Что такое система электронного документооборота
Система Электронного Документооборота (СЭД) — это автоматизированная многопользовательская система (компьютерная программа), внедренная на предприятии, позволяющая организовать совместную работу сотрудников с различными электронными документами. Внедрение электронного документооборота (ЭДО) позволит создать единое хранилище данных, систематизировать, ускорить и упорядочить делопроизводство компании.
Виды электронного документооборота и СЭД
В зависимости от целей и задач, различают внутренний и внешний документооборот. Электронный документооборот внутри организации позволяет обмениваться документами только в пределах структурных подразделений компании. Внешний документооборот – это обмен входящей и исходящей документацией с контрагентами (клиентами, контролирующими органами).
Отдельно хотелось бы отметить такой вид СЭД, как ECM система. ECM (Enterprise Content Management) – более емкое понятие, чем просто система электронного документооборота. Это целый комплекс приложений для управления всем корпоративным контентом компании, деловыми процессами и совместной работой сотрудников. СЭД класса ECM решает широчайший спектр задач в области автоматизации документооборота, включая обеспечение ввода электронных документов (сканирование), оцифровки (распознавание), безопасности хранения и других операций с документами.
Преимущества систем электронного документооборота
Прозрачность
всех этапов деятельности компании
Каждый документ, задача или процесс фиксируются в системе электронного документооборота, сопровождаются учетно-регистрационной информацией, которая упрощает контроль сроков исполнения, мониторинг, аналитику, планирование
Сокращение
времени на операции с документами
Руководитель и сотрудники предприятия гораздо быстрее справляются с такими повседневными действиями над документами, как создание, поиск, согласование, утверждение, отправка, проверка и др.
Удобство
работы с электронными документами
В СЭД предусмотрены - разграничение прав доступа, автоматическая загрузка из каталога, полный цикл договорного учета, сканирование, распознавание для полнотекстового поиска, использование шаблонов, редактирование и контроль версий
Повышение ответственности работников предприятия
Благодаря системе уведомлений в системе, сотрудники просто не смогут забыть про какую-либо задачу, а учет рабочего времени и трудозатрат позволит руководящему составу эффективнее планировать распределение задач между работниками
Улучшение
качества обслуживания клиентов
Движение электронных документопотоков происходит существенно быстрее и четче, чем в оффлайн режиме, а значит освобождает время для более внимательного отношения к каждому клиенту и проявления индивидуального подхода
Чтобы понять прикладную пользу той или иной системы электронного документооборота, предлагаем Вам ознакомиться с несколькими вариантами информационных систем, которые прекрасно справляются с задачей автоматизации ЭДО любого предприятия.
Системы электронного документооборота в Украине - примеры СЕД систем
Внутренний электронный документооборот
- ► BAS Документообіг КОРП
“BAS Документообіг КОРП” – система электронного документооборота ECM-класса линейки программных продуктов BAS, которая позволяет организовать внутренний электронный документооборот на предприятиях Украины. Программа предоставляет широкий набор возможностей для автоматизации управления корпоративным контентом, деловыми процессами и совместной работой сотрудников.
Среди ключевых возможностей системы можно выделить следующие:
- Работа с договорными документами
- Управление документами
- Эффективное управление процессами
- Привычный и функциональный почтовый клиент
- Учет и планирование рабочего времени
- Проектный учет и контроль выполнения
- Инструменты для совместной работы
- Интеграция с любыми решениями
- Доступ с различных устройств
Дополнительно, интегрируя “BAS Документообіг КОРП” с чат ботами для бизнеса, Вы сможете сократить временные затраты на делопроизводство, так как часть маркетинговых и управленческих задач можно будет делегировать ботам.
Наибольшую потребность в удаленной работе с документами чувствуют корпоративные пользователи с разветвленной управленческой структурой, которые уже используют программы для автоматизации бизнеса для корпоративного рынка. Именно для таких пользователей поступает в продажу специальная поставка программного продукта “BAS Документообіг КОРП” со скидкой 30% от розничной стоимости полного продукта. Читайте подробнее ➦.
Более подробно обо всех функциях системы
BAS Документообіг КОРП читайте на соответствующей странице
перейти на страницу
Электронный документооборот между организациями
Для обмена электронными документами (счетами, актами выполненных работ, товарными накладными, юридически значимыми документами) с контрагентами и другими организациями подойдут СЕД системы – FLyDoc и FREDO ДокМен.
Обе системы сходны по функционалу и позволяют настроить ЭДО непосредственно из программ для автоматизации бизнеса BAS без создания внешних промежуточных файлов.
Среди ключевых возможностей систем можно выделить следующие:
- создание первичных документов по существующим шаблонам
- прямая интеграция с программами для автоматизации бизнеса BAS
- подписания, шифрования, отправка контрагентам и получения от них электронных документов
- пакетная работа с документами
Интеграция сервисов с учетной программой автоматизации предприятия позволяет использовать ее как полноценную систему электронного документооборота. Опишем различия и преимущества каждого из вариантов.
- ► FlyDoc
Программный модуль FlyDoc полностью интегрируется в базу учетной конфигурации предприятия. Это позволяет организовать единое информационное пространство данных – все электронные документы, подписи, настройки доступа хранятся в одном месте. Это значительно упрощает процедуру подписи и отправки документов, позволяет отслеживать возможные корректировки первичного документа с переотправкой клиенту нового документа.
За счет гибкой системы настройки прав доступа, сервис FlyDoc больше подойдет и будет интересен корпоративным пользователям, которым необходима работа с ЭДО более одного пользователя.
Полностью открытый код позволяет дорабатывать систему под индивидуальные требования предприятия.
Для ускорения и упрощения этапа интеграции существуют совместные решения BAS с уже предварительно интегрированным сервисом FlyDoc. Среди них такие программы как:
- BAS Бухгалтерія ПРОФ
- BAS Бухгалтерія КОРП
- BAS Малий бізнес
- BAS Управління торгівлею
- BAS Комплексне управління підприємством
Про совместные программы BAS + FlyDoc смотрите подробнее на странице ➦.
Более подробно обо всех функциях сервиса Flydoc
читайте на соответствующей странице
перейти на страницу
- ► FREDO ДокМен
FREDO ДокМен – представляет собой отдельный программный модуль компании FREDO со своей базой данных и собственными настройками доступа. Интеграция модуля ЭДО с учетными системами предприятия достигается по COM-соединению, что подразумевает одновременный запуск и работу обеих программ на одном компьютере. Отсутствие единой информационной базы данных влечет за собой отдельное администрирование (бекапы, доступ, обновления).
Преимуществом данного ЭДО модуля является непосредственная связь со второй компонентой программного комплекса FREDO – сервиса электронной отчетности в Государственные органы – FREDO Звіт. Для небольших компаний, где не требуется одновременное использование ЭДО несколькими пользователями, связка FREDO ДокМен + FREDO Звіт полностью решает все задачи электронного обмена документами – и с контрагентами и с государственными службами.
Более подробно обо всех функциях сервиса FREDO ДокМен
читайте на соответствующей странице
перейти на страницу
Электронная отчетность в Государственные органы
- ► FREDO Звіт
FREDO Звіт – сервис для сдачи электронной отчетности в государственные органы Украины, администрирования НДС, регистрации налоговых документов (ПН/РК) в ЕРНН и обмена ими между контрагентами. Сервис интегрирован с программами для автоматизации бизнеса BAS.
Среди ключевых преимуществ системы можно выделить следующие:
- расширенный комплект регламентированных отчетов (по сравнению с набором типовых отчетов в программах для автоматизации бизнеса) с оперативным обновлением
- отправка отчетов в государственные органы в любое удобное время и получения квитанций о доставке отчета по назначению
- поддержка сертификатов ЭЦП основных АЦСК
- возможность использования ЭЦП, приобретенных ранее, без дополнительной оплаты
Более подробно обо всех функциях сервиса FREDO Звіт
читайте на соответствующей странице
перейти на страницу
В зависимости от того, какие функции систем электронного документооборота Вам необходимы – подойдет тот или иной вариант из перечисленных выше программ. Все виды систем электронного документооборота позволяют автоматизировать операции с электронными документами и усовершенствовать делопроизводство компании.
Управляйте информацией на всех стадиях ее существования!