструменты для формирования платежных документов на будущие даты
• Инвентаризация касс и банковских счетов
• Аналитическая отчетность по движению денежных средств

Планирование бюджетного процесса – еще одна важная составляющая системы управления финансами, без которой невозможна комплексная автоматизация предприятия.

В продукте используется интуитивно понятная настройка структуры бюджетов за счет использования “табличной модели бюджетирования”.

Разнообразные средства автоматического расчета бюджетных статей позволяют осуществлять расшифровку до исходных данных расчетов. При этом для каждой статьи бюджета используются до 6 произвольных аналитик.

Отображение и редактирование экземпляров бюджета в полной мере возможно в одной форме. В системе хранится вся история изменений значений бюджетных статей.

Расчет плановых показателей осуществляется в форме редактирования бюджета и допускает использование расчетов по формуле для каждого показателя одновременно от нескольких источников данных.

Опция версионирования для экземпляров бюджетов позволяет выполнять: сравнение версий, свертку, удаление, а также откат к версии.

Данные возможности позволяют существенным образом оптимизировать процесс внедрения (корректировки) избранных бюджетных моделей.

Основные инновации решения:

• Настраиваемые виды бюджетов и расширенная аналитика
• Моделирование сценариев
• Поддержка нескольких валют
• Табличные формы ввода и корректировки
• Экономический прогноз
• Анализ достижения плановых показателей
• Расширенный финансовый анализ

Комплексная автоматизация управления предприятием высвобождает время для разработки стратегий, а также отслеживания этапов их осуществления. В продукте реализованы возможности для построения иерархической модели целей и целевых показателей, включены инструменты для их мониторинга.

Основные инновации решения:

• Построение иерархической модели целей и целевых показателей
• Создание различных вариантов показателей с возможностью сравнения
• Мониторинг целевых показателей с расшифровками выходных данных
• Расширенный анализ финансовых результатов по направлениям деятельности
• Многообразие графических форм аналитических отчетов

Продукт содержит весь необходимый инструментарий для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности в организации. Бухгалтерский и налоговый учет ведется в соответствии с действующим законодательством Украины.

Учет налогооблагаемой прибыли, НДС и Единого налога реализован в соответствии с нормами Налогового Кодекса Украины.

В состав конфигурации включен план счетов бухгалтерского учета Украины, соответствующий Приказу Министра финансов Украины “Про затвердження Плану рахунків бухгалтерського обліку та інструкції з його застосування” №291 от 30 ноября 1999 года. Состав счетов, организация аналитического, валютного, количественного учета на счетах соответствуют требованиям законодательства по ведению бухгалтерского учета и отражению данных в отчетности. При необходимости пользователи могут самостоятельно создавать дополнительные субсчета и разрезы аналитического учета.

Продукт предоставляет пользователю набор стандартных отчетов, которые позволяют анализировать данные по остаткам, оборотам счетов и по проводкам в различных разрезах. При формировании отчетов есть возможность настроить группировку, отбор и сортировку информации, выводимую в отчет, исходя из специфики деятельности организации и выполняемых пользователем функций.

В продукт включены обязательные (регламентированные) отчеты, предназначенные для представления собственникам организации и контролирующим государственным органам: формы финансовой отчетности, налоговые декларации.

Регламентированные отчеты, для которых такая возможность предусмотрена нормативными документами, могут быть выгружены в электронном виде.

Основные инновации решения:

• Настройка правил отражения хозяйственных операций для групп финансового учета
• Учет фактов хозяйственной деятельности отложенным проведением с контролем актуальности отражения
• Оперативный контроль формирования проводок для произвольного документа
• Автоматическое формирование выходных налоговых накладных и приложений к ним исходя из номенклатурного состава документов отгрузки
• Контроль полноты и правильности регистрации входящих налоговых документов с точностью до ставки НДС и налогового назначения приобретения

Подсистема предназначена для организации работы служб компании, занятых управлением человеческими ресурсами, комплексной автоматизацией процессов, обеспечивающих поддержку кадровой политики предприятия с учетом всех требований действующего законодательства. Для решения задач в данной области пользователям предоставляются следующие возможности:

• работа с персональными данными сотрудников
• учет движения кадров и занятости персонала организаций, включая получение унифицированных отчетных форм и внутренней аналитической отчетности
• организация работы по штатному расписанию
• работа с договорами подряда
• учет отработанного времени с применением различных учетных методов
• расчет заработной платы персонала с использованием различных систем оплаты труда: повременной (в том числе тарифной), сдельной и их разновидностей
• использования показателей эффективности деятельности организации и непосредственно конкретного сотрудника при расчете вознаграждений за труд
• расчет удержаний из заработной платы, в том числе по исполнительным документам
• начисления других доходов, не связанных с оплатой труда и доходов в натуральной форме
• проведение взаиморасчетов с персоналом в наличной и безналичной форме, управление задолженностью по сотрудникам
• анализ начисленной заработной платы с использованием внутренней аналитической отчетности
• получение унифицированных отчетных форм
• вычисления регламентированных законодательством налогов и отчислений в фонд оплаты труда
• формирование регламентированной отчетности по заработной плате, как сводной, так и персонифицированной

Основные инновации решения:

• Анализ эффективности управления персоналом
• Расчет зарплаты по данным выработки сотрудников
• Комплекс расчетов с персоналом
• Гибкие возможности отражения зарплаты в финансовом и регламентированном учете
• Возможность введения неограниченного количества показателей, произвольные формулы
• Анализ фонда оплаты труда
• Расчет и начисление резерва отпусков
• Развитие возможностей регламентированного расчета зарплаты

Потребность к производству отображается планами производства, составляющихся на конкретные временные периоды выполнения (согласно выбранного сценария планирования: год, квартал, месяц, неделю и т.д.). Планирование полуфабрикатов, используемых при выпуске продукции, происходит с учетом общей производственной продолжительности их изготовления. По данным планов производства формируется потребность на обеспечение и покупку материалов. Поддерживается целевое обеспечение и передача материалов в производство для выпуска продукции под конкретный заказ клиента.

Поддерживается производственный учет с фиксацией выпуска готовой продукции, выполнения работ. Нормативная потребность выпусков в материальных и трудовых ресурсах описывается ресурсными спецификациями. Данные ресурсных спецификаций используются при расчете себестоимости выпущенной продукции, выполненных работ.

Производственный учет ведется на уровне подразделений-исполнителей и позволяет оформить многопредельные безполуфабрикатные производственные процессы, сформировать уникальную себестоимость отдельных партий выпуска.

Продукт позволяет организовать контроль материальных потоков и потребления ресурсов, обеспечивающих производственную, управленческую и коммерческую деятельность предприятия. Учет затрат и расчет себестоимости продукции производится на основе данных оперативного учета.

Классификация возможных к применению ресурсов:

• товары (материальные ресурсы в количественно-стоимостной оценке)
• работы (услуги с возможностью количественного распределения)
• услуги (услуги исключительно в стоимостном выражении)

Продукт поддерживает раздельный учет затрат по видам налоговой деятельности.

Подсистема управления затратами обеспечивает:

• учет фактических затрат предприятия по видам деятельности в необходимых разрезах в натуральном и стоимостном измерении
• оперативный количественный учет ресурсов в незавершенном производстве
• учет фактических остатков незавершенного производства на конец отчетного периода в необходимых разрезах
• различные способы распределения затрат на себестоимость продукции и выполняемых работ, на производственные затраты, направления деятельности, на расходы будущих периодов
• расчет фактической себестоимости выпуска за период
• предоставление данных о структуре себестоимости выпуска

Рассчитанная себестоимость может быть детализирована до объема исходных расходов независимо от количества переделов производственного процесса. Данный анализ существенно повышает наглядность и контроль обоснованности выполненного расчета себестоимости.

Основные инновации решения:

• Раздельный учет затрат по видам деятельности
• Обособленный учет себестоимости по заказам
• Распределение расходов по направлениям деятельности
• Предоставление данных о структуре себестоимости выпуска с первичных затрат
• Улучшенный мастер закрытия месяца

В продукте реализованы коммерческие предложения, позволяющие фиксировать историю переговоров с клиентом по определению состава и условий продажи. Используется функциональность заказа как “центра управления” всеми последующими действиями по его обработке. Введенны статусы заказа (“не подтверждено”, “к оплате”, “к обеспечению”, “к отгрузке”), описывающих этапы прохождения заказа.

На разных этапах заказ может выступать в качестве распоряжения на обеспечение, на отгрузку, на оформление документов. Контроль выполнения распоряжений ведется с детализацией до строки заказа.

Подсистема позволяет указать график оплаты по заказу клиента (как в части авансовых платежей, так и платежей по погашению дебиторской задолженности). График может формироваться с учетом выбранного календаря. Это позволяет планировать поступления выручки по дням, контролировать соблюдение клиентом обусловленных сроков оплаты, выделять просроченную дебиторскую задолженность. Система позволяет классифицировать просроченную задолженность по интервалам глубины просрочки.

Ведется учет плановой и фактической задолженности в разрезе заказов, сроков оплаты и документов расчетов. При этом работа пользователей существенно упрощена: ручное разнесение поступивших платежей выполняется только по заказам, распределение в других аналитических разрезах выполняется автоматически в фоновом режиме.

Аналогично продажам реализована работа с заказами поставщикам и ведения взаиморасчетов с покупок.

Основные инновации решения:

• Управление эффективностью процессов продаж и сделок с клиентом
• Воронка продаж
• Формирование прайс-листов с информацией об остатках товаров
• Использование регламентированных процессов продаж, бизнес-процессы управления сложными продажами
• Расширенное управление заказами клиентов, типовые и индивидуальные правила продаж, оферты
• Самообслуживание клиентов
• Управление торговыми представителями
• Мониторинг состояния процессов продаж
• Планирование использования автотранспорта
• Вероятностная оценка прогноза продаж
• Раздельный учет по партнерам (управленческий учет) и контрагентам (регламентированный учет)
• Автоматический контроль лимита задолженности
• Инвентаризация взаиморасчетов
• Мониторинг и классификация просроченной задолженности по набору параметров
• Дополнительные инструменты для формирования статистической и аналитической отчетности по состоянию взаиморасчетов

В продукте реализовано управление процессами продаж: регламентация этапов процесса, контроль выполнения процесса, анализ. С этой целью применяется механизм бизнес-процессов, который автоматически отслеживает маршрут процесса и формирует задания исполнителям. Кроме этого, реализован упрощенный режим управления процессом продажи с “ручным” перемещением по этапам. Допускаются различные виды процессов с различным составом этапов. Для них поддерживается хранение вспомогательных документов – регламентов, инструкций, шаблонов документов и т.п., необходимых при отработке процесса. Система накапливает статистику по выполняемым процессам, позволяет рассчитывать вероятность доведения имеющегося потенциала продаж до успешного результата (“воронка продаж”) и проводить анализ «узких мест» процессов.

Все начавшиеся продажи (“соглашения”) регистрируются в системе. Они объединяют в единое целое всю информацию, накопленную в системе в ходе подготовки и выполнения продажи – электронную почту, сведения о звонках, встречах, оформлении заказа, счета, накладные, дополнительные файлы и тому подобное. Это помогает максимально удобно организовать работу менеджеров по продажам. Система позволяет регистрировать и анализировать окружение сделки: конкурентов, субподрядчиков, влиятельных лиц, их связи. На основании статистики сделок система позволяет оценить вероятность ее успешного осуществления. Таким образом, система автоматизирует и поддерживает не только стадию реализации, но и подготовку продаж. Кроме этого, система позволяет анализировать несостоявшиеся сделки, что необходимо для совершенствования работы отдела продаж.

Разделены списки контрагентов в понимании регламентированного учета (юридических и физических лиц) и объектов бизнес-взаимодействий (клиентов, поставщиков, конкурентов и т.д.). Это позволяет вести учет продаж и истории отношений не только по “формальным”, юридическим контрагентам, но и по компаниям-группам юридических лиц, самостоятельно работающим подразделениям контрагентов и т.д. Поддерживается ведение информации о контактных лицах компаний-партнеров, о связях между партнерами.

Основные инновации решения:

• Формирование стратегии отношений с партнерами
• Бизнес-процессы организации взаимодействия с клиентами
• Досье клиента, партнера
• Карты лояльности, анализ лояльности клиентов
• Претензионная работа
• Мониторинг выполнения соглашений
• BCG-анализ
• Сравнительный анализ показателей работы менеджеров

Продукт обеспечивает менеджеров, отвечающих за снабжение, информацией, необходимой для своевременного принятия решений о пополнении запасов ТМЦ, для снижения затрат на покупки и четкой организации взаимодействия с поставщиками.

Функционал подсистемы включает:

• оперативное планирование покупок на основании планов продаж, планов производства и неисполненных заказов покупателей
• оформление заказов поставщикам и контроль их исполнения
• регистрация и анализ выполнения дополнительных условий по договорам с фиксированными номенклатурными позициями, объемами и сроками поставок
• поддержка различных схем приема товаров от поставщиков, в том числе прием на комиссию
• оформление неотфактурованных поставок с использованием складских ордеров
• анализ потребностей склада и производства в товарах, готовой продукции и материалах
• сквозной анализ и установка взаимосвязей между заказами клиентов и заказами поставщикам
• анализ последствий, к которым может привести невыполнение заказов поставщиками (к срыву какого клиентского заказа может привести недопоставка товаров или материалов)
• планирование покупок с учетом прогнозируемого уровня складских запасов и зарезервированных ТМЦ на складах
• подбор оптимальных поставщиков товара по их надежности, истории поставок, критериям срочности исполнения заказов, предлагаемым условиям доставки, территориальному или другим произвольным признакам и автоматическое формирование заказов для них
• составление графиков поставок и графиков платежей

Основные инновации решения:

• Управление покупательной деятельностью
• Бизнес-процессы сложных покупок
• Контроль условий поставок
• Расширенный анализ и выбор поставщиков по ценам и условиям
• Формирование полной стоимости приобретения ТМЦ
• Контроль и анализ обеспечения потребностей в номенклатуре

Для управления складом может применяться схема ордерного складского учета. Схема ордерного склада может включаться для операций отгрузки и поступления независимо. Складские ордера выписываются строго на основании документов, распоряжений, в качестве которых могут выступать заказ или накладные. Ведется учет полученным, но невыполненным распоряжениям; технология работы склада может строиться целиком “от электронных распоряжений”.

В подсистеме предусмотрено адресное хранение товаров, то есть ведение остатков товаров в разрезе “мест хранения” (ячеек, полок, стеллажей) и упаковок товара. Система позволяет управлять раскладкой товара по местам хранения при поступлении, сбором с мест хранения при отгрузке, перемещением и разукомплектацией товара. Алгоритмы, заложенные в программу, автоматически подбирают оптимальные места хранения при размещении и уборке, следят за отсутствием коллизий при большой интенсивности складских операций.

Подсистема позволяет создавать различные рабочие зоны для оптимального доступа к складским ячейкам и определять порядок обхода складских ячеек, например, рабочие зоны для работы автопогрузчика и для ручного отбора товаров сотрудником состава. При отборе товаров можно задать различные стратегии отбора для оптимизации размещения товаров по ячейкам. Например, при отборе товаров освобождать в первую очередь те ячейки, где товар хранится в минимально достаточном объеме. Это позволит освободить ячейки для размещения только поступивших товаров. Механизм упреждающей подпитки ячеек адресного склада (помещения) позволяет повысить скорость отбора при отгрузке товаров со склада. Адресное хранение товаров можно использовать опционально. Кроме него поддерживается справочная привязка мест хранения товара.

Реализован многошаговый процесс инвентаризации товара, включая формирование приказов на инвентаризацию, выдачу распоряжений на перечисление остатков в местах хранения, раздельное отражение излишков и недостач в оперативном и финансовом учете.

Прикладное решение позволяет автоматизировать процесс доставки товаров клиентам, а также процесс доставки товаров при перемещении товаров между складскими помещениями. Доставка товаров может осуществляться непосредственно по адресам клиентов (складского помещения) или с помощью транспортной компании (перевозчика). Задача на перевозку формируются с учетом зоны доставки, порядка объезда адресов доставки, а также грузоподъемности транспортного средства.

Основные инновации решения:

• Сложная иерархическая структура складов
• Управление адресным складом
• Обособленный учет по заказам – резервирование потребностей
• Учет многооборотной тары
• Управление инвентаризацией товаров
• Статистический анализ запасов, хранение результатов ABC/XYZ анализа
• Расчет прогнозируемого спроса
• Товары на складах по срокам годности
• Управление доставкой
• Товарный календарь

“BAS Комплексне управління підприємством” разработана на новой технологической платформе BAF (Business Automation Framework), которая позволяет:

• обеспечить высокую надежность, производительность и масштабируемость системы
• организовать работу с системой через Интернет в режиме тонкого клиента или веб-клиента (через обычный интернет-браузер), в т.ч. в “облачном” режиме
• настраивать интерфейс для конкретного пользователя или группы пользователей, с учетом роли пользователя, его прав доступа и индивидуальных настроек

Механизм функциональных опций, реализованный в системе “BAS Комплексне управління підприємством”, позволяет “включать” или “выключать” различные функциональные части прикладного решения без программирования (изменения продукта).