Програма для сервісних центрів і ремонтних майстерень

// Програма для сервісних центрів і ремонтних майстерень

CRM система для сервісного центру та сфери послуг

У контексті автоматизації сервісних центрів, CRM-система виступає не просто інструментом обліку, а стратегічною платформою для збору та аналізу даних про кожного реального й потенційного клієнта. Систематизація цієї інформації дозволяє компанії ефективно керувати клієнтським досвідом, персоналізувати комунікацію та суттєво підвищувати лояльність аудиторії.

Ефективність

Програма автоматизує поточні процеси та значно прискорює виконання ваших замовлень

Лояльність

Система зберігає історію клієнтів та допомагає будувати довірчі стабільні відносини

Зробити заявку

// Що саме автоматизується і які переваги

Які завдання вирішують CRM для сервісних центрів

Впровадження спеціалізованої CRM-системи дозволяє сервісному центру автоматизувати щоденну рутину, оптимізувати роботу майстрів та навести лад у процесах, забезпечуючи ефективне вирішення наступних завдань.

Управління базою клієнтів

Система зберігає повну історію звернень, контактів і ремонтів для надання персоналізованого сервісу кожному замовнику.

Управління замовленнями

Програма автоматично контролює кожен етап ремонту техніки, гарантуючи вчасне та максимально якісне виконання замовлень.

Планування робочого часу

Інструмент оптимізує графік роботи майстрів, розподіляє завдання на ремонт та допомагає уникати прострочення дедлайнів.

Аналітика та звітність бізнесу

CRM формує детальні звіти про прибутки, ефективність персоналу та допомагає приймати правильні управлінські рішення.

Моніторинг якості сервісу

Сервіс допомагає оперативно збирати відгуки замовників після видачі техніки та швидко вирішувати всі проблемні питання.

Облік запчастин на складі

Система автоматично списує використані деталі, контролює залишки на складі та вчасно сигналізує про потребу закупівлі.

// Готове рішення

CRM для послуг з ремонту виробів

Пропонуємо готове рішення, яке ідеально адаптовано до специфіки ремонтного бізнесу. Увімкнувши та налаштувавши вбудований CRM-модуль, ви зможете об’єднати прийом замовлень, статуси ремонту, облік запчастин на складі та автоматичні SMS-повідомлення для клієнтів.

Програма может автоматизувати виробничі процеси ремонту та надання оперативної та фінансової звітності щодо результатів виконаних виробничих операцій:

Реєстрація клієнта та виробу в базі, прийом виробу в ремонт
Оцінка стану виробу, визначення виду ремонту, розрахунок матеріалів, оформлення Замовлення-наряду
Виконання ремонту:
– Прийом виробу в ремонт
– Замовлення матеріалів у виробництво
– Виконання етапів ремонтних робіт
– Контроль якості виконання ремонту
– Завершення ремонту
Інформування клієнта про завершення ремонту, видача виробу, оформлення Акту про надання послуг
Автоматичне інформування керівництва та інших зацікавлених осіб про:
– Строки виконання ремонтних робіт
– Залишки матеріалів на складі та у виробництві
– Залишки та рухи грошових коштів
Підготовка звітності про об’єми та рентабельність проведених ремонтних операцій

Детальніше про функціональні можливості програми

// Програма для сервісних центрів і ремонтних майстерень

Можливості системи та їх демонстрація

Розглянемо можливості програми “BAS Малий бізнес” у розрізі повноти сервісного обслуговування, та більш наочно продемонструємо послідовність дій, які доведеться виконати в нашій CRM для сервісних центрів.

// Виробничі процеси ремонту

Реєстрація клієнта та виробу в базі, прийом виробу в ремонт, оформлення Замовлення-наряду

Перед тим, як оформити виріб, необхідно переконатись, що клієнт зареєстрований в базі. Якщо ні -спочатку потрібно ввести інформацію по клієнту. Нижче зображено картку клієнта – в ній заповнюються всі, необхідні для роботи з клієнтом, реквізити – Найменування, Юридичні данні, Контактні особи та Контактна інформація.

Реєстрація виробу виконується документом Замовлення-наряд, де потрібно заповнити основну інформацію. Нижче зображено данні цього документа:

На другому зображенні – деталі про виріб, який приймається в ремонт:

Оцінка стану виробу, визначення виду ремонту, розрахунок матеріалів

Після оцінки стану виробу, на наступній вкладці Замовлення-наряду майстер вказує перелік робіт, які будуть виконані в процесі ремонту та які будуть використані матеріали. Тут також вказується вартість робіт для клієнта:

// Виконання ремонту

Замовлення матеріалів на виробництво

Вказанні у вкладці Роботи матеріали списуються зі складу виробництва, на ремонт виробу. Якщо матеріалів на складі виробництва недостатньо, на основі Замовлення-наряду можна буде ввести документи «Замовлення на переміщення», по якому комірник центрального складу зможе здійснити переміщення матеріалів на склад виробництва під конкретний наряд.

Виконання етапів ремонтних робіт

В процесі виконання ремонтних робіт, в документі Замовлення-наряд, є закладка Зарплата, де для кожної роботи заповнюються Виконавець, який виконував цю роботу, та може бути вказаний час виконання робіт в годинах.

Контроль якості виконання ремонту. Завершення ремонту

Щоб контролювати процес і якість виконання ремонту в нашій CRM для послуг з ремонту передбачено встановлення різних статусів залежно від процесу. По завершенню виконання ремонтних робіт, в документі Замовлення-наряд змінюється статус, і він потрапляє в робоче місце майстра ОТК. По завершенню виконання контролю майстер змінює статус документу Замовлення-наряд на «Відремонтовано»

Статуси документу гнучкі, та налаштовуються, можуть бути адаптовані під потреби процесу. Може бути налаштовано також фіксація часовий рамок надходження виробу в тому чи іншому статусі.

Для прикладу, статуси можуть виглядати так:

Також можливі доопрацювання за обмеженнями доступу на кожен із видів статусів документу, щоб переводити статус чи редагувати документ в даному статусі могли тільки уповноваженні співробітники.

// Інформування клієнта

Сповіщення клієнта про завершення ремонту, видача виробу, оформлення Акту про надання послуг

Також CRM система для сервісних центрів, яку ми пропонуємо, дозволяє автоматизувати інформування клієнтів про завершення ремонту.

За дією установки статусу «Відремонтовано» може бути налаштована автоматична відправка сповіщень клієнту про завершення ремонту по різних каналах комунікації (СМС, телеграм, пошта та ін.). Коли виріб списується зі складу та видається клієнту, в документі Замовлення-наряд проставляється відповідний статус «Видано клієнту» та наряд повністю відзначається в обліку.

При видачі друкується Акт, в системі налаштовані відповідні друковані форми документів:

Для підвищення швидкості інформування клієнтів або їх запису на сервісні послуги передбачено варіант інтеграції системи з чат ботами для бізнесу у відомих месенджерах.

Оплата від клієнта

Після того, як завершено роботи по ремонту, на основі документу Замовлення-наряд, створюється документ Надходження на рахунок, таким чином оформляється фактична оплата від клієнта безготівковим способом оплати:

Таким самим способом можна створити документ Надходження в касу, якщо клієнт здійснює оплату готівкою. Попередньо, в програмі є можливість створити відповідні довідники (Банківські рахунки, Каси) і внести в них інформацію.

// Інформування керівництва

Автоматичне інформування керівництва та інших зацікавлених сторін

У системі відбувається автоматичне інформування керівництва та інших зацікавлених сторін про:

Терміни виконання ремонтних робіт
Залишки матеріалів на складі та у виробництві
Залишки та рухи грошових коштів

Всі види і форма повідомлень можуть налаштовуватись. Так як після проведення відповідних документів, в обліковій системі, буде вже вся, необхідна для контролю та прийняття рішень, інформація. Формат та вид сповіщень узгоджується на етапі впровадження, та повна автоматизація потребує доопрацювань наших спеціалістів.

Додатково, для підвищення мобільності та доступності повідомлень/звітів, а також збільшення швидкості вирішення оперативних питань для керівництва допоможе використання чат-ботів для бізнесу.

// Планування

Планування часу запису за допомогою планувальника ресурсів

Планувальник ресурсів – дозволяє проаналізувати календарний план виконання робіт, надання послуг, випуску продукції і напівфабрикатів на заданий період (день, тиждень, місяць).

План формується за документами Подія (з видом «Запис»), Замовлення-наряд і/або Замовлення на виробництво (якщо для реєстрації робіт і послуг використовується Замовлення покупця, то для розміщення їх в плані використовується Замовлення на виробництво).

// Звітність щодо результатів виконаних виробничих операцій

Підготовка звітності про об’єми та рентабельність проведення ремонтних операцій

Програмний продукт «BAS Малий бізнес» дозволяє вести оперативний та фінансовий облік всіх напрямків діяльності підприємства. CRM система для сервісного центру містить детальні звіти по кожному із розділів обліку та має механізми їх гнучкої адаптації та налаштувань.

Наприклад, можливе формування оперативного звіту по статусах нарядів. Звіт «Виконання робіт й оплата замовлень-нарядів» – показує статус оплати та відвантаження по кожному документу Замовлення-наряд, який зареєстрований в системі.

Наступний звіт «Доходи і витрати за замовленнями покупців (за відвантаженням)» – показує дохідність проведених ремонтів (дохід від продажів, мінус собівартість прямих затрат – вартість матеріалів та зарплата виконавців).

Звіт «Залишки за розрахунками з покупцями» – показує данні про статус розрахунків з замовниками.

Звіт «Заборгованість покупців за строками боргу» – на дату, виводиться інформація щодо заборгованості клієнта за строком боргу. Попередньо умови оплати вказуються у договорі з клієнтом, а саме ми можемо вказати строки оплати покупця та постачальника.

Звіт «Заборгованість постачальнику за строками боргу» – на дату, виводиться інформація щодо заборгованості постачальнику за строком боргу. Попередньо умови оплати вказуються у договорі з постачальником, а саме ми можемо вказати строки оплати.

Є звітність по рухах та залишках грошових коштів. Звіт «Грошовий потік» – показує інформацію за період, а саме сумові показники в розрізі господарських операцій та їх аналітики.

Звіт «Залишки коштів» – показує залишки на Дату, в розрізі банківських рахунків, каси.

Звіт «Фінансовий результат» – показує інформацію про Доходи та Витрати підприємства, а також Прибуток (збиток), в розрізі напрямку діяльності та статті доходів та витрат, за вказаний період.

«Баланс» – звіт формує управлінський баланс за вказаний період. Він про фінансовий стан підприємства, який відображає активи, зобов’язання та власний капітал.

Звіт «Залишки товарів на складах» – виводить інформацію на вказану дату, в кількісних показниках, в розрізі організації (можливо вивести інформацію в розрізі складу) та номенклатури. Виводиться загальний залишок товару на складі, кількість зарезервованого товару на складі, та вільний залишок.

Звіт «Запаси» – показує інформацію по залишках товарів за вказаний період, в розрізі структурної одиниці, номенклатури, документів руху. Цей звіт відрізняється від звіту «Залишки товарів на складах» тим, що виводить не тільки кількісні показники а і їхні суми, надходження та витрати.

Тут висвітлено основні звіти, якими можна проаналізувати діяльність підприємства, сервісу в програмі для сервісних центрів і ремонтних майстерень. Але і є багато інших звітів, якими можна користуватись. Звіти також підлягають доопрацюванню, за необхідності. В цьому також допоможуть наші спеціалісти.

Якщо в програмі немає потрібного функціоналу, або Ви хотіли б допрацювати вже існуючий, спеціалісти нашої компанії можуть зробити це, відповідно до деталізованих вимог клієнта. Напишіть нам, більш детально ми завжди готові відповісти Вам особисто!

Залишити заявку