- info@expresssoft.com.ua
- Пн - Сб: 9.00 - 19.00
- Ми в Facebook
Електронний документообіг
// СЕД системи в Україні
Автоматизація документообігу на підприємстві - впровадження ЕДО
Рутинна паперова тяганина та тривале погодження договорів гальмують розвиток бізнесу й збільшують витрати. Автоматизація документообігу через впровадження інформаційних систем (СЕД) оптимізує процеси на підприємстві, забезпечуючи миттєвий та безпечний електронний обмін документами.
Швидкість
Миттєве погодження та підписання договорів замість тижнів очікування, що прискорює запуск проєктів та ріст прибутку
Економія
Повністю зникають витрати на папір, друк, обслуговування принтерів, кур'єрську доставку та поштові послуги
// Коротко
Електронний документообіг на підприємстві
- Що таке ЕДО
- Автоматизація
- Що дає
Електронний документообіг на підприємстві — це створення, захист та зберігання документів у цифровому форматі. Юридичну силу забезпечує КЕП (кваліфікований електронний підпис), а миттєвий обмін документами відбувається в єдиній екосистемі, яка повністю замінює фізичні архіви.
Головне завдання автоматизації — впорядкувати хаос, стандартизувати шаблони та мінімізувати помилки, зумовлені людським фактором. Системи електронного документообігу (СЕД) об'єднують віддалені підрозділи й налагоджують чітку взаємодію з усіма контрагентами.
Ви отримаєте повний контроль над робочими процесами компанії, зможете знаходити будь-який документ за секунди та захистите дані від втрати. Це звільнить ресурси для масштабування бізнесу й покращення сервісу, а у фінансовій звітності завжди пануватиме ідеальний лад.
// Види документообігу
Види ЕДО: внутрішній та зовнішній електронний документообіг
Сучасний бізнес використовує різні види електронного документообігу, кожен з яких спрямований на автоматизацію конкретних управлінських чи торговельних процесів. За напрямком руху інформаційних потоків ЕДО поділяють на два ключові типи.
Внутрішній документообіг на підприємстві
Це автоматизована система управління документами, які циркулюють виключно всередині компанії. Він замінює рутинне перенесення паперів між кабінетами на чіткі цифрові маршрути. Система автоматично передає накази, заяви, посадові інструкції та кадрові документи від ініціатора до керівника, контролює терміни виконання й самостійно архівує затверджені файли.
Зовнішній документообіг на підприємстві
Це автоматизована мережа для безпечного та юридично значущого обміну цифровими документами (договорами, актами, рахунками-фактурами, накладними) з контрагентами, клієнтами, банками та державними органами. Замість конвертів та кур’єрів — відправка документів за клік. ЕДО миттєво відстежує доставку, перевіряє КЕП та інтегрує дані до облікової системи для бізнесу.
// Чому бізнес обирає ЕДО
Головні переваги переходу на ЕДО
Економія
Повна відмова від паперу, постійного обслуговування принтерів та фізичних архівів кардинально скорочує витрати підприємства
Ефективність
Ваші співробітники більше не витрачатимуть третину свого дня на паперову рутину, займаючись прибутковими проектами
Доступність
Будь-який потрібний документ чи договір можна неймовірно швидко знайти в електронному реєстрі всього за кілька секунд
Бюджетність
Швидкий та сучасний електронний обмін документами коштує в десятки разів дешевше за традиційні поштові пересилання
Швидкість
Миттєве підписання важливих угод та паралельне погодження документів керівництвом значно прискорюють роботу компанії
Безпека
Надійне зберігання важливих документів у хмарі повністю виключає їх втрату та гарантує дуже суворий контроль доступу
// Готові приклади СЕД систем
Системи електронного документообігу на ринку України
- Що таке СЕД
- Що автоматизує
- Варіанти
СЕД (Система електронного документообігу) — це комплексне програмне забезпечення, призначене для автоматизації всього життєвого циклу документів на підприємстві.
Вона координує створення, маршрутизацію, погодження, підписання КЕП, контроль виконання та архівування документів у єдиному захищеному цифровому просторі.
Пропонуємо Вам ознайомитися з декількома варіантами інформаційних систем, які прекрасно справляються із завданням автоматизації ЕДО будь-якого українського підприємства.
// електронний документообіг усередині компанії
СЕД для внутрішнього документообігу
// Управлінський облік на торгових підприємствах
BAS Документообіг КОРП
Система електронного документообігу лінійки програмних продуктів BAS, яка дозволяє організувати внутрішній електронний документообіг на підприємствах України. Програма надає широкий набір можливостей для автоматизації управління корпоративним контентом, діловими процесами і спільною роботою співробітників.
Серед ключових можливостей системи можна виділити наступні:
- Робота з договірними документами
- Управління документами
- Ефективне управління процесами
- Звичний і функціональний поштовий клієнт
- Облік і планування робочого часу
- Проектний облік і контроль виконання
- Інструменти для спільної роботи
- Інтеграція з будь-якими рішеннями
- Доступ з різних пристроїв
Додатково, інтегруючи програму з чат ботами для бізнесу, Ви можете скоротити часові витрати на діловодство, тому що частину маркетингових і управлінських завдань можна буде делегувати роботам.
Найбільшу потребу в віддаленій роботі з документами відчувають корпоративні користувачі з розгалуженою управлінської структурою, які вже використовують програми для автоматизації бізнесу для корпоративного ринку. Саме для таких користувачів надходить у продаж спеціальна поставка програмного продукту “BAS Документообіг КОРП” зі знижкою 30% від роздрібної вартості повного продукту.
// Електронний документообіг між організаціями
Рішення для автоматизації зовнішнього документообігу
Сучасний бізнес вимагає швидкого та надійного обміну документами з контрагентами, постачальниками, торговельними мережами та державними органами.
Пропонуємо інтеграцію систем автоматизації BAS із популярними сервісами електронного документообігу та EDI-платформами, що дозволить здійснювати обмін електронними документами безпосередньо з облікової системи без створення зовнішніх проміжних файлів.
Інтеграція сервісів з обліковою програмою на підприємстві дозволяє використовувати її як повноцінну систему електронного документообігу.
Серед ключових можливостей систем можна виділити наступні:
- створення первинних документів за існуючими шаблонами
- пряма інтеграція з програмами для автоматизації бізнесу BAS
- підписання, шифрування, відправка контрагентам і отримання від них електронних документів
- пакетна робота з документами
Нижче опишемо відмінності та переваги інтеграції з кожним сервісом.
// СЕД для корпоративних користувачів
FlyDoc
Спеціальний модуль для обміну електронними документами безпосередньо в обліковій системі BAS, без установки додаткового програмного забезпечення
Програмний модуль FlyDoc повністю інтегрується в базу облікової конфігурації підприємства. Це дозволяє організувати єдиний інформаційний простір даних – все електронні документи, підписи, настройки доступу зберігаються в одному місці. Це значно спрощує процедуру підпису і відправки документів, дозволяє відстежувати можливі коригування первинного документа з переотправкой клієнту нового документа.
За рахунок гнучкої системи налаштування прав доступу, сервіс FlyDoc більше підійде і буде цікавий корпоративним користувачам, яким необхідна робота з ЕДО більше одного користувача. Повністю відкритий код дозволяє допрацьовувати систему під індивідуальні вимоги підприємства.
Для прискорення і спрощення етапу інтеграції існують спільні рішення BAS+FlyDoc з уже попередньо інтегрованим сервісом FlyDoc.
// СЕД для невеликих компаній
FREDO ДокМен
Являє собою окремий програмний модуль компанії FREDO зі своєю базою даних і власними настройками доступу.
Інтеграція програмного модуля ЕДО з обліковими системами підприємства досягається через COM-з’єднання, що має на увазі одночасний запуск і роботу обох програм на одному комп’ютері. Відсутність єдиної інформаційної бази даних має на увазі окреме адміністрування (бекапи, доступ, поновлення).
Перевагою даного ЕДО модуля є безпосередній зв’язок з другої компонентою програмного комплексу FREDO – сервісом електронної звітності в Державні органи – FREDO Звіт. Для невеликих компаній, де не потрібно одночасне використання ЕДО декількома користувачами, зв’язка FREDO ДокМен + FREDO Звіт повністю вирішує всі завдання електронного обміну документами – і з контрагентами і з державними службами.
// Електронна звітність до Державних органів
FREDO Звіт
Сервіс для здачі електронної звітності до Державних органів України, адміністрування ПДВ, реєстрації податкових документів (ПН/РК) в ЄРПН та обміну ними між контрагентами.
Серед ключових переваг системи можна виділити наступні:
- розширений комплект регламентованих звітів (порівняно з набором типових звітів в програмах для автоматизації бізнесу) з оперативним оновленням
- відправка звітів до державних органів в будь-який зручний час та отримання квитанцій про доставку звіту за призначенням
- підтримка сертифікатів ЕЦП основних АЦСК
- можливість використання ЕЦП, придбаних раніше, без додаткової оплати
// Інтеграція з сервісом ЕДО M.E.Doc
M.E.Doc
Найпопулярніша система електронного документообігу програма в Україні для обміну документами з контролюючими органами та з контрагентами або партнерами
Інтеграція BAS та M.E.Doc
Якщо Ви вже ведете облік у системах BAS, а Ваші бухгалтери звикли здавати звітність через M.E.Doc, і між цими програмами досі немає зв’язку? Тоді ручне копіювання, постійні вивантаження файлів та механічні помилки зводять нанівець усю ідею автоматизації.
Ми пропонуємо ідеальне рішення — безшовну інтеграцію вашої системи BAS із сервісом ЕДО MEDoc.
Що дає інтеграція BAS та M.E.Doc?
- Робота в одному вікні: Бухгалтеру більше не потрібно перемикатися між різними програмами. Весь процес відбувається швидко та зручно.
- Передача документів за 1 клік: Ви можете миттєво відправляти з BAS до M.E.Doc податкові накладні, акти, рахунки, товарно-транспортні накладні (ТТН) та договори.
- Групова відправка: Потрібно надіслати 200 актів різним клієнтам наприкінці місяця? Інтеграція дозволяє підписати та відправити їх масово за кілька секунд.
- Синхронізація статусів: Ви прямо в BAS бачите, чи отримав контрагент документ, чи підписав він його, або чи відхилив із коментарем.
- Автоматичне створення документів: Коли постачальник надсилає вам вхідний акт через M.E.Doc, інтеграція сама створює відповідне “Надходження товарів та послуг” у вашій BAS — без жодного ручного введення!
// Інтеграція з міжнародним EDI провайдером
COMARCH EDI
Це міжнародний стандарт комерційного ЕДО, платформа для автоматизації логістичних ланцюжків постачання (в основному для великого ритейлу).
У сферах, де панує масштабний ритейл, роздрібна торгівля та високооборотна оптова торгівля, звичайного обміну актами чи договорами вже недостатньо.
Comarch EDI — міжнародна хмарна платформа для електронного обміну даними (Electronic Data Interchange), яка автоматизує повний ланцюжок постачання між торговельними мережами та їхніми партнерами.
Інтеграція Comarch EDI з BAS
Якщо Ваша компанія досі працює з великими мережами через веб-портал EDI вручну, пропонуємо рішення для автоматизації — інтеграцію Comarch EDI з BAS.
Це створює прямий цифровий міст між вашою базою даних та ІТ-системою торговельної мережі. Вони починають спілкуватися напряму за принципом «система-в-систему»: замовлення з мережі автоматично стає документом у вашій BAS, а відвантаження з BAS миттєво летить у мережу як логістичне EDI-повідомлення.
Впровадження безшовної інтеграції відкриває для бізнесу нові стратегічні та операційні можливості:
- Відповідність вимогам МСФЗ: Автоматичний обмін первинними даними гарантує ідеальну точність обліку без розбіжностей у датах чи сумах, що є критично важливим для звітності за МСФЗ.
- Швидкість обробки в опті та роздрібі: Замовлення від мереж завантажуються в BAS миттєво, дозволяючи за лічені хвилини перевірити залишки на складах та підтвердити поставку.
- Робота без штрафів та повернень: Повне виключення людського фактора під час перенесення артикулів, цін та штрих-кодів зводить ризик помилки до нуля.
- Наскрізний контроль логістики: Ви прямо в BAS бачите весь шлях товару: від отримання замовлення до фінального підтвердження приймання мережею.
- Миттєвий юридичний ЕДО: На основі EDI-повідомлень система сама генерує електронні комерційні інвойси, які одразу підписуються КЕП.
// Залишились питання?
Яку систему електронного документообігу краще вибрати?
Хочете дізнатися, які рішення принесуть Вашому бізнесу максимальний прибуток і окупляться найшвидше? Залишіть заявку. Наш фахівець передзвонить вам, відповість на всі запитання та допоможе зробити правильний вибір.