Внедрение системы масштаба предприятия – комплексный и многогранный процесс, который затрагивает практически все сферы его деятельности.

Чтобы проект был успешным, привел бы с минимальными потрясениями к нужному результату и при этом завершился бы в установленный срок, требуется достаточно высокий уровень его организации.

Важно заранее проработать и оговорить цели проекта. Обозначить круг лиц, на стороне Заказчика заинтересованных в выполнении проекта. Определить, кто из руководства компании будет поддерживать и курировать проект, а также принимать стратегические решения по проекту (Куратор проекта). Точно обозначить те функциональные области, которые будут затронуты в процессе проекта. Выделить консультантов по функциональным направлениям, обеспечить и мотивировать их к участию в проекте. Определить, кто со стороны Заказчика вместе с Менеджером проекта со стороны Исполнителя будет отвечать за текущие организационные вопросы проекта (Ответственное лицо или Менеджер проекта со стороны Заказчика).

Роль в проектной группе Обязанности
Куратор проекта
  • Определение Целей и Задач проекта
  • Формирование Проектной группы со стороны Заказчика
  • Утверждение Функциональных рамок проекта (перечень бизнес-процессов, затронутых автоматизацией)
  • Утверждение Организационных рамок проекта (перечень подразделений, которые будут задействованы в автоматизации и возлагаемые на них функции для реализации проекта)
  • Утверждение Технических рамок проекта (перечень аппаратных и программных средств, которые будут использованы для реализации проекта)
  • Утверждение Бюджета и Графика выполнения проекта
  • Контроль на регулярной основе за ходом выполнения работ
Проектная группа

(в ее состав должны входить административно уполномоченные представители подразделений, охваченных проектом)

  • Разработка графика проекта, утверждаемого и контролируемого Куратором проекта
  • Обеспечение проекта ресурсами со стороны Заказчика
  • Согласование с Исполнителем текущих методологических и технических вопросов, возникающих в ходе выполнения работ
  • Согласование и проверка выполнения контрольных точек проекта
  • Контроль бюджета и затрат проекта
Менеджер проекта от Заказчика
  • Оперативная координация выполнения запланированных работ по проекту со стороны Заказчика
  • Соблюдение условий и сроков выполнения проекта со стороны Заказчика
  • Координация документооборота по проекту
  • Оперативное и регулярное информирование руководства и менеджеров Заказчика о ходе ведения проекта.

    (важно отметить, что Менеджер проекта от Заказчика в значительной степени влияет на успех выполнения проекта и удовлетворенность Заказчика в целом по его итогам)

Менеджер проекта от Исполнителя
  • Обеспечение проекта ресурсами со стороны Исполнителя
  • Координация выполнения запланированных работ по проекту со стороны Исполнителя, соблюдение условий и сроков выполнения проекта со стороны Исполнителя
  • Согласование и проверка выполнения контрольных точек проекта
  • Координация документооборота по проекту
  • Контроль и гарантия качества проектных решений.
Проект внедрения системы автоматизации можно разделить на следующие стадии:
  • Подготовка проекта,
  • Концептуальный проект,
  • Реализация,
  • Заключительная подготовка,
  • Переход к продуктивной эксплуатации и поддержка.
Подготовка проекта
Цель данной стадии — обеспечить планирование и подготовку проекта внедрения. Ключевые задачи, которые необходимо решить в процессе подготовки проекта:
  • Определение целей и задач проекта,
  • Максимально точная оценка объема внедрения (определение рамок проекта: функциональных, организационных, технических, бюджета проекта),
  • Выбор базовой конфигурации, на основании которой будет строиться внедрение, определение стратегии внедрения,
  • Определение общего графика работ по проекту и последовательности внедрения системы,
  • Определение организационной структуры проекта,
  • Распределение ресурсов.
Точные ответы на эти вопросы в самом начале проекта обеспечивают эффективное выполнение проектных работ и являются залогом успешного внедрения.
Концептуальный проект

Цель данной фазы — создание Концептуального проекта, который представляет собой технические и бизнес-требования Заказчика к системе. На этапе концептуального проектирования определяется стратегия создания информационной системы. Разработка концептуального проекта позволяет не только иметь программу действий при поэтапном внедрении, но и получить дополнительные экономические выгоды за счет усовершенствования в результате внедрения существующей системы управления предприятием.

В рамках концептуального проектирования решаются следующие задачи:

  • Определение и анализ бизнес-процессов, выработка рекомендаций по их совершенствованию
  • Детализация и утверждение окончательного объема проекта,
  • Формализация и документирование требований к будущей системе,
  • Определение архитектуры системы,
  • Анализ и формирование стратегии обучения,
  • Уточнение итогового плана внедрения.
После этого планируется пакет работ по созданию прототипа решения (в виде тестовой базы). При этом усилия сосредотачиваются на процессах, которые могут быть сконфигурированы без дополнительного программирования или расширений выбранной системы. Реализация требований, нуждающихся в дополнительном программировании, происходит в фазе реализации.
Реализация

На этапе реализации осуществляются работы по настройке, доработке и тестированию системы.

Тестирование системы на соответствие требованиям проводится в отдельной специально подготовленной тестовой базе. Тестирование включает в себя проверку функции каждой из подсистем, и также проверку работоспособности сквозных бизнес-процессов. При необходимости проводится нагрузочное тестирование. Результаты тестирования фиксируются в протоколе, и на их основе выявляются несоответствия системы требованиям и производится устранение замечаний.

Заключительная подготовка

В рамках данного этапа система проходит подготовку к эксплуатации. Отдельной задачей является проектирование и построение ИТ-инфраструктуры, необходимой для обеспечения нормального функционирования системы. Также на данном этапе производится ввод начальных остатков и перенос данных из существующих учетных систем.

Кроме того, на этом этапе, проводится обучение пользователей работе с системой. В частности, разрабатываются инструкции пользователей, планируется состав групп и сроки обучения, а по окончанию обучения проводится аттестация.

Переход к продуктивной эксплуатации и поддержка

Запуск системы в эксплуатацию — последний этап внедрения. В его рамках, в течение оговоренного срока, специалисты Исполнителя осуществляют оперативную поддержку пользователей, а также устраняют выявленные ошибки и несоответствия в системе. При необходимости, по согласованию руководства проекта, система сможет быть дополнена функциями, не предусмотренными согласованным ранее объемом проекта.

В рамках реализации проекта, может быть дополнительно спланировано и проведено обучение персонала Заказчика по индивидуальным программам. Это позволяет сократить время адаптации сотрудников компании к специфике внедренного решения и изменившимся бизнес-процессам.